Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee)

Uit de probleemstelling is gebleken dat het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade kampte met ernstige archiefproblemen. Niet alleen de werking van het bedrijf lijdt eronder, ook de historische bewaring van de stukken komt in gevaar. Om aan deze situatie een einde te maken, trachten we in deze verhandeling voor de diensten van het nationaal secretariaat een selectieprocedure uit te werken.

Vandaag de dag twijfelen nog weinig archivarissen aan de noodzaak van selectie en vernietiging om de aanzwellende massa van archiefbescheiden te kunnen beheersen.[25] Toch is archiefselectie, en dan vooral de selectiecriteria en –procedures, binnen de archiefwereld constant het voorwerp van discussie[26]. Archivarissen dragen namelijk een zware verantwoordelijkheid,[27] omdat ze een grote controle hebben over het documentair erfgoed. Zij bepalen in belangrijke mate welke aspecten van onze geschiedenis of ons maatschappelijk leven zullen overgeleverd worden aan latere generaties en welke niet.[28] Telkens opnieuw moet de archivaris dus keuzes maken.

Er is de afgelopen honderd jaar veel gediscussieerd over de criteria en procedures die de archivaris moet hanteren. Verschillende theorieën werden ontwikkeld en uitgeprobeerd, vaak om later weer afgezworen te worden. Tot op dit moment bestaat er geen eensgezindheid.

In dit hoofdstuk wordt in eerste instantie een kort overzicht geboden van de belangrijkste theorieën en methodes die toonaangevende archivarissen in de loop van de twintigste eeuw gehanteerd hebben. Er wordt stilgestaan bij een aantal interessante selectietheorieën die momenteel nog altijd het toneel beheersen en die voor deze scriptie nuttig kunnen zijn. Vervolgens bekijken we uitgebreid de selectiemethodologie.

Op basis van de beschikbare literatuur trachten we een eigen werkmethode te formuleren die aansluit op de probleemstelling en die rekening houdt met de behoeften van het nationaal secretariaat en de mogelijkheden en beperkingen die deze omgeving aan een archivaris respectievelijk aanbiedt of oplegt. Het nationaal secretariaat combineert immers een bedrijfseconomische omgeving, de CV, met de ngo-werking van een vzw, en dit alles in een snel groeiende en veranderende omgeving.

Vooraleer van de geschiedenis van de archiefselectie over te stappen naar de behandeling van de meest recente theorieën, moeten we kort toelichting geven bij de drie grote groepen waaronder de verschillende theoretische voorstellen die geformuleerd zijn, kunnen ingedeeld worden: micro-, meso- en macroselectie.

Het toepassen van microselectie betekent dat bij de archiefselectie de waarde van elk individueel archiefstuk[29] wordt bepaald. Deze uiterst zorgvuldige benadering van archiefselectie, zoals die onder andere wordt toegepast door onder meer het KADOC of het Amsab-ISG, is echter een arbeidsintensieve en dure onderneming die veel tijd vraagt.[30]

Deze nauwkeurige archiefselectie is niet altijd mogelijk of wenselijk. Archieven zijn vaak te omvangrijk om dergelijke kwalitatief hoogstaande selectie door te voeren. Daarom opteren heel wat archivarissen voor de meer oppervlakkige, maar meer economische mesoselectie. In dat geval wordt niet elk individueel archiefstuk gevalideerd, maar schat de archivaris de waarde van het individuele dossier, de individuele onderwerpsmap of serie die ontstaan door de taakuitvoering van een administratie.[31]

Tot slot pleitten sommige archivarissen de laatste decennia voor het toepassen van een macroselectie van archieven. Deze archiefselectie is niet langer gebaseerd op de waardering van de bronnen zelf. De waarde van de archieven wordt afgewogen aan het belang van de archiefvormende instanties of aan de waarde van de taken en functies van een administratie. Archieven van onbelangrijke instanties of taken worden onverkort vernietigd. Archieven van administraties, taken of functies die wel als belangrijk worden beschouwd, onderwerpt men vervolgens aan mesoselectie.[32]

De geschiedenis van de diverse selectietheorieën in de archivistiek is vrij recent. In 1898 vatte het Nederlandse trio Müller, Feith en Fruin de belangrijkste archiefprincipes samen in een ‘Handleiding voor de ordening en beschrijving van Archieven’. Deze handleiding was opgevat vanuit een vrij traditionele visie op archief, een visie waarvan vandaag enkel de basisprincipes geldig zijn gebleven. Archiefselectie kwam in de handleiding niet aan bod. Omdat men als archivaris in die tijd nog niet werd geconfronteerd met de omvangrijke massa’s papier zoals later in het interbellum en zeker en vast na de Tweede Wereldoorlog, was archiefselectie geen aanvaard principe.

