Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee)

Sinds haar oprichting in 1975 is de vzw Oxfam-Wereldwinkels het zenuwcentrum gebleven van de organisatie, ook nadat in 1994 een coöperatieve vennootschap werd opgericht om de groeiende handelsactiviteiten te herbergen. Binnen de vzw worden nog steeds de belangrijke politieke beleidsbeslissingen genomen, en de vzw staat ook in voor de educatieve werking en de begeleiding van de wereldwinkels.

Vanaf de start in 1975 staat aan het hoofd van de vzw een directeur met een sterke leidinggevende bevoegdheid. De directeur krijgt de hulp van een secretaresse die alle administratieve en logistieke taken op zich neemt. Zij beheert ook het archief van de directeur.

Het takenpakket van de directeur laat zich samenvatten in twee grote domeinen. Eerst en vooral coördineert hij – de directeur is voorlopig altijd een man geweest – de interne werking van de vzw. Ten tweede heeft hij een belangrijke vertegenwoordigingsfunctie buiten de vzw. Hij legt contacten met externe organisaties in binnen- en buitenland, en vertegenwoordigt de organisatie in externe overlegorganen. In deze hoedanigheid is hij ook het gezicht van Oxfam-Wereldwinkels in de media.

De coördinatie van de interne werking komt tot uitdrukking in diverse verantwoordelijkheden. In eerste instantie moet de directeur een goede werking van de beheersorganen garanderen. Openheid, participatie, consistentie en kwaliteit van de besluitvorming zijn belangrijke paramaters binnen de opendebatcultuur van de organisatie. De opvolging van de besluiten verdient eveneens bijzondere aandacht.

Een tweede, maar even belangrijke taak van de directeur is de zorg voor een goede praktische en inhoudelijke werking van de vzw. Opnieuw is oog voor kwaliteit en het bewerkstelligen van een goede communicatie van groot belang. Een goed contact met alle medewerkers en een goed overzicht over de taken en functies van de medewerkers is noodzakelijk.

Deze verantwoordelijkheid voor een goede werking van alle diensten krijgt ook vorm binnen de diverse overlegmomenten met het personeel. De directeur werkt nauw samen met het Managementteam van de hoofden van de diensten van de vzw dat het beleid en de werking van de vzw stuurt, en neemt vaak deel aan de talrijke andere overlegorganen op het nationaal secretariaat. De directeur houdt zich inhoudelijk op de hoogte van alle permanente opdrachten en tijdelijke projecten en werkt er af en toe aan mee.

Door de deelname aan vergaderingen en de vele contacten met de medewerkers kan de directeur toezicht houden op de werking van de vzw, maar kan hij zich ook een duidelijk beeld vormen van wat leeft onder het personeel. Met deze bagage kan de directeur zowel in de Raad van Bestuur, op de Algemene Vergadering als bij het Directiecomité de vzw beter vertegenwoordigen. Na overleg in de Raad van Bestuur of de Algemene vergaderingen kan de directeur concrete en efficiënte beslissingen nemen op maat van de vzw. Regelmatig rapporteert hij over zijn activiteiten aan de afgevaardigd bestuurder van de vzw en legt hij verantwoording af tegenover de Raad van Bestuur.

Naast de interne coördinatie van de vzw is ook de samenwerking met externe organisaties een belangrijk onderdeel van het takenpakket van de directeur.

Als directeur onderhoudt hij in de eerste plaats goede contacten met de plaatselijke wereldwinkels, die op zich afzonderlijke vzw’s zijn. Daarnaast staat hij in verbinding en werkt hij samen met diverse nationale en internationale organisaties. Als directeur van Oxfam-Wereldwinkels neemt hij in dit kader deel aan vergaderingen van collega-organisaties zoals 11.11.11, Magasins du Monde-Oxfam of Max Havelaar[189] en zetelt hij in diverse overkoepelende overlegorganen op Europees en mondiaal niveau, zoals EFTA[190] of IFAT[191].Naast deze permanente overlegmomenten legt hij als directeur in het kader van een nauwere inhoudelijke samenwerking ook veel occasionele contacten met een breder veld van nationale en internationale organisaties.

Tot slot is de directeur vaak de vertegenwoordiger en het aanspreekpunt van de vzw voor de buitenwereld.

