| Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee) |
| home | lijst scripties | inhoud | vorige | volgende |
DEEL 1. Theorie
Hoofdstuk 1. De archiefselectietheorie en –methodologie
Uit de probleemstelling is gebleken dat het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade kampte met ernstige archiefproblemen. Niet alleen de werking van het bedrijf lijdt eronder, ook de historische bewaring van de stukken komt in gevaar. Om aan deze situatie een einde te maken, trachten we in deze verhandeling voor de diensten van het nationaal secretariaat een selectieprocedure uit te werken.
Vandaag de dag twijfelen nog weinig archivarissen aan de noodzaak van selectie en vernietiging om de aanzwellende massa van archiefbescheiden te kunnen beheersen.[25] Toch is archiefselectie, en dan vooral de selectiecriteria en –procedures, binnen de archiefwereld constant het voorwerp van discussie[26]. Archivarissen dragen namelijk een zware verantwoordelijkheid,[27] omdat ze een grote controle hebben over het documentair erfgoed. Zij bepalen in belangrijke mate welke aspecten van onze geschiedenis of ons maatschappelijk leven zullen overgeleverd worden aan latere generaties en welke niet.[28] Telkens opnieuw moet de archivaris dus keuzes maken.
Er is de afgelopen honderd jaar veel gediscussieerd over de criteria en procedures die de archivaris moet hanteren. Verschillende theorieën werden ontwikkeld en uitgeprobeerd, vaak om later weer afgezworen te worden. Tot op dit moment bestaat er geen eensgezindheid.
In dit hoofdstuk wordt in eerste instantie een kort overzicht geboden van de belangrijkste theorieën en methodes die toonaangevende archivarissen in de loop van de twintigste eeuw gehanteerd hebben. Er wordt stilgestaan bij een aantal interessante selectietheorieën die momenteel nog altijd het toneel beheersen en die voor deze scriptie nuttig kunnen zijn. Vervolgens bekijken we uitgebreid de selectiemethodologie.
Op basis van de beschikbare literatuur trachten we een eigen werkmethode te formuleren die aansluit op de probleemstelling en die rekening houdt met de behoeften van het nationaal secretariaat en de mogelijkheden en beperkingen die deze omgeving aan een archivaris respectievelijk aanbiedt of oplegt. Het nationaal secretariaat combineert immers een bedrijfseconomische omgeving, de CV, met de ngo-werking van een vzw, en dit alles in een snel groeiende en veranderende omgeving.
1.2. Een historisch overzicht van de voornaamste selectietheorieën tot vandaag.
1.2.1. Algemeen: micro-, meso- en macroselectie.
Vooraleer van de geschiedenis van de archiefselectie over te stappen naar de behandeling van de meest recente theorieën, moeten we kort toelichting geven bij de drie grote groepen waaronder de verschillende theoretische voorstellen die geformuleerd zijn, kunnen ingedeeld worden: micro-, meso- en macroselectie.
Het toepassen van microselectie betekent dat bij de archiefselectie de waarde van elk individueel archiefstuk[29] wordt bepaald. Deze uiterst zorgvuldige benadering van archiefselectie, zoals die onder andere wordt toegepast door onder meer het KADOC of het Amsab-ISG, is echter een arbeidsintensieve en dure onderneming die veel tijd vraagt.[30]
Deze nauwkeurige archiefselectie is niet altijd mogelijk of wenselijk. Archieven zijn vaak te omvangrijk om dergelijke kwalitatief hoogstaande selectie door te voeren. Daarom opteren heel wat archivarissen voor de meer oppervlakkige, maar meer economische mesoselectie. In dat geval wordt niet elk individueel archiefstuk gevalideerd, maar schat de archivaris de waarde van het individuele dossier, de individuele onderwerpsmap of serie die ontstaan door de taakuitvoering van een administratie.[31]
Tot slot pleitten sommige archivarissen de laatste decennia voor het toepassen van een macroselectie van archieven. Deze archiefselectie is niet langer gebaseerd op de waardering van de bronnen zelf. De waarde van de archieven wordt afgewogen aan het belang van de archiefvormende instanties of aan de waarde van de taken en functies van een administratie. Archieven van onbelangrijke instanties of taken worden onverkort vernietigd. Archieven van administraties, taken of functies die wel als belangrijk worden beschouwd, onderwerpt men vervolgens aan mesoselectie.[32]
1.2.2. De eerste stappen in de richting van archiefselectie[33]
De geschiedenis van de diverse selectietheorieën in de archivistiek is vrij recent. In 1898 vatte het Nederlandse trio Müller, Feith en Fruin de belangrijkste archiefprincipes samen in een ‘Handleiding voor de ordening en beschrijving van Archieven’. Deze handleiding was opgevat vanuit een vrij traditionele visie op archief, een visie waarvan vandaag enkel de basisprincipes geldig zijn gebleven. Archiefselectie kwam in de handleiding niet aan bod. Omdat men als archivaris in die tijd nog niet werd geconfronteerd met de omvangrijke massa’s papier zoals later in het interbellum en zeker en vast na de Tweede Wereldoorlog, was archiefselectie geen aanvaard principe.
In de nadagen van de Eerste Wereldoorlog maakte men voor het eerst kennis met een snellere aangroei van de papiermassa. De uitvinding van de typmachine en het veelvuldige gebruik van het calqueerpapier werkte dat proces in de hand. De Brit Jenkinson, die vierentwintig jaar na de ‘Handleiding’ een uitgebreide verhandeling over de archieftheorie en -praktijk publiceerde, had wel al oog voor de problematiek van archiefselectie. Toch poneerde hij dat het niet aan de archivaris was om enige selectie door te voeren, want die moest als behoeder van archieven ‘onpartijdig’ blijven. Archiefselectie werd een noodzaak, maar kon volgens Jenkinson beter overgelaten worden aan de creërende instantie, namelijk de administratie zelf.
Deze stelling kon later echter op weinig instemming rekenen. Wanneer een administratie zelf kan beslissen welke archieven wel en welke niet bewaard blijven, betekent dat ook dat een administratie in extremis alle stukken die het daglicht niet mogen zien zonder probleem kan vernietigen. De administratie kan in feite de geschiedenis naar haar hand zetten, wat onaanvaardbaar is.
Theodore Schellenberg en andere Amerikaanse archiefwetenschappers, zoals Margaret Cross North en Philip Brooks, zagen zich in de jaren veertig en vijftig eveneens geconfronteerd met een snelgroeiende modern archief. Ook zij zagen het belang in van een grondige archiefselectie. Toch konden ze zich niet verzoenen met de selectiepraktijken zoals die door Jenkinson lange tijd werden gepropageerd. De volledige selectieverantwoordelijkheid leggen bij een onvoldoende archivistisch geschoolde administratie betekende dat te veel archief zomaar verloren zou kunnen gaan terwijl de archivaris machteloos zou toekijken. Schellenberg zag in dat de verantwoordelijkheid voor de archiefselectie beter zou toekomen aan de archivaris.
Deze nieuwe rol voor de archivaris trachtte men vervolgens theoretisch te onderbouwen. Schellenberg stelde dat het archief een primaire en een secundaire waarde bezit. Primair ondersteunen archieven de dagelijkse werking van een administratie terwijl archieven op langere termijn ook een belangrijke informatiebron voor de geschiedenis vormen[34]. Schellenberg stelde dat men bronnen met een uitsluitend primaire waarde slechts tijdelijk en volgens wettelijke bewaartermijnen moest bewaren. Enkel die archieven met een sterk informatieve secundaire waarde konden permanent bijgehouden worden. De norm ‘informatiewaarde voor de toekomst’ zou de archivaris zelf invullen, want enkel hij was verantwoordelijk voor archiefselectie[35]. Er werden geen criteria vooropgesteld.