In de nadagen van de Eerste Wereldoorlog maakte men voor het eerst kennis met een snellere aangroei van de papiermassa. De uitvinding van de typmachine en het veelvuldige gebruik van het calqueerpapier werkte dat proces in de hand. De Brit Jenkinson, die vierentwintig jaar na de ‘Handleiding’ een uitgebreide verhandeling over de archieftheorie en -praktijk publiceerde, had wel al oog voor de problematiek van archiefselectie. Toch poneerde hij dat het niet aan de archivaris was om enige selectie door te voeren, want die moest als behoeder van archieven ‘onpartijdig’ blijven. Archiefselectie werd een noodzaak, maar kon volgens Jenkinson beter overgelaten worden aan de creërende instantie, namelijk de administratie zelf.

Deze stelling kon later echter op weinig instemming rekenen. Wanneer een administratie zelf kan beslissen welke archieven wel en welke niet bewaard blijven, betekent dat ook dat een administratie in extremis alle stukken die het daglicht niet mogen zien zonder probleem kan vernietigen. De administratie kan in feite de geschiedenis naar haar hand zetten, wat onaanvaardbaar is.

Theodore Schellenberg en andere Amerikaanse archiefwetenschappers, zoals Margaret Cross North en Philip Brooks, zagen zich in de jaren veertig en vijftig eveneens geconfronteerd met een snelgroeiende modern archief. Ook zij zagen het belang in van een grondige archiefselectie. Toch konden ze zich niet verzoenen met de selectiepraktijken zoals die door Jenkinson lange tijd werden gepropageerd. De volledige selectieverantwoordelijkheid leggen bij een onvoldoende archivistisch geschoolde administratie betekende dat te veel archief zomaar verloren zou kunnen gaan terwijl de archivaris machteloos zou toekijken. Schellenberg zag in dat de verantwoordelijkheid voor de archiefselectie beter zou toekomen aan de archivaris.

Deze nieuwe rol voor de archivaris trachtte men vervolgens theoretisch te onderbouwen. Schellenberg stelde dat het archief een primaire en een secundaire waarde bezit. Primair ondersteunen archieven de dagelijkse werking van een administratie terwijl archieven op langere termijn ook een belangrijke informatiebron voor de geschiedenis vormen[34]. Schellenberg stelde dat men bronnen met een uitsluitend primaire waarde slechts tijdelijk en volgens wettelijke bewaartermijnen moest bewaren. Enkel die archieven met een sterk informatieve secundaire waarde konden permanent bijgehouden worden. De norm ‘informatiewaarde voor de toekomst’ zou de archivaris zelf invullen, want enkel hij was verantwoordelijk voor archiefselectie[35]. Er werden geen criteria vooropgesteld.

Heel wat archiefwetenschappers lieten zich inspireren door Schellenbergs taxonomie van primaire en secundaire waardebepaling. Het is tot op vandaag erg vanzelfsprekend bij archiefselectie rekening te houden met de primaire administratieve en secundaire cultuurhistorische waarde van archieven. Toch vormen de specifieke criteria voor permanente bewaring nog steeds een groot discussiepunt. Doorheen de jaren werden diverse voorstellen geformuleerd.[36]

De Nederlander Eric Ketelaar en andere wetenschappers poneerden de informatiewaarde van archieven voor wetenschappers en onderzoekers als belangrijkste selectiecriterium. Als archivaris moest men volgens Ketelaar anticiperen op de recente trends in het historiografisch onderzoek. Andere wetenschappers gingen nog verder en stelden dat de waarde van archieven kon worden afgemeten aan de raadpleging ervan.[37]

Volgens andere archiefwetenschappers, waaronder Gerald Ham, ging deze stelling te ver. Archiefselectie afstemmen op het gebruik van archieven zou betekenen dat wetenschappers, die toch het meest van archieven gebruikmaken, kunnen bepalen welke archieven bewaard blijven. Hun visies en denkbeelden op de geschiedenis zouden bij archiefselectie de bovenhand halen, waardoor de archieven, die de maatschappij moeten weerspiegelen, volledig hun doel voorbijschieten.[38]

De stelling dat archieven het brede maatschappelijke spectrum moeten weerspiegelen, kan de laatste jaren bij de meeste archiefwetenschappers op instemming rekenen. Archivarissen richten hun aandacht niet enkel meer op het overheidsarchief, maar hebben ook oog gekregen voor andere, even belangrijke archieven van ondernemingen of organisaties uit het middenveld. Alleen over hoe en op basis van welke specifieke criteria de archieven zouden moeten worden geselecteerd, wordt nog altijd duchtig gediscussieerd. Eensgezindheid is ook vandaag nog steeds niet aan de orde. Uit diverse hoeken van de wereld komen vernieuwende inzichten en alternatieve benaderingen. Duitsland, Nederland, Canada, de Verenigde Staten en Australië zijn zowat de belangrijkste spelers die het discussieveld beheersen.[39]