De directie van de vzw bevindt zich momenteel in een transitieperiode. Begin 2003 is Marc Bontemps gestopt na een jarenlange inzet als directeur. Er werd een opvolger aangesteld, maar die heeft slechts enkele maanden de functie op zich genomen en is begin 2004 opgestapt. Daarom is in het voorjaar van 2004 een nieuwe zoektocht gestart naar een geschikte kandidaat. Deze werd recentelijk gevonden in de persoon van de directeur van de CV.

Deze opvolgingsproblemen hebben gevolgen gehad voor het archiefbeheer van de dienst. Na het ontslag van de vroegere directeur werden zijn ordeningsmethodes door zijn opvolger overgenomen, maar deze laatste heeft niet veel stukken nagelaten in het archief. Recent is de nieuwe directeur aan de slag gegaan, maar het is momenteel niet helemaal duidelijk of ook hij het oude ordeningssysteem verder zal blijven hanteren, een situatie waarvan de directiesecretaresse alleszins uitgaat. De bespreking van de archieven is dan ook volledig gebaseerd op het ordeningssysteem van de vroegere directeur. De tips ter verbetering kunnen bij de ingebruikname door de nieuwe directeur dan ook onmiddellijk ter harte worden genomen.

Het archiefbeleid op het directiearchief kan men opsplitsen in twee grote delen. Ten eerste is er het archief van de directeur. Het betreft een hele reeks onderwerpsmappen en series over uiteenlopende thema’s, hoofdzakelijk opgeborgen in hangmappen en waarvoor de directeur een variant van een ordeningsplan heeft opgesteld. Anderzijds houdt ook de directiesecretaresse heel wat series, enkele dossiers en onderwerpsmappen bij. Daarvoor werd echter geen ordeningsplan opgesteld.

De voorgaande directeur verzamelde tijdens zijn functie veel informatie rond diverse thema’s die voor het uitoefenen van zijn takenpakket enigszins van belang waren. Hij bewaarde deze informatie meestal in hangmappen. Het aanmaken van de diverse hangmappen gebeurde niet volgens een vaste ordeningsmethode. Er werd een soort ordeningsplan aangemaakt volgens de thema’s die zich doorheen de jaren aandienden. Algemeen heeft de directeur getracht om de ongeveer driehonderd hangmappen min of meer in negen grote categorieën onder te verdelen op basis van de grote lijnen van zijn takenpakket. Omdat het onmogelijk is om de inhoud van ongeveer driehonderd hangmappen te bespreken, wordt verder in dit betoog uitvoeriger stilgestaan bij de negen hoofdthema’s.

Deze werkmethode heeft geleid tot een aantal klassieke problemen. Het ordenen volgens een eigen methode loopt vaak uit op een eerder willekeurige aanmaak van onderwerpsmappen. Het gebeurt regelmatig dat een onderwerpsmap slechts één of enkele stukken bevat. Anderzijds ontstaat er ook gemakkelijk een ordeningsprobleem. Sommige stukken behandelen meerdere specifieke thema’s waardoor het niet altijd eenvoudig is om de stukken in de ene of de andere map onder te brengen.

Een tweede probleem met dit systeem is dat de directeur zowel series als onderwerpsmappen in het hangmappensysteem onderbrengt, wat geen goede werkmethode is. Op die manier zitten de jaarverslagen van Oxfam-Wereldwinkels tussen informatieve stukken over de klanten- en actiedag. Alle belangrijke stukken met een seriematig karakter en die concreet tot de taakuitoefening van de directeur behoren, moeten niet in een hangmap, maar in een afzonderlijke serie bewaard worden. Als voorbeeld gelden de jaarverslagen van Oxfam-Wereldwinkels en de verslagen van vergaderingen binnen en buiten Oxfam-Wereldwinkels die door de directeur worden bijgewoond.

Een derde probleem is de wijze van verdere permanente bewaring van de inhoud van de hangmappen. Wanneer een hangmap vol zit, wordt de inhoud zonder enige selectie in een archiefdoos opgeborgen, samen met andere thema’s die min of meer met elkaar verwant zijn.