1.2.3. De theorieën na Schellenberg
Heel wat archiefwetenschappers lieten zich inspireren door Schellenbergs taxonomie van primaire en secundaire waardebepaling. Het is tot op vandaag erg vanzelfsprekend bij archiefselectie rekening te houden met de primaire administratieve en secundaire cultuurhistorische waarde van archieven. Toch vormen de specifieke criteria voor permanente bewaring nog steeds een groot discussiepunt. Doorheen de jaren werden diverse voorstellen geformuleerd.[36]
De Nederlander Eric Ketelaar en andere wetenschappers poneerden de informatiewaarde van archieven voor wetenschappers en onderzoekers als belangrijkste selectiecriterium. Als archivaris moest men volgens Ketelaar anticiperen op de recente trends in het historiografisch onderzoek. Andere wetenschappers gingen nog verder en stelden dat de waarde van archieven kon worden afgemeten aan de raadpleging ervan.[37]
Volgens andere archiefwetenschappers, waaronder Gerald Ham, ging deze stelling te ver. Archiefselectie afstemmen op het gebruik van archieven zou betekenen dat wetenschappers, die toch het meest van archieven gebruikmaken, kunnen bepalen welke archieven bewaard blijven. Hun visies en denkbeelden op de geschiedenis zouden bij archiefselectie de bovenhand halen, waardoor de archieven, die de maatschappij moeten weerspiegelen, volledig hun doel voorbijschieten.[38]
De stelling dat archieven het brede maatschappelijke spectrum moeten weerspiegelen, kan de laatste jaren bij de meeste archiefwetenschappers op instemming rekenen. Archivarissen richten hun aandacht niet enkel meer op het overheidsarchief, maar hebben ook oog gekregen voor andere, even belangrijke archieven van ondernemingen of organisaties uit het middenveld. Alleen over hoe en op basis van welke specifieke criteria de archieven zouden moeten worden geselecteerd, wordt nog altijd duchtig gediscussieerd. Eensgezindheid is ook vandaag nog steeds niet aan de orde. Uit diverse hoeken van de wereld komen vernieuwende inzichten en alternatieve benaderingen. Duitsland, Nederland, Canada, de Verenigde Staten en Australië zijn zowat de belangrijkste spelers die het discussieveld beheersen.[39]
De West-Duitser Hans Booms heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan heel wat recente visies op archiefselectie, ook al moest hij in zijn eerste theorieën herzien. Hij stelde eerst dat de selectie van archieven niet door de administratie (Jenkinson), noch door het wetenschappelijk onderzoek van de historicus (Schellenberg) moest worden gedetermineerd, maar wel door de volledige maatschappij, ‘the collectivity of the people’.[40] De publieke opinie, zo dacht hij, sloot nauw aan bij de brede maatschappelijke waarden en kon dan gezien worden als een belangrijk criterium aan de hand waarvan men archiefselectie kon doorvoeren.[41] Hij moest echter later toegeven dat het vastleggen van de publieke opinie een onmogelijke opdracht was. Hij heeft daarop gedeeltelijk zijn theorie herzien. Trouw aan het basisidee stelde hij dat de taken en functies van overheidsadministraties en andere instellingen, zoals ngo’s, zeer goed de noden en wensen van de maatschappij weerspiegelden.[42]
1.2.4. Het PIVOT[43]-model: macro-appraisal
De nieuwe, herziene visie van Booms op archiefwaardering is vooral in Canada en Nederland verder uitgewerkt. De waarde of het belang van administratieve taken en functies zijn er de basiscriteria geworden voor archiefselectie. Als voorbeeld kan de PIVOT-selectietheorie aangehaald worden. Die is uitgetekend om de Nederlandse overheidsarchieven[44] aan een grondige macroselectie te onderwerpen om de steeds snellere aangroei van de archieven onder controle te houden.[45]
Op basis van wet- en regelgeving[46] en de studie van andere bestuurlijke bronnen probeert de archivaris de taken, functies en het handelen[47] van de overheidsorganen in kaart te brengen en het belang ervan te achterhalen.[48] Het zijn deze handelingen en niet de archieven die eruit voortvloeien, die aan selectie onderworpen worden. Archiefmateriaal van onbelangrijke taken of van taken die niet als dusdanig in de wet- en regelgeving zijn geformuleerd, werden integraal vernietigd. Van een eerste studie van de archieven is zelfs niet langer sprake. Archiefmateriaal dat voortspruit uit wet- en regelgeving die wel interessant en belangrijk genoeg zijn, wordt vervolgens aan een nadere selectie onderworpen. Bij deze selectie houdt men rekening met zowel het administratieve[49] als het culturele[50] belang.[51]
Vanuit diverse hoeken is deze PIVOT-werkwijze bekritiseerd. Ten eerste zijn een aantal archiefwetenschappers het niet eens met het selectiecriterium ‘wet- en regelgeving’. Veel taken, functies en het feitelijk beleid van een overheid en de voorbereiding daarvan, vloeien niet voort uit eerder geformuleerde taak- en doelstellingen. Het archiefmateriaal dat uit deze niet-formeel gedefinieerde taken voortspruit, ontsnapt dan ook volledig aan de systematische aandacht van wie selecteert. Mogelijk erg interessant archiefmateriaal kan daardoor onherroepelijk verloren gaan.[52]
Verder is er ook commotie ontstaan rond de onvermijdelijke schifting tussen onbelangrijke en belangrijke taken. De PIVOT-methode gaat uit van de hypothese dat de belangrijkste overheidshandelingen ook de in historisch opzicht belangrijkste informatie produceren en dat onbelangrijke handelingen in se oninteressante informatie voortbrengen.[53] Het hoeft geen betoog dat deze stelling achterhaald is. Doordat men duidelijk nalaat de archieven zelf op hun waarde te beoordelen, is het perfect mogelijk dat archieven van minder belangrijke stukken die toch interessant materiaal bevatten, onopgemerkt blijven.[54]
Ook het feit dat het PIVOT-model enkel overheidsarchief viseert, lokt negatieve kritiek uit. De vooropgestelde doelstelling, de weerspiegeling van het brede maatschappelijke spectrum, wordt door het PIVOT-model niet gerespecteerd. Informatie over een samenleving mag niet worden gereduceerd tot het handelen van een overheid, maar moet daarentegen zo breed mogelijk geïnterpreteerd worden.[55] Een inleidend hoofdstuk van een discussiedossier over archiefvernietiging verwoordt de problematiek als volgt: “Het valt niet in te zien waarom men zich bij de selectie uitsluitend zou beperken tot de bescheiden die betrekking hebben op het handelen van de overheid en de overige kostbare feitelijke informatie over de betrokken burgers zou vernietigen. Natuurlijk dient er zwaar geselecteerd te worden, maar het gaat hier om principes. Archieven bewaren betekent: investeringen doen in het cultureel vermogen van de toekomst en aldus bijdragen aan een continu proces van maatschappelijke vorming, identiteitsontwikkeling en zelfreflectie.” [56]