De West-Duitser Hans Booms heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan heel wat recente visies op archiefselectie, ook al moest hij in zijn eerste theorieën herzien. Hij stelde eerst dat de selectie van archieven niet door de administratie (Jenkinson), noch door het wetenschappelijk onderzoek van de historicus (Schellenberg) moest worden gedetermineerd, maar wel door de volledige maatschappij, ‘the collectivity of the people’.[40] De publieke opinie, zo dacht hij, sloot nauw aan bij de brede maatschappelijke waarden en kon dan gezien worden als een belangrijk criterium aan de hand waarvan men archiefselectie kon doorvoeren.[41] Hij moest echter later toegeven dat het vastleggen van de publieke opinie een onmogelijke opdracht was. Hij heeft daarop gedeeltelijk zijn theorie herzien. Trouw aan het basisidee stelde hij dat de taken en functies van overheidsadministraties en andere instellingen, zoals ngo’s, zeer goed de noden en wensen van de maatschappij weerspiegelden.[42]

De nieuwe, herziene visie van Booms op archiefwaardering is vooral in Canada en Nederland verder uitgewerkt. De waarde of het belang van administratieve taken en functies zijn er de basiscriteria geworden voor archiefselectie. Als voorbeeld kan de PIVOT-selectietheorie aangehaald worden. Die is uitgetekend om de Nederlandse overheidsarchieven[44] aan een grondige macroselectie te onderwerpen om de steeds snellere aangroei van de archieven onder controle te houden.[45]

Op basis van wet- en regelgeving[46] en de studie van andere bestuurlijke bronnen probeert de archivaris de taken, functies en het handelen[47] van de overheidsorganen in kaart te brengen en het belang ervan te achterhalen.[48] Het zijn deze handelingen en niet de archieven die eruit voortvloeien, die aan selectie onderworpen worden. Archiefmateriaal van onbelangrijke taken of van taken die niet als dusdanig in de wet- en regelgeving zijn geformuleerd, werden integraal vernietigd. Van een eerste studie van de archieven is zelfs niet langer sprake. Archiefmateriaal dat voortspruit uit wet- en regelgeving die wel interessant en belangrijk genoeg zijn, wordt vervolgens aan een nadere selectie onderworpen. Bij deze selectie houdt men rekening met zowel het administratieve[49] als het culturele[50] belang.[51]

Vanuit diverse hoeken is deze PIVOT-werkwijze bekritiseerd. Ten eerste zijn een aantal archiefwetenschappers het niet eens met het selectiecriterium ‘wet- en regelgeving’. Veel taken, functies en het feitelijk beleid van een overheid en de voorbereiding daarvan, vloeien niet voort uit eerder geformuleerde taak- en doelstellingen. Het archiefmateriaal dat uit deze niet-formeel gedefinieerde taken voortspruit, ontsnapt dan ook volledig aan de systematische aandacht van wie selecteert. Mogelijk erg interessant archiefmateriaal kan daardoor onherroepelijk verloren gaan.[52]

Verder is er ook commotie ontstaan rond de onvermijdelijke schifting tussen onbelangrijke en belangrijke taken. De PIVOT-methode gaat uit van de hypothese dat de belangrijkste overheidshandelingen ook de in historisch opzicht belangrijkste informatie produceren en dat onbelangrijke handelingen in se oninteressante informatie voortbrengen.[53] Het hoeft geen betoog dat deze stelling achterhaald is. Doordat men duidelijk nalaat de archieven zelf op hun waarde te beoordelen, is het perfect mogelijk dat archieven van minder belangrijke stukken die toch interessant materiaal bevatten, onopgemerkt blijven.[54]

Ook het feit dat het PIVOT-model enkel overheidsarchief viseert, lokt negatieve kritiek uit. De vooropgestelde doelstelling, de weerspiegeling van het brede maatschappelijke spectrum, wordt door het PIVOT-model niet gerespecteerd. Informatie over een samenleving mag niet worden gereduceerd tot het handelen van een overheid, maar moet daarentegen zo breed mogelijk geïnterpreteerd worden.[55] Een inleidend hoofdstuk van een discussiedossier over archiefvernietiging verwoordt de problematiek als volgt: “Het valt niet in te zien waarom men zich bij de selectie uitsluitend zou beperken tot de bescheiden die betrekking hebben op het handelen van de overheid en de overige kostbare feitelijke informatie over de betrokken burgers zou vernietigen. Natuurlijk dient er zwaar geselecteerd te worden, maar het gaat hier om principes. Archieven bewaren betekent: investeringen doen in het cultureel vermogen van de toekomst en aldus bijdragen aan een continu proces van maatschappelijke vorming, identiteitsontwikkeling en zelfreflectie.” [56]