Ook deze werkmethode is toe aan een grondige herziening. In de eerste plaats is het onverstandig om alle stukken, interessante en minder interessante en al dan niet in verband met de taakuitoefening en functies van de directeur, permanent bij te houden. Een doorgedreven selectie is voor elk archief een noodzaak, en zeker op het nationaal secretariaat, zoals duidelijk gebleken is in de probleemstelling. Stukken zonder permanente informatiewaarde, dubbels of stukken die niet werden opgemaakt of ontvangen vanuit de taakuitoefening van de directeur, moeten, weliswaar na een grondige studie en validering, uit het archief worden verwijderd. Enkel unieke stukken met een permanente informatiewaarde en die ontvangen of opgemaakt zijn vanuit de functie van directeur, kan men blijvend bewaren. Vervolgens is het ook onaanvaardbaar om bij het legen van de hangmappen de stukken min of meer willekeurig samen met andere thema’s op te bergen. Door deze werkwijze ontstaat de verwarrende situatie dat stukken met betrekking tot hetzelfde thema voorkomen bij andere thema’s in diverse archiefdozen. Daarom is het noodzakelijk om voor elk thema waarvan de stukken door de directeur permanent moeten worden bijgehouden een afzonderlijke archiefdoos aan te leggen.

Naast het uitgebreide hangmappensysteem met het ordeningsplan ontworpen door de directeur, houdt de directiesecretaresse zelf ook vele andere, maar soms gelijkaardige onderwerpsmappen en series bij. Het ordeningsplan van de directeur vernoemt deze niet. Slechts enkele van deze onderwerpsmappen, dossiers en series houden verband met de taken en functies van de directeur. De meerderheid van het archiefmateriaal dat de secretaresse bijhoudt, zoals de statuten, heeft een meer algemeen en belangrijk informatief karakter voor Oxfam-Wereldwinkels. Ze zijn informatief zo waardevol voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels dat ze zeker en vast in het directiearchief bewaard kunnen blijven.

Deze series, dossiers en onderwerpsmappen worden vrij correct bijgehouden. Toch loopt de archivering van deze stukken nog vaak in de war. Sommige series vertonen hiaten of zitten verspreid over andere series. De diverse series, dossiers en onderwerpsmappen bevatten regelmatig dubbels, plastieken mapjes, reclameformulieren en ander oninteressant materiaal, waardoor schoning een absolute noodzaak is. Toch gebeurt dat laatste zeker niet systematisch.

Tot slot werd ook vastgesteld dat sommige series ook in het archief van andere diensten voorkomen of helemaal geen permanente informatiewaarde hebben, waardoor dergelijke stukken niet blijvend moeten worden bijgehouden.

Vanuit zijn coördinerende, controlerende en sturende functie neemt de directeur vaak deel aan interne overlegorganen en verzamelt hij actief informatie over de opdrachten van de vzw-medewerkers. Dat uitgebreide takenpakket resulteert dan ook in een uitgebreid hangmappensysteem, waarin heel veel archiefmateriaal is opgeslagen.

Het is onmogelijk om alle onderwerpsmapjes en series uit het ordeningsplan van de directeur te vernoemen. Algemeen hanteerde de directeur in zijn ordeningsplan echter een verdeling van de hangmappen in negen categorieën die min of meer met het takenpakket overeenkomen.

Met betrekking tot het algemene toezicht op de werking van de interne diensten van Oxfam-Wereldwinkels hield de directeur een 170-tal mappen bij die uiteenlopende informatie bevatten. Deze mappen komen overeen met zeven van de negen grote categorieën: de beweging, de CV, de financiële situatie, de verkoop, het personeel, informatie over landen en producenten en informatie over producten. Het moge duidelijk zijn dat deze hoofdcategorieën in verband met de interne werking vaak betrekking hebben op de bevoegdheden van de directeur vóór de oprichting van de CV en de komst van de Financieel Directeur en Algemene Diensten. De hoofdcategorieën die momenteel niet langer onder het takenpakket van de directeur van de vzw vallen, behoren eigenlijk niet meer tot het dynamisch documentbeheer. Deze worden hier dan ook slechts summier besproken.