Heel wat archiefwetenschappers, Paul Klep op kop, hebben zich dan ook afgezet tegen de selectiemethode van PIVOT. Klep pleit in de eerste plaats voor een volledige herwaardering van het archief als belangrijke informatiebron[57]. Selectie dient te gebeuren aan de hand van een grondige informatieanalyse van het archief waarbij enerzijds het ‘administratieve belang’, maar vooral het ‘culturele belang’ van de archieven wordt getoetst.[58] Waardering van de archieven moet telkens worden voorafgegaan door een diepgaande institutionele studie en een grondige beschrijving van de informatiestromen en -systemen van de instelling. Archiefwaardering door macroselectie wordt dus sterk in vraag gesteld. Paul Klep en de andere archivarissen die deze nieuwe visie hebben uitgewerkt, zijn er zich wel terdege van bewust dat het bepalen van zowel de administratieve als de culturele waarde van archieven een subjectieve aangelegenheid blijft.[59]
1.2.5. Archiefselectie in België
Ook in België staan archiefwetenschappers eerder afkerig tegenover de PIVOT-methodes die de Nederlandse Overheid toegepast heeft.[60] Vooral Griet Maréchal, die op het vlak van archiefselectie en het opstellen van selectielijsten voor overheidsarchieven baanbrekend werk heeft verricht, is niet mals.[61] Het wegvallen van het archievenonderzoek in de letterlijke betekenis van het woord, de studie van de inhoud van de bronnen zelf, is voor haar onaanvaardbaar.[62]
De archiefwetenschap in België heeft dan ook altijd een eerder pragmatische houding aangenomen.[63] In het licht van Schellenbergs theorieën zijn de primaire en de secundaire informatiewaarde van archieven nog steeds belangrijke maatstaven bij de selectie. Daarbij is en blijft de inhoudelijk-informatieve waarde van archieven, die een weerspiegeling vormen van de maatschappelijke werkelijkheid waarin ze werden opgemaakt of ontvangen, nog steeds het belangrijkste selectiecriterium voor de permanente bewaring van zowel het overheids- als het privaatarchief.[64] De concrete archiefwaardering wordt echter beter niet overgelaten aan de individuele archivaris, maar vindt beter plaats na een grondig formeel of informeel overleg met collega’s uit de archiefsector en eventueel andere belangengroepen. Selectie is duidelijk een teamwork en het resultaat van een collectieve en intersubjectieve beslissing.[65]
Om de selectie van overheidsarchieven, die niet zonder de tussenkomst van de Algemeen Rijksarchivaris kunnen vernietigd worden, binnen de administraties[66] te stroomlijnen, is de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) midden de jaren tachtig onder impuls van Griet Maréchal gestart met de uitbouw van de bewaar- en vernietigingslijst, vandaag een selectielijst genoemd, voor onder meer gemeente- en provinciearchieven.[67] In drie boeken heeft Maréchal geprobeerd een aantal richtlijnen te formuleren aan de hand waarvan een selectielijst, weliswaar op maat van het individuele gemeentearchief, kon worden opgesteld.[68] Elke selectielijst die een archivaris voor het individuele gemeentearchief opstelt, moet dan door de Algemeen Rijksarchivaris worden goedgekeurd.[69] Deze concrete selectielijst, die een overzicht biedt van de tijdelijke en permanent te bewaren archieven, is voor de gemeenten een duidelijke handleiding bij de vernietiging van archiefstukken. Dit betekent ook voor de Algemene Rijksarchivaris een aanzienlijke taakverlichting. Enkel voor de archieven die niet in de individuele selectielijst vermeld zijn en archiefmateriaal van voor 1945 moet hij wel nog zijn toestemming geven.[70] Verder in dit hoofdstuk wordt de inhoud van de selectielijst en de werkmethodes om deze op te stellen meer uitvoerig belicht.
Het opstellen van algemene richtlijnen, zoals voor de selectie van overheidsarchieven, is echter niet mogelijk voor de private archieven. De grote diversiteit en quasi uniciteit van elke organisatie zorgt ervoor dat het selecteren volgens algemene lineaire principes en gedetailleerde handleidingen onmogelijk wordt.[71] Bij de selectie en het eventueel opstellen van een selectielijst moet de informatiewaarde van de individuele en unieke private archieven dan ook telkens opnieuw afgewogen worden. Door het unieke karakter van deze archieven wordt de waardering en selectie ervan dan ook met grote zorg en voorzichtigheid benaderd en worden ze aan een micro- of mesoselectie onderworpen.[72]
1.2.5.2. De gangbare selectiemaatstaven in België
Zoals hierboven al mocht blijken, staan de Belgische archiefwetenschappers nogal afkerig van het macroselectiemodel van PIVOT. Ze hechten wel belang aan de primaire waarde van archieven, maar onderstrepen vooral het belang van de secundaire cultuurhistorische informatiewaarde. Bij de archiefwaardering en het bepalen van de bewaartermijnen van de archieven moet men telkens met elk van deze twee facetten rekening houden. In het licht van deze criteria opteren heel wat archivarissen voor micro- of mesoselectie van het archief.[73]
Primaire selectiecriteria
Bij selectie van de archieven in een archiefinstelling of binnen de administratie, moet men in eerste instantie de wettelijke bewaartermijnen incalculeren. De administratie moet een aantal archiefdocumenten, zoals veel financiële bewijsstukken bij de boekhouding, bijhouden volgens een wettelijk vastgelegde termijn.[74]
Naast de wettelijke bewaartermijnen hebben de archieven een informatieve waarde voor dagelijkse werking van de organisatie. Heel wat archiefstukken hebben een belangrijke operationele relevantie of praktisch nut. De stukken worden beschouwd als het kortetermijngeheugen van de administratie. Ze bezitten door hun primaire informatie ook een belangrijke referentiewaarde bij het nemen van beslissingen of bij het uitstippelen van het toekomstige beleid.[75]
Daarnaast vormen de archieven belangrijk bewijsmateriaal van alle gevoerde activiteiten tegenover derden. Deze bewijskracht is slechts tijdelijk, maar loopt meestal langer dan de wettelijke bewaartermijn[76]. Toch respecteren vele instellingen deze verjaringstermijnen niet. Binnen de bedrijfslogica, waar kost en winst tegenover elkaar worden afgewogen, weegt de winst, de bewijskracht, niet op tegen de kost van de bewaarruimtes en het personeel.[77]
Secundaire selectiecriteria
Daarnaast hebben vele archiefstukken een belangrijke historische waarde. Er worden binnen de Belgische context vooral stukken geviseerd die informatie bevatten over de oprichting, de doelstellingen, het beleid, de werkwijze van de organisatie en stukken die door de instelling worden geproduceerd en bewaard omdat zij de reden of grondslag van haar bestaan geven. Ook de archieven met een belangrijke anekdotische waarde, zoals jubilea, en archieven met een belangrijke illustratieve waarde kunnen hieronder gecatalogeerd worden.[78]
1.3. Archiefselectie door middel van de selectielijst: een methodische aanpak
Over de manier waarop archiefwaardering en het opstellen van een selectielijst het best wordt aangepakt, bestaat dus nationaal een zekere consensus. Hieronder wordt de selectiemethode, die meestal gebaseerd is op internationaal aanvaarde normen zoals de ISO-norm 15489[79], uitgebreid besproken.