Heel wat archiefwetenschappers, Paul Klep op kop, hebben zich dan ook afgezet tegen de selectiemethode van PIVOT. Klep pleit in de eerste plaats voor een volledige herwaardering van het archief als belangrijke informatiebron[57]. Selectie dient te gebeuren aan de hand van een grondige informatieanalyse van het archief waarbij enerzijds het ‘administratieve belang’, maar vooral het ‘culturele belang’ van de archieven wordt getoetst.[58] Waardering van de archieven moet telkens worden voorafgegaan door een diepgaande institutionele studie en een grondige beschrijving van de informatiestromen en -systemen van de instelling. Archiefwaardering door macroselectie wordt dus sterk in vraag gesteld. Paul Klep en de andere archivarissen die deze nieuwe visie hebben uitgewerkt, zijn er zich wel terdege van bewust dat het bepalen van zowel de administratieve als de culturele waarde van archieven een subjectieve aangelegenheid blijft.[59]

Ook in België staan archiefwetenschappers eerder afkerig tegenover de PIVOT-methodes die de Nederlandse Overheid toegepast heeft.[60] Vooral Griet Maréchal, die op het vlak van archiefselectie en het opstellen van selectielijsten voor overheidsarchieven baanbrekend werk heeft verricht, is niet mals.[61] Het wegvallen van het archievenonderzoek in de letterlijke betekenis van het woord, de studie van de inhoud van de bronnen zelf, is voor haar onaanvaardbaar.[62]

De archiefwetenschap in België heeft dan ook altijd een eerder pragmatische houding aangenomen.[63] In het licht van Schellenbergs theorieën zijn de primaire en de secundaire informatiewaarde van archieven nog steeds belangrijke maatstaven bij de selectie. Daarbij is en blijft de inhoudelijk-informatieve waarde van archieven, die een weerspiegeling vormen van de maatschappelijke werkelijkheid waarin ze werden opgemaakt of ontvangen, nog steeds het belangrijkste selectiecriterium voor de permanente bewaring van zowel het overheids- als het privaatarchief.[64] De concrete archiefwaardering wordt echter beter niet overgelaten aan de individuele archivaris, maar vindt beter plaats na een grondig formeel of informeel overleg met collega’s uit de archiefsector en eventueel andere belangengroepen. Selectie is duidelijk een teamwork en het resultaat van een collectieve en intersubjectieve beslissing.[65]

Om de selectie van overheidsarchieven, die niet zonder de tussenkomst van de Algemeen Rijksarchivaris kunnen vernietigd worden, binnen de administraties[66] te stroomlijnen, is de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) midden de jaren tachtig onder impuls van Griet Maréchal gestart met de uitbouw van de bewaar- en vernietigingslijst, vandaag een selectielijst genoemd, voor onder meer gemeente- en provinciearchieven.[67] In drie boeken heeft Maréchal geprobeerd een aantal richtlijnen te formuleren aan de hand waarvan een selectielijst, weliswaar op maat van het individuele gemeentearchief, kon worden opgesteld.[68] Elke selectielijst die een archivaris voor het individuele gemeentearchief opstelt, moet dan door de Algemeen Rijksarchivaris worden goedgekeurd.[69] Deze concrete selectielijst, die een overzicht biedt van de tijdelijke en permanent te bewaren archieven, is voor de gemeenten een duidelijke handleiding bij de vernietiging van archiefstukken. Dit betekent ook voor de Algemene Rijksarchivaris een aanzienlijke taakverlichting. Enkel voor de archieven die niet in de individuele selectielijst vermeld zijn en archiefmateriaal van voor 1945 moet hij wel nog zijn toestemming geven.[70] Verder in dit hoofdstuk wordt de inhoud van de selectielijst en de werkmethodes om deze op te stellen meer uitvoerig belicht.