In eerste instantie heeft de directeur veel informatie bijgehouden over de interne werking van wat de directeur de ‘beweging’ noemt. Dat komt overeen met wat momenteel de vzw is. Binnen deze hoofdcategorie wordt hoofdzakelijk informatie bijgehouden over taken en opdrachten van de diverse diensten van de vzw. Zo zijn er mappen over animatie- en educatiemateriaal van de Dienst In Beweging en de Campagnedienst, stukken over de Schone Klerencampagne van de Campagnedienst, over de georganiseerde Klantendagen, actiedagen en wereldwinkeldagen. Al de stukken over thema’s waarrond de diverse diensten werken, worden ook in hun context bijgehouden op de diensten zelf. Dit betekent dat wat in de archieven van de directie zit in feite dubbels zijn. Daarenboven zijn dergelijke stukken vaak totaal uit hun context gehaald waardoor ze kunnen vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de taken en opdrachten van de directeur.

Anderzijds zitten in de hoofdcategorie ‘beweging’ ook vele notulen van vergaderingen waaraan de directeur al dan niet regelmatig deelneemt. Ook deze stukken worden op andere diensten bewaard en moeten dus niet permanent worden bijgehouden. Het verdient wel aanbeveling om deze notulen gezien hun seriematig karakter niet in de hangmappen te bewaren maar in een archiefdoos. Dit gebeurt momenteel slechts in een beperkt aantal gevallen.

Dezelfde opmerking geldt ook voor seriële stukken met een algemeen informatief karakter zoals jaarverslagen, jaarplanningen, praktische gidsen en de statuten van de vzw. Deze hebben geen onmiddellijke band met de specifieke taken en opdrachten van de directeur, maar kunnen wegens hun algemene en belangrijke informatie-inhoud toch in de archieven van de directie worden bijgehouden. Deze stukken, die men beter buiten het hangmappensysteem bewaart, komen in aanmerking voor een permanente bewaring in het directiearchief. Aangezien ook de directiesecretaresse enkele van deze series en onderwerpsmappen bijhoudt, kunnen deze worden samengevoegd. Hierbij moet wel vermeld worden dat momenteel niet alle stukken uit het archief van de directeur met een algemeen informatieve waarde nauwkeurig worden bijgehouden. Hier en daar komen hiaten voor, terwijl ook veel dubbels bijgehouden worden.

Tijdens het onderzoek op het nationaal secretariaat bleken ook heel wat belangrijke stukken met een algemeen informatief karakter niet centraal in het archief van de directeur voor te komen. Hierbij denk ik vooral aan de vijfjarenplannen en de activiteitenverslagen van de vzw.

Verder bevat het archief van de directeur een dossier met algemene stukken over de bouw van het nieuwe nationaal secretariaat. Ook deze stukken zouden beter niet in het hangmappensysteem bewaard worden, maar wel in een archiefdoos. Rond de bouw van het nieuwe nationale secretariaat houden ook de Logistieke Dienst en de Dienst Aankoop en Productie stukken bij. Deze kunnen centraal bij de directeur samengevoegd worden. Het verdient wel aanbeveling om in het dossier over de bouw enige selectie door te voeren. Bijvoorbeeld reclamefolders van diverse bouwmaatschappijen waarmee uiteindelijk niet werd samengewerkt, moeten niet permanent bewaard worden.

De directeur bewaart in het hangmappensysteem ook enkele stukken met betrekking tot de statuten, de financiën, het personeel en de algemene werking van de CV. Deze stukken worden ofwel bijgehouden door de directeur van de CV of op de respectievelijke diensten van de CV of de algemene centrale diensten. Ze komen dan ook niet in aanmerking om in de archieven van de directeur van de vzw permanent bewaard te blijven.

In het ordeningsplan kunnen in verband met de financiën twee grote blokken onderscheiden worden. Enerzijds zijn er mappen rond de financiën van zowel de vzw als de CV. Daarnaast heeft de directeur destijds heel wat informatie verzameld over mogelijke sociale beleggingen en in mindere mate over de financiële toestand van andere, bevriende organisaties. De informatie over de eigen financiën is terug te vinden in de archieven van de Dienst Financiën. Indien dit niet het geval is, moeten de stukken in de archieven van de Dienst Financiën worden ondergebracht, zoniet kan men ze vernietigen. Financiële informatie afkomstig van banken of van andere instellingen moet niet permanent worden bijgehouden zolang ze geen betrekking heeft op de financiën van Oxfam-Wereldwinkels of Oxfam Fairtrade.