1.3.1. Analyse van de archiefcontext
Een correcte archiefselectie betekent in de eerste plaats dat archivarissen de exacte waarde van de bronnen zo goed mogelijk kunnen inschatten. Archivarissen moeten daarom niet alleen perfect op de hoogte zijn van de wettelijke bewaartermijnen, het is ook belangrijk een goed zicht te hebben op de organisatiestructuur van de instelling en de taken en functies van de medewerkers om de waarde en het belang van de bronnen die voortspruiten uit deze taken en functies adequaat te valideren en om de administratieve bewaartermijn te kunnen vastleggen. Daarenboven is een grondige studie van de concrete archiefvorming een noodzakelijke stap om de cultuurhistorische waarde van de bronnen en ook het bewaarniveau van de stukken te bepalen.[80]
1.3.1.1. De kennis van de wettelijke bewaartermijnen
Om adequaat de bewaartermijnen van de archieven te kunnen bepalen, moet de archivaris permanent op de hoogte zijn van de soms snel veranderende wetgeving die van toepassing is op de bronnen van de instelling. Het is niet alleen van belang om kennis te hebben van de fiscale, boekhoudkundige, sociale of douanewetgeving; een archivaris moet ook weet hebben van de wetgeving die betrekking heeft op de specifieke organisatievorm.[81] Een grondige studie van de wetgeving kan de archivaris onder meer inlichten over het type, die wettelijk aanwezig moeten zijn, de vorm waarin die moeten worden bijgehouden en de periode van bewaring.[82]
1.3.1.2. Een institutioneel-organisatorisch onderzoek
Om de context waarin de archiefstukken worden opgemaakt of ontvangen volledig te kunnen achterhalen, is het als archivaris in eerste instantie noodzakelijk zich in te werken in de organisatiestructuur, -cultuur en de taken en de functies van de instelling. Deze elementen beïnvloeden namelijk in belangrijke mate de archiefproductie. Een goed inzicht in de werking van een organisatie is een extra troef bij het identificeren en waarderen van de archiefbronnen.[83] Het is belangrijk als archivaris ook oog te hebben voor de rol die de organisatie speelt in het maatschappelijke veld. Een correcte positionering ten opzichte van andere instellingen is een goed ankerpunt om in een latere instantie de waarde van de bronnen te bepalen.[84]
Een studie van de literatuur is daar meestal onvoldoende omdat ze vaak onvolledig en te oppervlakkig de organisatiestructuren en de taken blootlegt. Daarom is het aan te raden ook diverse interne archiefbronnen door te nemen. Het is van belang zich niet uitsluitend te beperkten tot jaarverslagen en andere algemene beleidsstukken omdat niet altijd met zekerheid kan gezegd worden dat ze het werkelijke functioneren van de instellingen weerspiegelen.[85]
Archivarissen maken daarnaast ook heel vaak gebruik van alternatieve informatiebronnen. Om een goed beeld te krijgen van de concrete werking van de organisatie en van het takenpakket van elke individuele medewerker, is een interview met de werknemers een interessante optie. Hoewel dat tijdrovend is, legt men als archivaris zo niet alleen nauwe contacten met de medewerkers, maar komt men vaak méér te weten dan wat in de literatuur of in de bronnen terug te vinden is.[86]
1.3.1.3. Een studie van de bronnen
Nadat de interne organisatiestructuur en de taken en functies van de diensten volledig in kaart zijn gebracht, kan de archivaris dat uitgebreide overzicht als basis hanteren om de archiefbronnen correct in hun context te kaderen. Rekening houdend met de administratieve procedure, moet men per taak of functie trachten de concrete archiefvorming in te passen. Door deze archiefstudie valt onmiddellijk op welke archieven vreemd zijn aan het archief of afwezig zijn. Verder kan door deze studie, gekaderd binnen het specifieke takenpakket van de administratie, correct het bewaarniveau van de archieven bepaald worden.[87]
Door een intense studie van de bronnen kan men daarenboven op een correcte manier de inhoud van de bronnen achterhalen om dan in een later stadium de informatiewaarde specifieker te bepalen. Dat zou bij een oppervlakkige controle van de archiefvorming onmogelijk zijn.[88]
De archiefenquête is nog steeds het aangewezen middel om met het archiefmateriaal kennis te maken. Een enquête peilt meestal naar het archiefbeleid en het algemene archiefbeheer van de onderzochte administratie, maar is vooral gericht op het opsporen van de archiefselecties en het leren kennen van de aard van de drager, de ordening, omvang en jaarlijkse aangroei.[89] De enquête kan de archivaris een goed overzicht bieden van de volledige archiefproductie en kan tijdbesparend zijn, maar valideert slechts op een summiere manier de bronnen inhoudelijk. Een archiefenquête mag de archivaris er dan ook niet van weerhouden nadien de bronnen één voor één ter hand te nemen om ze op hun waarde te toetsen.
Vooraleer de archivaris de effectieve bronnenstudie start, kan een interview met de diensthoofden of andere medewerkers van de administratie de resultaten van de archiefenquête verder verduidelijken. De diensthoofden en medewerkers van een organisatie zijn namelijk het best vertrouwd met de aanwezige bronnen en kunnen de archivaris wegwijs maken in de archiefproductie, de structuur en de aard van het archief. Vervolgens kan de archivaris het bronnenonderzoek starten, met in de eerste plaats oog voor de inhoud en de ordening van de bronnen. Eventueel kan de archivaris dat onderzoek ook laten uitvoeren door de medewerkers van de organisaties zelf, weliswaar na een grondige opleiding.[90]
1.3.2. Het valideren van het archief en het opstellen van de selectielijst.
Op basis van de verzamelde kennis over wet- en regelgeving, de taken en functies, de administratieve procedure en de concrete archiefvorming, kan de archivaris de bronnen op een adequate manier valideren. Deze archiefwaardering gebeurt best in nauwe samenwerking met de betrokken administratie en collega-archivarissen die eveneens op het terrein actief zijn. De eerste kent heel goed de primaire, en eventueel ook secundaire waarde. Met dat laatste element zijn archivarissen dan weer beter vertrouwd.
Het resultaat van deze archiefwaardering kan op een efficiënte en systematische manier worden weergegeven in een selectielijst.[91] Een selectielijst kan het best worden gedefinieerd als een ‘staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden’[92].