Het opstellen van algemene richtlijnen, zoals voor de selectie van overheidsarchieven, is echter niet mogelijk voor de private archieven. De grote diversiteit en quasi uniciteit van elke organisatie zorgt ervoor dat het selecteren volgens algemene lineaire principes en gedetailleerde handleidingen onmogelijk wordt.[71] Bij de selectie en het eventueel opstellen van een selectielijst moet de informatiewaarde van de individuele en unieke private archieven dan ook telkens opnieuw afgewogen worden. Door het unieke karakter van deze archieven wordt de waardering en selectie ervan dan ook met grote zorg en voorzichtigheid benaderd en worden ze aan een micro- of mesoselectie onderworpen.[72]

Zoals hierboven al mocht blijken, staan de Belgische archiefwetenschappers nogal afkerig van het macroselectiemodel van PIVOT. Ze hechten wel belang aan de primaire waarde van archieven, maar onderstrepen vooral het belang van de secundaire cultuurhistorische informatiewaarde. Bij de archiefwaardering en het bepalen van de bewaartermijnen van de archieven moet men telkens met elk van deze twee facetten rekening houden. In het licht van deze criteria opteren heel wat archivarissen voor micro- of mesoselectie van het archief.[73]

Bij selectie van de archieven in een archiefinstelling of binnen de administratie, moet men in eerste instantie de wettelijke bewaartermijnen incalculeren. De administratie moet een aantal archiefdocumenten, zoals veel financiële bewijsstukken bij de boekhouding, bijhouden volgens een wettelijk vastgelegde termijn.[74]

Naast de wettelijke bewaartermijnen hebben de archieven een informatieve waarde voor dagelijkse werking van de organisatie. Heel wat archiefstukken hebben een belangrijke operationele relevantie of praktisch nut. De stukken worden beschouwd als het kortetermijngeheugen van de administratie. Ze bezitten door hun primaire informatie ook een belangrijke referentiewaarde bij het nemen van beslissingen of bij het uitstippelen van het toekomstige beleid.[75]

Daarnaast vormen de archieven belangrijk bewijsmateriaal van alle gevoerde activiteiten tegenover derden. Deze bewijskracht is slechts tijdelijk, maar loopt meestal langer dan de wettelijke bewaartermijn[76]. Toch respecteren vele instellingen deze verjaringstermijnen niet. Binnen de bedrijfslogica, waar kost en winst tegenover elkaar worden afgewogen, weegt de winst, de bewijskracht, niet op tegen de kost van de bewaarruimtes en het personeel.[77]

Daarnaast hebben vele archiefstukken een belangrijke historische waarde. Er worden binnen de Belgische context vooral stukken geviseerd die informatie bevatten over de oprichting, de doelstellingen, het beleid, de werkwijze van de organisatie en stukken die door de instelling worden geproduceerd en bewaard omdat zij de reden of grondslag van haar bestaan geven. Ook de archieven met een belangrijke anekdotische waarde, zoals jubilea, en archieven met een belangrijke illustratieve waarde kunnen hieronder gecatalogeerd worden.[78]

Over de manier waarop archiefwaardering en het opstellen van een selectielijst het best wordt aangepakt, bestaat dus nationaal een zekere consensus. Hieronder wordt de selectiemethode, die meestal gebaseerd is op internationaal aanvaarde normen zoals de ISO-norm 15489[79], uitgebreid besproken.

Een correcte archiefselectie betekent in de eerste plaats dat archivarissen de exacte waarde van de bronnen zo goed mogelijk kunnen inschatten. Archivarissen moeten daarom niet alleen perfect op de hoogte zijn van de wettelijke bewaartermijnen, het is ook belangrijk een goed zicht te hebben op de organisatiestructuur van de instelling en de taken en functies van de medewerkers om de waarde en het belang van de bronnen die voortspruiten uit deze taken en functies adequaat te valideren en om de administratieve bewaartermijn te kunnen vastleggen. Daarenboven is een grondige studie van de concrete archiefvorming een noodzakelijke stap om de cultuurhistorische waarde van de bronnen en ook het bewaarniveau van de stukken te bepalen.[80]

Om adequaat de bewaartermijnen van de archieven te kunnen bepalen, moet de archivaris permanent op de hoogte zijn van de soms snel veranderende wetgeving die van toepassing is op de bronnen van de instelling. Het is niet alleen van belang om kennis te hebben van de fiscale, boekhoudkundige, sociale of douanewetgeving; een archivaris moet ook weet hebben van de wetgeving die betrekking heeft op de specifieke organisatievorm.[81] Een grondige studie van de wetgeving kan de archivaris onder meer inlichten over het type, die wettelijk aanwezig moeten zijn, de vorm waarin die moeten worden bijgehouden en de periode van bewaring.[82]

Om de context waarin de archiefstukken worden opgemaakt of ontvangen volledig te kunnen achterhalen, is het als archivaris in eerste instantie noodzakelijk zich in te werken in de organisatiestructuur, -cultuur en de taken en de functies van de instelling. Deze elementen beïnvloeden namelijk in belangrijke mate de archiefproductie. Een goed inzicht in de werking van een organisatie is een extra troef bij het identificeren en waarderen van de archiefbronnen.[83] Het is belangrijk als archivaris ook oog te hebben voor de rol die de organisatie speelt in het maatschappelijke veld. Een correcte positionering ten opzichte van andere instellingen is een goed ankerpunt om in een latere instantie de waarde van de bronnen te bepalen.[84]