Het archief van de directeur werden ook enkele onderwerpsmappen teruggevonden over de verkoopswerking binnen het nationaal secretariaat. De mappen behandelen onder meer het grootverbruik maar bevatten ook verslagen van vergaderingen met betrekking tot de verkoop. De stukken worden beter bewaard op de respectievelijke diensten, waar ze geplaatst zijn in hun context. Ze komen niet in aanmerking voor permanente bewaring in de archieven van de directie.

De directeur heeft ook stukken bewaard over diverse personeelsaangelegenheden. Zo legde hij mappen aan over personeelsstatuten, personeelsevaluaties of sollicitatie-examens. Opnieuw moet men hier besluiten dat deze stukken meer gestructureerd en gecontextualiseerd kunnen worden bijgehouden op de Personeelsdienst. Indien niet alle stukken op de Personeelsdienst worden bewaard, kan men overwegen om de stukken uit het archief van de directie naar daar over te hevelen.

De directeur heeft niet alleen informatie verzameld over de werking van de diensten, hij heeft op sommige momenten ook effectief deelgenomen aan het beleid. In opdracht van wat momenteel de Producenten- en Studiedienst is, onderhield de directeur met diverse producenten in het Zuiden nauwe contacten. Hij zette een uitgebreide briefwisseling op, verzamelde over deze producenten en het land waarin ze woonden informatie, bezocht zelf verscheidene partners en rapporteerde nadien uitgebreid over het bezoek. Al deze stukken worden per land in een map bewaard.

Deze archieven werden effectief opgesteld of ontvangen door de directeur. Dit betekent dat men deze archiefstukken zou moeten bewaren in de archieven van de directie. Toch kan men ervoor pleiten om de stukken op de Producenten- en Studiedienst te bewaren, aangezien de stukken werden opgemaakt of ontvangen in functie van de specifieke taken van deze laatste dienst. De stukken bieden namelijk essentiële informatie over de partnerwerking van de Producenten- en Studiedienst en kunnen dan ook beter daar bewaard worden. Indien dat momenteel al het geval is, betekent dit dat de stukken nu dubbel worden bijgehouden en dat de stukken in de archieven van de directeur kunnen vernietigd worden. Komen de stukken niet voor in de archieven van de Producenten- en Studiedienst, kan men beter opteren om de stukken over te brengen en vanaf nu de stukken bij de Producenten- en Studiedienst te bewaren. Wanneer de stukken voor permanente bewaring in aanmerking komen, is een grondige schoning echter noodzakelijk.

Tot slot wordt ook heel wat informatie bijgehouden over diverse producten die door Oxfam-Wereldwinkels en later Oxfam Fairtrade, werden aangekocht. Ook die informatie vindt men terug bij de Producenten- en Studiedienst, meerbepaald de Studiedienst, en de Dienst Aankoop en Productie. Opnieuw kan men besluiten dat ook deze stukken in de archieven van de directie niet permanent bewaard moeten blijven.

De archieven die de directiesecretaresse bijhoudt, houden onder meer rechtstreeks verband met de taken en opdrachten van de directeur, maar hebben ook soms een algemene informatie-inhoud over de werking en geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Deze laatste archieven worden verder in dit hoofdstuk besproken.

De directiesecretaresse bewaart eerst en vooral de notulen en de bijlagen van de Raad van Bestuur[192], de Algemene Vergaderingen van de vzw[193] en het vroegere Dagelijks Bestuur, en dat alles op een correcte en volledige manier. Deze stukken moeten uiteraard permanent worden bijgehouden. Toch verdient het aanbevelingen om de serie te schonen. Nutteloze stukken zoals wegbeschrijvingen kunnen vernietigd worden.

Verder worden in de archieven van de directiesecretaresse ook de notulen en bijlagen bijgehouden van het Directiecomité en van het Managementteam van zowel de vzw als de CV. De stukken kunnen, met uitzondering van de notulen van het Managementteam van de CV die het Directiearchief van de CV bewaart, door hun belangrijke informatiewaarde over de interne werking van het nationaal secretariaat best permanent bewaard blijven.