De inhoud van een gestructureerde selectielijst kan men volledig uit de definitie afleiden. Een selectielijst is in de eerste plaats een opsomming van alle archiefbescheiden[93] en -bestanddelen[94] die in de administratie teruggevonden werden. Deze opsomming, in de vorm van een lijst, gebeurt het best op een systematische manier, per taak, functie of administratieve dienst wordt.[95]
Vervolgens wordt per archiefstuk of -bestanddeel de administratieve bewaartermijn weergegeven. Op basis van de wettelijke bewaartermijn, de eventuele bewijs- en verantwoordingskracht en de operationele waarde voor de administratie, bepaalt die hoelang het archief op de administratie bewaard kan blijven. Na afloop van deze administratieve bewaartermijn kunnen de archiefstukken of de -bestanddelen vernietigd of bewaard blijven. Een derde kolom bepaalt dan ook de eindbestemming van het archief: bewaren of vernietigen. In een laatste kolom van de selectielijst verantwoordt de archivaris telkens zijn beslissing. Deze verantwoording zorgt voor een grotere openheid ten overstaan van de administratie. De verantwoording biedt niet alleen tekst en uitleg over de gemaakte keuzes voor bewaren en vernietigen, maar geeft de gebruiker ook een grote controlemogelijkheid of de voorwaarden die bepalend zijn geweest bij deze beslissing, nog steeds geldig zijn.[96]
Op basis van deze lijst kan een administratie de archieven op een gestructureerde manier selecteren en vervolgens vernietigen. De effectieve selectie of de afzondering van archieven aan de hand van een duidelijke codering[97] of een registratie in de toegangen op deze archieven[98], voert men het best door tijdens de dynamische of de semi-dynamische fase. Beide benaderingen hebben voor- en nadelen. Selectie of het afzonderen van te vernietigen archiefbescheiden tijdens de dynamische fase heeft het voordeel dat de kennis over en de waardering van de archiefstukken op dat moment het grootst is of toch makkelijker te verwerven. De kans op fouten is dan ook geringer tijdens de dynamische fase. Bovendien heeft een vroege selectie het voordeel dat de effectieve vernietiging van de stukken na het wegvallen van de administratieve bewaartermijn snel en efficiënt kan worden doorgevoerd. De selectie van de archieven tijdens de semi-dynamische fase heeft dan weer het voordeel dat de selectie en de vernietiging gelijktijdig kunnen gebeuren. Belangrijker is echter dat men veel beter rekening kan houden met de effectieve archiefproductie. Het is mogelijk om efficiënt in te spelen op een eventuele andere inhoud van de archiefstukken of het verlies van archiefstukken op een ander bewaarniveau waardoor men de adviezen die in de selectielijst worden gegeven, makkelijker aan de situatie op het terrein kan aanpassen.[99]
Een selectielijst mag dan ook niet als een automatisme worden toegepast. Steeds moet bij de selectie van de archiefstukken of -bestanddelen een aantal punten gecontroleerd worden: nagaan of de voorwaarden voor selectie nog steeds dezelfde zijn, of de selectie wordt toegepast op de juiste periode en de juiste archiefvormer, of de inhoud of vorm van de archiefstukken niet werd gewijzigd, of bij dubbele bewaring het eersterangsdocument is bijgehouden en of het etiket van de mappen wel de inhoud dekt.[100] Als in specifieke gevallen de voorwaarden die werden vooropgesteld in de selectielijst niet langer dezelfde zijn, is het noodzakelijk om de lijst niet te volgen. Wanneer diepgaande veranderingen optreden, dan is een aanpassing van de selectielijst onvermijdelijk.[101]
Elke selectielijst heeft dan ook maar een beperkte geldigheidsduur. Regelmatig verandert de inhoud of de vorm van de archiefstukken. Een administratie is geen statisch gegeven, wat betekent dat nieuwe taken bijkomen of oude wegvallen. Het is dan ook een must om elke selectielijst van een administratie regelmatig onder de loep te nemen en zo nodig te actualiseren.[102]
Nadat de archiefstukken en –bestanddelen die voor vernietiging in aanmerking komen hun administratieve bewaartermijn verloren hebben, kunnen ze effectief vernietigd worden. Bij overheidsarchieven of andere archieven die verplicht moeten worden neergelegd in het Rijksarchief, bestaat daarvoor een aanzienlijke procedure. Bij de vernietiging van archieven die niet gebonden zijn aan de verplichte neerlegging, zoals dat in deze verhandeling het geval is, hoeft echter geen vaste procedure doorlopen te worden.[103]
Toch is het aan te raden om de vernietiging van de archiefstukken en -bescheiden op een systematische manier te laten gebeuren. Men kan als organisatie bijvoorbeeld jaarlijks op een vastgelegd moment alle archiefbescheiden waarvan de administratieve bewaartermijn dat jaar verlopen is, vernietigen. Deze procedure is gemakkelijk en neemt weinig tijd in beslag wanneer men als administratie werk gemaakt heeft van een grondige en consequente selectie.
1.3.3. Het schonen van een archief
Naast de selectie van archiefstukken of -bestanddelen kan een administratie zijn archief ook aan een grondige schoning onderwerpen. Het schonen betekent in eerste instantie het verwijderen van alle archiefbescheiden die niet in het bestand thuishoren. Dergelijke stukken werden niet opgemaakt of ontvangen door de administratie in functie van haar taak of opdracht. Het gaat bijvoorbeeld om reclamedrukwerk, enveloppen of plastiek mapjes. Verder kunnen tijdens de schoning van het archief ook alle dubbels of meervoudige exemplaren, uittreksels van stukken die zich al in het archief bevinden, blanco bladen of onnuttige kladnotities verwijderd worden. Hetzelfde geldt voor routinebriefwisseling, zoals korte uitnodigingen voor een vergadering of begeleidende brieven.[104]
Men hoeft enkel de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan een grondige schoning onderwerpen. De schoning wordt best toegepast bij het afsluiten van een dossier. Wanneer de archiefbestanddelen geen dossiers zijn, kan men beter op regelmatige tijdstippen de series of onderwerpsmappen schonen. Als echter geen vaste regeling wordt getroffen, gebeurt de schoning vaak inconsequent of past men ze na een tijdje niet meer toe.[105]
1.4. Een selectielijst voor het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.
1.4.1. De nood aan een selectielijst
Vanaf de start van de vzw Oxfam-Wereldwinkels in 1975 heeft de vereniging, in 1994 aangevuld met de CV Oxfam Fairtrade, een sterke groei gekend. Wat begon als een kleine groep geëngageerde jongeren, is uitgegroeid tot één van de meest toonaangevende ngo’s in België. De sterke groei heeft tot gevolg gehad dat het nationaal secretariaat van de vzw, en later ook van CV, is uitgebreid van een eenmanssecretariaat tot een vast personeelsbestand van om en bij de zestig medewerkers die samen de werking van beide organisaties coördineren.[106]
De sterke stijging van het aantal medewerkers heeft geleid tot een toename van de taken en functies van dit nationaal secretariaat, maar ook tot een voortdurend veranderende organisatiestructuur. De laatste, heel ingrijpende wijziging dateert nog maar van 2003.[107] Deze regelmatige herstructureringen van de organisatorische werking van het nationaal secretariaat, gecombineerd met de afwezigheid van een centraal gecoördineerd archiefbeleid, heeft ervoor gezorgd dat de archieven van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade vaak geëindigd zijn in een onoverzichtelijke papiermassa.
De situatie was zo uit de hand gelopen dat bij de overdracht van archief van het nationaal secretariaat naar het Amsab-ISG in het kader van een samenwerkingsakkoord, de archiefinstelling niet veel kon aanvangen met het archief. De interne ordening was volledig verwaarloosd, waardoor de selectie en een eerste beschrijving het Amsab-ISG heel wat tijd en energie gekost hebben. Het opmaken van een inventaris bleek zelfs onmogelijk te zijn.
Het Amsab-ISG besloot dan ook om het dynamisch archiefbeheer van het nationaal secretariaat structureel te begeleiden. De eerste onderhandelingen voor een intensere begeleiding van Oxfam-Wereldwinkels werden gestart in het vroege najaar van 2003. Het nationaal secretariaat ging zeer dankbaar op dat voorstel in, omdat ook daar al enkele jaren de nood van een centraal gestructureerd archiefbeleid aangevoeld werd.
Een effectieve samenwerking was pas gepland voor midden 2004, maar mijn voorkeur voor een specialisatie in het dynamisch documentbeheer en de stage-uren die aan deze verhandeling verbonden waren, boden zowel voor het Amsab-ISG als voor Oxfam-Wereldwinkels een uitgelezen kans om vervroegd met de begeleiding van start te gaan. De stage was bijgevolg een eerste aanzet voor een latere permanente begeleiding vanuit het Amsab-ISG zelf.