Een studie van de literatuur is daar meestal onvoldoende omdat ze vaak onvolledig en te oppervlakkig de organisatiestructuren en de taken blootlegt. Daarom is het aan te raden ook diverse interne archiefbronnen door te nemen. Het is van belang zich niet uitsluitend te beperkten tot jaarverslagen en andere algemene beleidsstukken omdat niet altijd met zekerheid kan gezegd worden dat ze het werkelijke functioneren van de instellingen weerspiegelen.[85]

Archivarissen maken daarnaast ook heel vaak gebruik van alternatieve informatiebronnen. Om een goed beeld te krijgen van de concrete werking van de organisatie en van het takenpakket van elke individuele medewerker, is een interview met de werknemers een interessante optie. Hoewel dat tijdrovend is, legt men als archivaris zo niet alleen nauwe contacten met de medewerkers, maar komt men vaak méér te weten dan wat in de literatuur of in de bronnen terug te vinden is.[86]

Nadat de interne organisatiestructuur en de taken en functies van de diensten volledig in kaart zijn gebracht, kan de archivaris dat uitgebreide overzicht als basis hanteren om de archiefbronnen correct in hun context te kaderen. Rekening houdend met de administratieve procedure, moet men per taak of functie trachten de concrete archiefvorming in te passen. Door deze archiefstudie valt onmiddellijk op welke archieven vreemd zijn aan het archief of afwezig zijn. Verder kan door deze studie, gekaderd binnen het specifieke takenpakket van de administratie, correct het bewaarniveau van de archieven bepaald worden.[87]

Door een intense studie van de bronnen kan men daarenboven op een correcte manier de inhoud van de bronnen achterhalen om dan in een later stadium de informatiewaarde specifieker te bepalen. Dat zou bij een oppervlakkige controle van de archiefvorming onmogelijk zijn.[88]

De archiefenquête is nog steeds het aangewezen middel om met het archiefmateriaal kennis te maken. Een enquête peilt meestal naar het archiefbeleid en het algemene archiefbeheer van de onderzochte administratie, maar is vooral gericht op het opsporen van de archiefselecties en het leren kennen van de aard van de drager, de ordening, omvang en jaarlijkse aangroei.[89] De enquête kan de archivaris een goed overzicht bieden van de volledige archiefproductie en kan tijdbesparend zijn, maar valideert slechts op een summiere manier de bronnen inhoudelijk. Een archiefenquête mag de archivaris er dan ook niet van weerhouden nadien de bronnen één voor één ter hand te nemen om ze op hun waarde te toetsen.

Vooraleer de archivaris de effectieve bronnenstudie start, kan een interview met de diensthoofden of andere medewerkers van de administratie de resultaten van de archiefenquête verder verduidelijken. De diensthoofden en medewerkers van een organisatie zijn namelijk het best vertrouwd met de aanwezige bronnen en kunnen de archivaris wegwijs maken in de archiefproductie, de structuur en de aard van het archief. Vervolgens kan de archivaris het bronnenonderzoek starten, met in de eerste plaats oog voor de inhoud en de ordening van de bronnen. Eventueel kan de archivaris dat onderzoek ook laten uitvoeren door de medewerkers van de organisaties zelf, weliswaar na een grondige opleiding.[90]

Op basis van de verzamelde kennis over wet- en regelgeving, de taken en functies, de administratieve procedure en de concrete archiefvorming, kan de archivaris de bronnen op een adequate manier valideren. Deze archiefwaardering gebeurt best in nauwe samenwerking met de betrokken administratie en collega-archivarissen die eveneens op het terrein actief zijn. De eerste kent heel goed de primaire, en eventueel ook secundaire waarde. Met dat laatste element zijn archivarissen dan weer beter vertrouwd.

Het resultaat van deze archiefwaardering kan op een efficiënte en systematische manier worden weergegeven in een selectielijst.[91] Een selectielijst kan het best worden gedefinieerd als een ‘staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden’[92].

De inhoud van een gestructureerde selectielijst kan men volledig uit de definitie afleiden. Een selectielijst is in de eerste plaats een opsomming van alle archiefbescheiden[93] en -bestanddelen[94] die in de administratie teruggevonden werden. Deze opsomming, in de vorm van een lijst, gebeurt het best op een systematische manier, per taak, functie of administratieve dienst wordt.[95]