Vervolgens behoren ook de stukken in verband met de aanvraag tot erkenning als ngo bij het Directie Generaal voor Internationale Samenwerking (DGIS) tot de taken en opdrachten van de directeur. Daarbij laat hij zich door diverse medewerkers bijstaan. De directiesecretaresse houdt in het archief alle noodzakelijke stukken bij, onder meer de activiteitenverslagen en vijfjarenplannen[194], maar de ordening ervan verloopt minder vlot. Alle stukken zouden moeten geordend worden per aanvraag, wat momenteel niet gebeurt. Voorts is het niet nodig om van sommige stukken alles in drievoud bij te houden. Dubbels kunnen zeker en vast vernietigd worden. De stukken hebben een permanente informatiewaarde, want ze informeren over de activiteiten en de plannen van de vzw en tonen ook de specifieke werkingsprocedure voor de aanvraag als ngo aan. De stukken kunnen dan ook, mits de selectie van onder meer de voorbeelddossiers van DGIS en een grondige schoning, permanent bewaard blijven.

Naast de stukken die betrekking hebben op de aanvraag tot ngo bij DGIS, worden in andere mappen met een gelijkaardige naamgeving handleidingen, vademecums, evaluatiemappen, maar ook actieplannen, vijfjarenprogramma’s en activiteitenverslagen van DGIS of andere organisaties bijgehouden. Deze stukken hebben weinig te maken met de effectieve aanvraag en hebben geen permanente informatiewaarde. Ze kunnen dan ook vernietigd worden eens deze stukken geen nut meer hebben voor de vlotte werking van de organisatie. Ook de naamgeving van de dozen kan beter aangepast worden, zodat duidelijk wordt dat het om andere stukken gaat.

In de archieven van de directeur die worden ontsloten door het ordeningsplan, hebben de twee resterende hoofdcategorieën, organisaties en pers, betrekking op de contacten met diverse nationale en internationale organisaties.

Deze eerder omvangrijke categorie bestaat uit een 130-tal mappen. Elke map omvat een organisatie of een onderdeel van een organisatie waarmee de directeur op een of andere manier doorheen de jaren contact gehad heeft. Toch is de inhoud van deze mappen niet homogeen, waardoor ook het archiefbeleid inzake deze stukken niet over één kam te scheren is.

Er bestaan grote verschillen in de aard van het contact met de externe organisaties. Met verscheidene nationale of internationale organisaties had de directeur in naam van Oxfam-Wereldwinkels een nauwe band en zetelde hij in diverse bestuurs- en overlegorganen. De archiefstukken die daaruit voortvloeiden, zoals notulen, bijlagen en briefwisseling, vertonen heel vaak een seriematig karakter. Momenteel worden vele van deze notulen bijgehouden in het hangmappensysteem. Zoals al meermaals is benadrukt, opteert men beter om seriematige stukken onmiddellijk bij te houden in een archiefdoos of map. Ze moeten bovendien, met uitzondering van de routinebriefwisseling, permanent worden bijgehouden omdat ze een goede getuigenis vormen van de externe contacten en samenwerkingsverbanden die Oxfam-Wereldwinkels aangaat.

Naast de nagenoeg permanente banden met de diverse nationale en internationale organisaties, heeft de directeur ook minder frequente contacten met andere organisaties waarmee hij vaak éénmalig samenwerkt. Met betrekking tot deze contacten is heel wat archief bewaard gebleven, voornamelijk briefwisseling. Dat getuigt evenzeer van de externe relaties van de directeur of meer algemeen Oxfam-Wereldwinkels, zodat deze archiefstukken bewaard kunnen blijven. Per organisatie waarmee contacten gelegd werden, hield de directeur de stukken in een afzonderlijke map bij. Deze ordeningsmethode is correct.

Wat men echter niet blijvend moet bewaren, en dit komt zowel bij de permanente als bij de lossere of eenmalige contacten voor, zijn documentatie- en informatiemateriaal en andere stukken zoals jaarverslagen, activiteitenverslagen en infoblaadjes van deze organisaties die Oxfam-Wereldwinkels ter informatie krijgt toegestuurd, maar die niets te maken hebben met het eigenlijke contact. Het gebeurt immers regelmatig dat de directeur begin jaren negentig voor één of ander samenwerkingsproject contacten gelegd heeft met een andere organisatie, en dat in de hangmappen meteen alle jaarverslagen, activiteitenverslagen en ander documentatiemateriaal van die organisatie tot 2004 zijn terug te vinden. Enkel die jaarverslagen, activiteitenverslagen en ander informatiemateriaal die melding maken van de specifieke activiteiten waarbij Oxfam-Wereldwinkels op dat moment betrokken was, kunnen permanent bewaard blijven. De rest kan vernietigd worden van zodra de administratieve waarde verloren gaat.