Samen met mijn stagebegeleider op het Amsab-ISG, Piet Creve, mijn promotor Prof. Dr. Frank Scheelings, en de directie en informaticus van het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade werd begin december 2003 een strategisch plan opgesteld om het dynamisch archiefbeheer van Oxfam-Wereldwinkels in goede banen te leiden. Binnen het kader van een scriptieonderzoek en rekening houdend met de wensen en noden van zowel het Amsab-ISG als van het nationaal secretariaat, werd besloten om voor alle diensten op het nationaal secretariaat van het papieren archief een selectielijst op te stellen die verder door de diensten als handleiding gebruikt kon worden. Deze selectielijst zou tot stand komen op basis van een geïntegreerde archivistische studie die rekening zou houden met onder meer de administratieve, de juridische, de culturele en de wetenschappelijke waarde van archieven.[108]
1.4.2. Het institutioneel - organisatorisch onderzoek
Bij archiefselectie en het opstellen van een selectielijst is het belangrijk om de archieven correct te kunnen kaderen binnen de organisatiestructuur en de al dan niet wettelijke taken en functies van de van de instelling.[109] In eerste instantie betekende dat het doornemen van de jubileapublicaties, de jaar- en activiteitenverslagen, de vijfjarenplannen en andere interne beleidsdocumenten. Ze boden een goed beeld van de algemene werking, taken en de functies van Oxfam-Wereldwinkels.
Deze basiskennis was slechts een startpunt om op een adequate manier de organisatie en de interne werking volledig onder de knie te krijgen. Aan de hand van externe, vaak wetenschappelijke literatuur over onder meer de organisatiestructuren van zowel een vzw als een CV, de boekhouding en aankoop- en verkooppraktijken werd het mogelijk om een goede achtergrond op te bouwen in verband met de specifieke taken van diverse technische diensten van de CV en vzw. Anderzijds raadpleegde ik ook diverse websites, brochures en andere informatiebronnen over de andere lokale, nationale en internationale ngo’s en organisaties waarmee de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade samenwerken om de doelstelling van beide, nauw aan elkaar verwante (cf. infra) organisaties mee vorm te geven. De positie van Oxfam-Wereldwinkels, maar ook van Oxfam Fairtrade in het nationale en internationale middenveld kon hierdoor nauwkeurig worden bepaald.
Deze meer uitgebreide kennis van de basiswerking van de organisatie en samenwerkingsverbanden met andere organisaties zorgden voor een goede basis om via een uitgebreid interview met de directie, de diensthoofden en andere medewerkers van het nationaal secretariaat de taken en functies van de diverse diensten nauwkeurig te bepalen. Alles samen werd van achtentwintig mensen een interview afgenomen, met daarnaast nog een aantal informele gesprekken met andere medewerkers. De interviews gaven niet alleen een goed beeld van de specifieke taken en opdrachten van elke dienst of van elke individuele medewerker, maar leverden ook veel informatie op over de basiswerking en de specifieke samenwerkingsverbanden.
1.4.3. De studie van de bronnen
1.4.3.1. De archiefenquête werd een archiefinterview
De interviews met de directie, diensthoofden en andere medewerkers van het nationaal secretariaat waren niet alleen opgezet om een volledig beeld te krijgen van de taken en functies van de dienst, maar golden ook als een kennismaking met het dynamisch of semi-dynamisch archief dat op de diensten terug te vinden was. Deze eerste globale studie was sterk gebaseerd op een archiefenquête zoals veel archiefwetenschappers die vooropstellen als een belangrijk medium om de archiefproductie te overzien. [110]
Op basis van enkele voorbeeldenquêtes[111] en een aantal goede voorbeeldvragen[112] werd in eerste instantie een enquête samengesteld op maat van de organisatie. De enquête peilde naar het algemeen archiefbeleid en -beheer van de dienst. Vervolgens werden alle series en onderwerpsmappen overlopen en werd van elke serie of onderwerpsmap de identificatie, de interne ordening, de omvang, de aangroei, de algemene inhoud en het belang daarvan, de administratieve bewaartermijn en de selectie van de bron door de administratie achterhaald[113]. De enquête zou vervolgens stap voor stap met de geïnterviewde worden overlopen. Er werd niet gekozen om de enquête door de medewerkers van het nationaal secretariaat te laten invullen omdat bij niet correct of onvolledig invullen nadien nog heel wat extra onderzoekswerk noodzakelijk zou zijn.[114]
Na het afnemen van enkele archiefenquêtes werd meteen afgestapt van de al te strakke interviewtechniek omdat de praktijk uitwees dat het geen efficiënte werkmethode was. De medewerkers vertelden vaak honderduit. Vele interviews mondden uit in een vertrouwelijk gesprek. Onderbreken was niet altijd mogelijk en wenselijk omdat de interviews toch interessante informatie over de archiefbronnen opleverden, meer dan oorspronkelijk was vooropgesteld.
Nog steeds op basis van de kernaspecten van de archiefenquête peilde ik vervolgens in een eerder informeel interview naar de kwaliteit van het archiefbeheer en de archiefzorg op de dienst. Tijdens het interview werden ook de diverse series, dossiers en onderwerpsmappen die op de dienst terug te vinden waren, globaal overlopen en de waarde ervan voor de werking van de dienst besproken. Ook de interne ordening en de jaarlijkse aangroei van de mappen werd samen bekeken en besproken.
1.4.3.2. De nauwgezette studie van alle series op de diverse diensten
De interviews met de directie, diensthoofden en andere medewerkers hadden mij op relatief korte tijd een globaal overzicht gegeven van de archieven die op de diverse diensten aanwezig waren. Alle archieven konden nu grosso modo binnen het takenpakket van de diensten worden geplaatst en tevens was het belang voor de werking van de dienst duidelijk geworden.
Met deze basiskennis startte ik vervolgens een diepgaand bronnenonderzoek van de diensten, met uitzondering van drie: de archieven van de Financieel Directeur en Algemene Diensten, Het Algemeen Secretariaat en de Publicatiedienst. Deze diensten werden na het afnemen van het interview om diverse redenen niet verder bestudeerd. De Financieel Directeur en Algemene Diensten was pas een jaar in dienst en heeft tot op heden geen secretaresse ter beschikking. In de archieven van de directeur was geen enkele ordening aan te treffen. Alle archief lag op een rek of in een doos en geen enkel stuk zat in een map opgeborgen. Binnen het tijdsbestek van dit onderzoek was het onmogelijk om daarin enige ordening aan te brengen. Het Algemeen Secretariaat bleek geen archief te bewaren, omdat het enkel de taak uitoefent van doorgeefluik van informatie naar de diverse diensten op het nationaal secretariaat. De Dienst Vormgeving en Publicatie echter hield zijn archieven correct en volledig bij volgens algemeen aanvaarde archivistische principes, in tegenstelling tot alle ander diensten. Daarom werd, in onderling overleg met mijn stagebegeleider en mijn promotor, besloten om deze dienst niet te behandelen, en om vooral te concentreren op alle andere diensten waar het wel noodzakelijk was een aantal structurele verbeteringen aan te bevelen.
Met uitzondering van deze drie diensten nam ik op elke dienst de diverse series, dossiers en onderwerpsmappen ter hand en toetste ik de archieven vervolgens aan een aantal essentiële archivistische principes waarnaar in de enquête werd gepeild: de identificatie, de inhoud van de archieven, het verband met de specifieke taken en functies van de dienst, de interne ordening, de administratieve bewaartermijn en het selectiebeleid. Wanneer onduidelijkheden over onder meer de inhoud van de serie of onderwerpsmappen de kop opstaken, werd telkens aan het diensthoofd of andere medewerkers van de dienst extra toelichting gevraagd.
Dit diepgaand onderzoek van de bronnen leverde een schat aan informatie op over de inhoud, de ordening en het administratieve belang van de series en onderwerpsmappen. Deze uitgebreide kennis over het archief van de diverse diensten op het nationaal secretariaat bood mij niet alleen de gelegenheid om een adequate selectielijst op de stellen en het bewaarniveau van de stukken te bepalen, maar was ook een extra troef om in verband met de interne ordening van de archieven een aantal eenvoudige, maar structurele aanbevelingen te formuleren.