Vervolgens wordt per archiefstuk of -bestanddeel de administratieve bewaartermijn weergegeven. Op basis van de wettelijke bewaartermijn, de eventuele bewijs- en verantwoordingskracht en de operationele waarde voor de administratie, bepaalt die hoelang het archief op de administratie bewaard kan blijven. Na afloop van deze administratieve bewaartermijn kunnen de archiefstukken of de -bestanddelen vernietigd of bewaard blijven. Een derde kolom bepaalt dan ook de eindbestemming van het archief: bewaren of vernietigen. In een laatste kolom van de selectielijst verantwoordt de archivaris telkens zijn beslissing. Deze verantwoording zorgt voor een grotere openheid ten overstaan van de administratie. De verantwoording biedt niet alleen tekst en uitleg over de gemaakte keuzes voor bewaren en vernietigen, maar geeft de gebruiker ook een grote controlemogelijkheid of de voorwaarden die bepalend zijn geweest bij deze beslissing, nog steeds geldig zijn.[96]

Op basis van deze lijst kan een administratie de archieven op een gestructureerde manier selecteren en vervolgens vernietigen. De effectieve selectie of de afzondering van archieven aan de hand van een duidelijke codering[97] of een registratie in de toegangen op deze archieven[98], voert men het best door tijdens de dynamische of de semi-dynamische fase. Beide benaderingen hebben voor- en nadelen. Selectie of het afzonderen van te vernietigen archiefbescheiden tijdens de dynamische fase heeft het voordeel dat de kennis over en de waardering van de archiefstukken op dat moment het grootst is of toch makkelijker te verwerven. De kans op fouten is dan ook geringer tijdens de dynamische fase. Bovendien heeft een vroege selectie het voordeel dat de effectieve vernietiging van de stukken na het wegvallen van de administratieve bewaartermijn snel en efficiënt kan worden doorgevoerd. De selectie van de archieven tijdens de semi-dynamische fase heeft dan weer het voordeel dat de selectie en de vernietiging gelijktijdig kunnen gebeuren. Belangrijker is echter dat men veel beter rekening kan houden met de effectieve archiefproductie. Het is mogelijk om efficiënt in te spelen op een eventuele andere inhoud van de archiefstukken of het verlies van archiefstukken op een ander bewaarniveau waardoor men de adviezen die in de selectielijst worden gegeven, makkelijker aan de situatie op het terrein kan aanpassen.[99]

Een selectielijst mag dan ook niet als een automatisme worden toegepast. Steeds moet bij de selectie van de archiefstukken of -bestanddelen een aantal punten gecontroleerd worden: nagaan of de voorwaarden voor selectie nog steeds dezelfde zijn, of de selectie wordt toegepast op de juiste periode en de juiste archiefvormer, of de inhoud of vorm van de archiefstukken niet werd gewijzigd, of bij dubbele bewaring het eersterangsdocument is bijgehouden en of het etiket van de mappen wel de inhoud dekt.[100] Als in specifieke gevallen de voorwaarden die werden vooropgesteld in de selectielijst niet langer dezelfde zijn, is het noodzakelijk om de lijst niet te volgen. Wanneer diepgaande veranderingen optreden, dan is een aanpassing van de selectielijst onvermijdelijk.[101]

Elke selectielijst heeft dan ook maar een beperkte geldigheidsduur. Regelmatig verandert de inhoud of de vorm van de archiefstukken. Een administratie is geen statisch gegeven, wat betekent dat nieuwe taken bijkomen of oude wegvallen. Het is dan ook een must om elke selectielijst van een administratie regelmatig onder de loep te nemen en zo nodig te actualiseren.[102]

Nadat de archiefstukken en –bestanddelen die voor vernietiging in aanmerking komen hun administratieve bewaartermijn verloren hebben, kunnen ze effectief vernietigd worden. Bij overheidsarchieven of andere archieven die verplicht moeten worden neergelegd in het Rijksarchief, bestaat daarvoor een aanzienlijke procedure. Bij de vernietiging van archieven die niet gebonden zijn aan de verplichte neerlegging, zoals dat in deze verhandeling het geval is, hoeft echter geen vaste procedure doorlopen te worden.[103]

Toch is het aan te raden om de vernietiging van de archiefstukken en -bescheiden op een systematische manier te laten gebeuren. Men kan als organisatie bijvoorbeeld jaarlijks op een vastgelegd moment alle archiefbescheiden waarvan de administratieve bewaartermijn dat jaar verlopen is, vernietigen. Deze procedure is gemakkelijk en neemt weinig tijd in beslag wanneer men als administratie werk gemaakt heeft van een grondige en consequente selectie.