Tot slot komen in de hoofdcategorie ‘Organisaties’ ook stukken voor in verband met organisaties waarmee het nooit tot een echt samenwerkingsverband is gekomen en waarmee slechts een summiere en onbetekenende briefwisseling is opgezet. Deze stukken hebben meestal geen enkele permanente meerwaarde voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels en kunnen dan ook vernietigd worden eens ze voor de werking van de organisatie geen enkel nut meer hebben en na een voorafgaandelijke controle.

Een laatste hoofdcategorie in de archieven van de directeur omvat de publieke functie en andere contacten met de media. Hij houdt mappen bij met diverse toespraken en persconferenties die hij gegeven heeft. Deze stukken moeten permanent bewaard blijven omdat ze van grote historische waarde zijn voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Hij heeft ook een persmap aangelegd met artikels over de vzw en de CV. Deze moeten permanent bewaard blijven omdat ze informeren over de publieke impact van de organisatie.

Andere archiefstukken, zoals in verband met de samenwerking met het tijdschrift MO*, zijn eigenlijk meer het terrein van de vroegere mediaverantwoordelijke van de Marketingdienst. Omdat deze medewerker niet langer op het nationaal secretariaat tewerkgesteld is en er ook nog geen nieuwe mediaverantwoordelijke werd aangeduid, is het niet duidelijk te bepalen waar de stukken met betrekking tot het mediabeleid moeten ondergebracht worden. Naast de directeur van de vzw beschikken namelijk nog enkele andere medewerkers van het nationaal secretariaat over archief met betrekking tot de media. Tot zolang er geen nieuwe mediaverantwoordelijke is aangesteld, kan men de stukken over het mediabeleid onderbrengen in het archief van de vroegere medewerker onderbrengen. De stukken in het archief van de directeur van de vzw kunnen om dezelfde reden beter in dat archief worden ondergebracht. Eventuele dubbels kan men vernietigen.

Het archief van de directeur bevat enkele stukken met een permanente en algemene informatiewaarde, zoals jaarverslagen, jaarplanningen, maatschappijvisies of praktische gidsen. De directiesecretaresse houdt eveneens stukken bij met een dergelijke blijvende informatieve waarde. Het verdient aanbeveling deze stukken samen te bewaren en dubbels te vernietigen.

De directiesecretaresse bewaart alle statuten van zowel de vzw, de vroegere Jong-vzw als de CV. Ook de directeur hield in zijn klassement de statuten van de vzw bij. De statuten van de vzw kunnen beter samengevoegd worden en moeten net als de statuten van de Jong-vzw permanent worden bijgehouden. De statuten van de CV horen niet thuis in de archieven van de directie want deze worden momenteel correct en volledig door de directie van de CV bewaard.

Daarnaast houdt de directiesecretaresse ook het huisreglement van het nationaal secretariaat bij. Ook dat moet permanent worden bewaard, want het is een prima getuigenis van de werking van het nationaal secretariaat.

Verder houdt de directiesecretaresse ook stukken bij rond de herstructurering van het nationaal secretariaat tussen 2000 en 2003. Deze dikke onderwerpsmap biedt onder andere een volledig overzicht van alle vergaderingen die daarover werden belegd en bevat alle beleidsstukken met betrekking tot de diverse herstructureringen. De onderwerpsmap is hoogst informatief voor de werking en de geschiedenis van de vzw de en CV, en moet bijgevolg permanent worden bijgehouden. Een grondige schoning is wel noodzakelijk.

De directiesecretaresse bewaart ook een dossier over een forum dat werd georganiseerd in 2001 rond het dertigjarig bestaan van Oxfam-Wereldwinkels. Dat dossier bevat interessante informatie over de festiviteiten die werden georganiseerd, en moet zeker bewaard blijven, onder de voorwaarde van een verregaande selectie. Er zitten ook stukken in rond de voorziening van de broodjesmaaltijd en het ontvangen van hoge gasten op de luchthaven. Al deze praktische informatie heeft geen permanente meerwaarde voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Vervolgens moet het dossier zeker grondig geschoond worden.