1.4.4. De gehanteerde selectiecriteria
Om de archieven van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade op een adequate manier te valideren en te selecteren, heb ik diverse gangbare archiefselectietheorieën in Europa, De Verenigde Staten, Canada en Australië. Ik moest echter vaststellen dat heel wat selectietheorieën tot op vandaag zich bijna uitsluitend toespitsen op overheidsarchieven en in veel mindere mate ook de private archieven problematiseren.[115] Daar waar men toch het belang van selectie en de selectieproblematiek van niet-overheidsarchieven ter harte nam, spitste de studie zich vooral toe op bedrijfsarchieven.[116] De selectieproblematiek van ngo’s is tot op vandaag eerder sporadisch behandeld in enkele artikels.[117]
Toch is de invalshoek van deze enkele artikels, samen met de pragmatische kijk op archieven die onder andere Griet Maréchal verdedigt, van groot belang geweest voor de waardering en selectie van de archieven op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade. Het valideren van de aangetroffen archieven gebeurde permanent in overleg met de medewerkers van de diensten en mijn stagebegeleider op het Amsab, Piet Creve. In navolging van de private archiefinstellingen als het KADOC of het Amsab, en rekening houdend met het historisch bewustzijn van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, werd het archief met grote omzichtigheid gevalideerd. Tijdens de waardering van de archieven werd getracht met een zo breed mogelijk spectrum van parameters rekening te houden. Na een grondige studie van de archieven werden de archieven van het nationaal secretariaat in eerste instantie geselecteerd op hun administratieve of primaire waarde[118], om vervolgens alle stukken te toetsen op hun cultuurhistorische informatiewaarde. [119] Tijdens de selectie van het archief dan ook de meso- tot microselectietechniek toegepast.[120]
Primair is bij het bepalen van de administratieve bewaartermijn in eerste instantie rekening gehouden met de wettelijke bewaartermijnen van de bronnen. Hiervoor heb ik mij gebaseerd op wetenschappelijke literatuur die over deze materie is verschenen, op diverse eindverhandelingen die in het kader van de interuniversitaire archiefopleiding zijn geschreven en op gegevens van het Internet. Daarnaast zijn ter controle de diverse wetteksten geraadpleegd waarnaar deze verhandelingen verwezen. Ik heb echter moeten vaststellen dat de gegevens in de eindverhandelingen[121] en op het Internet[122], waarop ik mij in eerste instantie had gebaseerd, niet altijd correct waren. Heel wat wetteksten waren ofwel al een tijdje aangepast of bevatten zelfs helemaal geen informatie over wettelijke bewaartermijnen. Daarom is onder meer aan de hand van het Belgisch Staatsblad de correcte bewaartermijnen opgezocht.
In tweede instantie is bij het bepalen van de administratieve bewaartermijn rekening gehouden met de informatiewaarde van de archieven voor een vlotte werking van de diensten. Heel wat archiefstukken hebben een belangrijke operationele relevantie of praktisch nut bij de dagdagelijkse werking van de administratie. De bronnen hebben niet alleen een belangrijke bewijskracht[123], maar zijn vooral een belangrijke referentiewaarde bij het nemen van beslissingen of bij het uitstippelen van het toekomstige beleid.[124] Deze primaire informatiewaarde van de archiefstukken werd tijdens het interview met het diensthoofd en tijdens andere informatieve gesprekken met de medewerkers achterhaald.
Archieven hebben naast hun primaire waarde, heel vaak ook een historische informatiewaarde. Bedrijfsarchieven, maar zeker en vast ook ngo-archieven kunnen heel wat interessante stukken bevatten die een nieuwe dimensie bieden aan de latere kijk op onze maatschappij. Toch hebben veel wat instellingen, en in het bijzonder ondernemingen, binnen hun vooropgestelde kosten-batenanalyse geen oog voor deze secundaire informatiewaarde. Daardoor hebben archivarissen vaak geen enkele stok achter de hand om de instellingen ervan te overtuigen het interessante archiefmateriaal, weliswaar na selectie, toch permanent bij te houden.[125] Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade daarentegen hebben wel altijd beseft dat hun archieven een belangrijke secundaire informatiewaarde bezitten. Van bij de start van de ngo in 1975 heeft het nationaal secretariaat een ruimte vrijgemaakt om het archief van de instelling permanent bij te houden. Sinds enkele jaren werd deze ruimte echter te klein en is de samenwerking met het Amsab-ISG gestart.
Dit historisch bewustzijn is een belangrijke factor, waarmee bij het valideren van de archieven van het nationaal secretariaat zeker en vast rekening moet worden gehouden. Zoals vermeld werd zoveel mogelijk rekening gehouden met een zo breed mogelijk spectrum van waarden. In navolging Godfried Kwanten werd het dynamisch archief op het nationaal secretariaat gevalideerd met ‘de fluwelen handschoen’.[126] Een selectie op stukniveau was, gezien de omvang van het archief, niet mogelijk. De waarde van de archieven werd bepaald op het niveau van de serie of onderwerpsmap. Toch werd telkens de inhoud van deze series en onderwerpsmappen bestudeerd aangestipt welk type documenten wel of niet in aanmerking komen voor een permanente bewaring. Tijdens de validering werd onder meer rekening gehouden met de adviezen van Griet Maréchal (cf. supra)[127]. Archieven met een belangrijke formele waarde, zoals de notulen van de beleidsorganen, maar ook de archieven met een belangrijke inhoudelijke informatie typerend voor de werking van de interne organisatie werden bijgehouden. Ook de archieven met een belangrijke anekdotische waarde, zoals jubilea, en archieven met een belangrijke illustratieve waarde vallen daaronder.[128]
1.4.5. De verwerking van de resultaten: een overzicht van het vervolg van de verhandeling.
Alle verzamelde informatie en verwerkte resultaten, de archiefselectie en de aanbevelingen voor een betere interne ordening, komen uitgebreid aan bod in het tweede deel van deze eindverhandeling.
In het eerstvolgende hoofdstuk wordt echter eerst nog een globaal overzicht gegeven van de geschiedenis en de organisatiestructuur van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade.
Alle daaropvolgende hoofdstukken, één per één dienst, zijn geweid aan de rapportage van de verzamelde en verwerkte gegevens. Elk hoofdstuk bekijkt in eerste instantie op een gestructureerde manier de taken en functies. Vervolgens wordt per dienst de archiefproductie en de archiefwaarde van deze archieven en de definitieve eindbestemming, bewaren of vernietigen, overlopen. De beslissingen wordt telkens verantwoord. Verder wordt ook de ordening van de stukken op de dienst overlopen en worden daarvoor, indien dat nodig was, een aantal duidelijke aanbevelingen geformuleerd voor een betere bewaring.
Tijdens het onderzoek werd echter vastgesteld dat heel wat diensten met gelijklopende problemen geconfronteerd worden. Om de bespreking van de archiefproductie niet nodeloos lang te maken en meermaals dezelfde problemen te moeten herhalen, werd ervoor geopteerd om, vooraleer de archiefbespreking wordt gestart, in een apart hoofdstuk deze problemen aan te kaarten en een aantal structurele oplossingen aan te bieden (cf infra). Tot slot wordt per dienst aan het eind van de archiefbespreking in een overzichtelijke selectielijst de genomen beslissing, een permanente bewaring of een vernietiging na het verloop van de administratieve bewaartermijn, nogmaals duidelijk herhaald. Toch is de selectielijst slechts een samenvatting en moet die dan ook steeds samen met de uitgebreide bespreking van de bronnen die de selectielijst voorafgaat, bekeken worden.
De selectielijst voor het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels is gelijklopend aan het type selectielijst waarvoor ook Griet Maréchal opteerde, maar verschilt niettemin op een aantal kleine punten. De selectielijst die in deze eindverhandeling wordt gehanteerd, behandelt, na het overzicht van de archiefproductie, in een tweede kolom de wettelijke bewaartermijn en vervolgens in een derde kolom de definitieve bestemming, gecombineerd met de administratieve bewaartermijn. Er werd bewust geopteerd de wettelijke bewaartermijn duidelijk te vermelden omdat na het bronnenonderzoek meermaals werd vastgesteld dat de diensten deze wettelijke termijnen niet altijd kennen of opvolgen. In een derde kolom wordt de definitieve eindbestemming van de archieven weergegeven. Enkel van de archieven die niet voor permanente bewaring in aanmerking komen, wordt de administratieve bewaartermijn erbij vermeld. Tot slot wordt elke beslissing duidelijk verantwoord. Deze verantwoording laat de gebruiker van de selectielijst niet alleen toe de motieven voor vernietiging of bewaring te achterhalen, maar ook de voorwaarden voor vernietiging op hun waarde te toetsen.
In dit hoofdstuk was het de bedoeling om voor de specifieke context van het nationaal secretariaat een theoretische basis en een bruikbare methode uit te werken om het jaren lang verwaarloosde archief te kunnen selecteren en stroomlijnen. Na het bestuderen en toetsen van diverse nationale en internationale archiefselectietheorieën, werd besloten om het onderzoek te baseren op de eerder pragmatische benadering van archiefselectie die de Belgische archivarissen typeert. Daardoor sluiten we ook aan bij de methodes van het Amsab-ISG, dat door een samenwerkingakkoord met het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade de archieven beheert.
In deze benadering staat, naast het primaire administratieve belang, de permanente informatiewaarde van de stukken centraal. Daarom hebben we geopteerd voor een combinatie van een micro- en meso-onderzoek van de archiefbronnen. In de lijn van wat de literatuur voorschrijft, hebben we daarom een literatuuronderzoek gevoerd over de werking en de structuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, interviews afgenomen, een archiefenquête opgesteld en een diepgaand bronnenonderzoek gevoerd.
Deze methode bleek echter niet altijd even vlot te verlopen. Vooral de nauwgezette opvolging van de strak gestructureerde archiefenquête tijdens het interview bleek in de praktijk weinig productief. De klemtoon van het archiefonderzoek kwam dan ook te liggen op het bronnenonderzoek, in combinatie met een eerder vlot interview met de individuele medewerker.
Hoofdstuk 2: De geschiedenis en organisatiestructuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade
Zoals uit de probleemstelling en de theoretische uitwerking is gebleken, is bij het opstellen van een selectielijst van een administratie een grondige kennis van de geschiedenis en de organisatiestructuur onontbeerlijk. In de casus die hier wordt uitgewerkt, is dat zeker het geval.
Oxfam-Wereldwinkels heeft immers in een relatief korte periode, ongeveer dertig jaar, een enorme expansie meegemaakt. Bovendien combineert de organisatie de politiek inhoudelijke activiteiten van een ngo met de bedrijfseconomische werking die eigen is aan de verkoopswerking. Deze factoren zijn het ideale recept geweest voor een woelige institutionele evolutie, en hebben ook de context waarin een centraal archiefbeleid maar niet van de grond kwam, met de bekende gevolgen gevormd.
In dit hoofdstuk zullen we eerst in grote lijnen de geschiedenis van de organisatie overlopen, waarbij we de institutionele hervormingen summier en in functie van het historisch exposé kort aanraken. In een tweede deel gaan we vervolgens dieper in op de evolutie van de organisatiestructuren van de vzw Oxfam-Wereldwinkels, de CV Oxfam Fairtrade en het nationaal secretariaat. We trachten daarbij het verhaal op te hangen aan een aantal scharniermomenten: de oprichting van de vzw in 1975, van de CV in 1994, en de grote hervormingen van 2003.
2.2. Beknopt historisch overzicht
De naam ‘Oxfam’ is ontstaan in het Engeland van het midden van de jaren veertig van de twintigste eeuw. Tijdens de Tweede Wereldoorlog werd in Oxford het ‘National Famine Relief Committee’ opgericht – vandaar het letterwoord Oxfam -, dat zich inzette voor oorlogsslachtoffers op het continent. De organisatie zette druk op de Britse regering voor een betere bedeling van voedsel en medicijnen en richtte een steunfonds op voor dienstweigeraars.[129] Na 1945 zetten de vrijwilligers hun engagement verder. Het actieterrein van het Committee verlegde zich eerst naar de steun voor oorlogsslachtoffers over de hele wereld, maar evolueerde in de loop van de jaren zestig naar ontwikkelingssteun voor de Derde Wereld. De klemtoon kwam te liggen op het aanklagen van de Noord-Zuidverhoudingen. Educatie en informatie moesten de mensen bewust maken van de wantoestanden in het Zuiden en de rol daarin van het rijke Noorden.[130]
Geïnspireerd door een ontmoeting met Oxfam-UK tijdens een reis in Rwanda, besloten een aantal edellieden in 1964 ‘Oxfam in België’ als zusterorganisatie op te richten[131]. In 1969 startten Franstalige dames van goeden huize met de uitbating van de eerste Oxfam-giftshop. Deze eerste initiatieven in België ontwikkelden zich echter vanuit een eerder paternalistisch en conservatief gedachtegoed. Ze kunnen worden gezien binnen een toenmalige golf van caritatieve missionerings- en liefdadigheidsinitiatieven, die echter de oorzaak van het probleem niet aankaartten.[132]
De paternalistische initiatieven van de rijkere burgerklasse staken dan ook schril af tegen de idealen van de jongeren van mei ‘68. Zij verwierpen het caritatieve karakter van geldinzameling. Omdat volgens hen de kloof tussen Noord en Zuid een structureel probleem was, legden zij – in navolging van het Britse voorbeeld – de nadruk op bewustmaking en politieke actie. Ze ondersteunden het motto ‘Trade, not aid’ van de landen uit het Zuiden die tijdens de ‘United Nations Conference on Trade en Development’ (UNCTAD) in 1968 hun stem hadden laten horen. De samenwerking met de giftshops liep dan ook niet van een leien dakje. [133]
Samen met Pierre Galand en Gilbert Hubert, dienstweigeraar en vrijwilliger bij de ‘Internationale Vrijwillige Hulpdienst’, en met de opmerkelijke financiële steun van Baron Allard, opende Petra van Look in 1971 een eigen ‘Oxfam Shop’ in Antwerpen.[134] Politieke actie en educatie vormden de hoofdpijlers van deze wereldwinkel. Daar startte ook de prille verkoop van Cubaanse rietsuiker en koffie uit Tanzania als middel om de klant bewust te maken van de acute Noord-Zuidproblemen.[135]
Het winkelactiemodel kreeg snel navolging in Vlaanderen. Eind december 1971 hadden acht winkeltjes de deuren geopend, waarvan vijf aangesloten bij Oxfam. Al snel werd gezocht naar samenwerkingsmogelijkheden voor de aankoop van producten, wat leidde tot de uitbouw van een centraal magazijn in de Antwerpse wereldwinkel. In 1973 werd er een eerste nationaal weekend georganiseerd om de violen ook op het vlak van de politieke actie gelijk te stemmen.[136] Het jaar daarop besloot men van start te gaan met een tijdschrift – het WeeWeekrantje – om de communicatie tussen de wereldwinkels te bevorderen.