Het archief bevat ook alle WeeWeekranten, WeeWeeTelexen, klantenmagazines en productfolders. Deze series moeten niet bewaard blijven, omdat ze al op de Dienst Vormgeving en Publicatie of op de Dienst In Beweging permanent worden bijgehouden.

Ook de serie van de verslagen van alle overlegorganen binnen de vzw moet niet in het directiearchief zitten. Hier moet de algemene regel gevolgd worden dat de notulen en de bijhorende documenten bewaard worden bij de verantwoordelijke van het overlegmoment of bij degene die notuleert.

Tot slot treffen we in de archieven van de directiesecretaresse ook enkele FLO-criteria[195] aan, maar ook deze stukken moeten niet in het directiearchief bewaard blijven. De stukken komen namelijk ook voor bij de Producenten- en Studiedienst, die contacten legt met de partners in het Zuiden die voldoen aan onder andere de FLO-criteria.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Series en onderwerpsmappen van de directeur
Beweging
Stukken met betrekking tot de taken en opdrachten van de diverse diensten van de vzw.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden ook in hun context bijgehouden op de diverse diensten.
Notulen en bijlagen van vergaderingen waaraan de directeur permanent of regelmatig deelneemt.	/	Idem.	De notulen worden bijgehouden door de voorzitter van de vergadering of, in uitzonderlijke gevallen, door de persoon die notuleert. Enkel de verslagen van het Managementteam van de vzw kunnen op het Directiesecretariaat bewaard blijven.
Stukken met een algemeen informatief karakter over de werking van Oxfam-Wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken hebben een belangrijke informatieve waarde voor de werking en geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels.
CV
Stukken met betrekking tot de organisatie en de werking van de CV.	Het gaat om meerdere stukken met een uiteenlopende bewaartermijn.	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden op de respectieve diensten van de CV en de Algemene diensten.
Financiën
Informatieve stukken met betrekking tot de financiën van de vzw.	Het betreft opnieuw diverse stukken waarvan sommigen maximaal 10 jaar moeten worden bijgehouden.	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet op de Dienst Financiën voorkomen.
Informatieve stukken met betrekking tot de financiën van andere organisaties.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken belichten niet de financiële situatie van de eigen organisatie en moeten dan ook niet permanent bijgehouden worden.
*Verkoop*
Stukken met betrekking tot de verkoop van Oxfam-Wereldwinkels vroeger en het huidige Oxfam Fairtrade.	/	Idem.	De stukken worden in hun context bijgehouden door de Verkoopdienst van de CV.
*Personeel*
Stukken met betrekking tot personeels-aangelegenheden.	/	Idem.	De stukken worden in hun context bijgehouden door de Personeelsdienst.
Informatie over landen en organisaties
Informatiemateriaal over partnerlanden.	/	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet in hun context worden bijgehouden op de Producenten- en Studiedienst.
Briefwisseling met en reisverslagen over partners.	/	Idem.	Idem.
Productinformatie
Stukken met betrekking tot productinformatie.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst of de Dienst Aankoop en Productie.
1.2. Series, dossiers en onderwerpsmappen van de directiesecretaresse
Verslagen en bijlagen van de Raad van Bestuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken bieden essentiële informatie over het beleid en de werking van de vzw en de CV.
Verslagen en bijlagen van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Idem.	De stukken bieden essentiële informatie over het beleid en de werking van de vzw.
Getuigschriften van aanwezigheden op de Algemene Vergadering.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken dienen enkel ter verificatie en hebben geen permanente meerwaarde.
Verslagen en bijlagen van het Directiecomité.	/	Permanent.	De stukken bieden belangrijke informatie over het overleg tussen de drie directeurs.
Verslagen van het Dagelijks Bestuur van de vzw.	/	Idem.	De stukken geven een mooi beeld van de werking en het beleid van dit overlegorgaan en van de vzw.
Verslagen van het Managementteam van de vzw.	/	Idem.	De stukken zijn een goede informatiebron over de interne werking van de vzw.
Verslagen van het Managementteam van de CV.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken moeten worden bijgehouden in de archieven van de directie van de CV.
Stukken met betrekking tot de aanvraag tot ngo bij DGIS.	/	Permanent.	De stukken zijn een goede bron van informatie over de werking van de vzw.
Informatieve stukken van DGIS en andere organisaties.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken bevatten weinig informatie over de werking van Oxfam-Wereldwinkels.