Naast de selectie van archiefstukken of -bestanddelen kan een administratie zijn archief ook aan een grondige schoning onderwerpen. Het schonen betekent in eerste instantie het verwijderen van alle archiefbescheiden die niet in het bestand thuishoren. Dergelijke stukken werden niet opgemaakt of ontvangen door de administratie in functie van haar taak of opdracht. Het gaat bijvoorbeeld om reclamedrukwerk, enveloppen of plastiek mapjes. Verder kunnen tijdens de schoning van het archief ook alle dubbels of meervoudige exemplaren, uittreksels van stukken die zich al in het archief bevinden, blanco bladen of onnuttige kladnotities verwijderd worden. Hetzelfde geldt voor routinebriefwisseling, zoals korte uitnodigingen voor een vergadering of begeleidende brieven.[104]

Men hoeft enkel de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan een grondige schoning onderwerpen. De schoning wordt best toegepast bij het afsluiten van een dossier. Wanneer de archiefbestanddelen geen dossiers zijn, kan men beter op regelmatige tijdstippen de series of onderwerpsmappen schonen. Als echter geen vaste regeling wordt getroffen, gebeurt de schoning vaak inconsequent of past men ze na een tijdje niet meer toe.[105]

Vanaf de start van de vzw Oxfam-Wereldwinkels in 1975 heeft de vereniging, in 1994 aangevuld met de CV Oxfam Fairtrade, een sterke groei gekend. Wat begon als een kleine groep geëngageerde jongeren, is uitgegroeid tot één van de meest toonaangevende ngo’s in België. De sterke groei heeft tot gevolg gehad dat het nationaal secretariaat van de vzw, en later ook van CV, is uitgebreid van een eenmanssecretariaat tot een vast personeelsbestand van om en bij de zestig medewerkers die samen de werking van beide organisaties coördineren.[106]

De sterke stijging van het aantal medewerkers heeft geleid tot een toename van de taken en functies van dit nationaal secretariaat, maar ook tot een voortdurend veranderende organisatiestructuur. De laatste, heel ingrijpende wijziging dateert nog maar van 2003.[107] Deze regelmatige herstructureringen van de organisatorische werking van het nationaal secretariaat, gecombineerd met de afwezigheid van een centraal gecoördineerd archiefbeleid, heeft ervoor gezorgd dat de archieven van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade vaak geëindigd zijn in een onoverzichtelijke papiermassa.

De situatie was zo uit de hand gelopen dat bij de overdracht van archief van het nationaal secretariaat naar het Amsab-ISG in het kader van een samenwerkingsakkoord, de archiefinstelling niet veel kon aanvangen met het archief. De interne ordening was volledig verwaarloosd, waardoor de selectie en een eerste beschrijving het Amsab-ISG heel wat tijd en energie gekost hebben. Het opmaken van een inventaris bleek zelfs onmogelijk te zijn.

Het Amsab-ISG besloot dan ook om het dynamisch archiefbeheer van het nationaal secretariaat structureel te begeleiden. De eerste onderhandelingen voor een intensere begeleiding van Oxfam-Wereldwinkels werden gestart in het vroege najaar van 2003. Het nationaal secretariaat ging zeer dankbaar op dat voorstel in, omdat ook daar al enkele jaren de nood van een centraal gestructureerd archiefbeleid aangevoeld werd.

Een effectieve samenwerking was pas gepland voor midden 2004, maar mijn voorkeur voor een specialisatie in het dynamisch documentbeheer en de stage-uren die aan deze verhandeling verbonden waren, boden zowel voor het Amsab-ISG als voor Oxfam-Wereldwinkels een uitgelezen kans om vervroegd met de begeleiding van start te gaan. De stage was bijgevolg een eerste aanzet voor een latere permanente begeleiding vanuit het Amsab-ISG zelf.

Samen met mijn stagebegeleider op het Amsab-ISG, Piet Creve, mijn promotor Prof. Dr. Frank Scheelings, en de directie en informaticus van het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade werd begin december 2003 een strategisch plan opgesteld om het dynamisch archiefbeheer van Oxfam-Wereldwinkels in goede banen te leiden. Binnen het kader van een scriptieonderzoek en rekening houdend met de wensen en noden van zowel het Amsab-ISG als van het nationaal secretariaat, werd besloten om voor alle diensten op het nationaal secretariaat van het papieren archief een selectielijst op te stellen die verder door de diensten als handleiding gebruikt kon worden. Deze selectielijst zou tot stand komen op basis van een geïntegreerde archivistische studie die rekening zou houden met onder meer de administratieve, de juridische, de culturele en de wetenschappelijke waarde van archieven.[108]

Bij archiefselectie en het opstellen van een selectielijst is het belangrijk om de archieven correct te kunnen kaderen binnen de organisatiestructuur en de al dan niet wettelijke taken en functies van de van de instelling.[109] In eerste instantie betekende dat het doornemen van de jubileapublicaties, de jaar- en activiteitenverslagen, de vijfjarenplannen en andere interne beleidsdocumenten. Ze boden een goed beeld van de algemene werking, taken en de functies van Oxfam-Wereldwinkels.

Deze basiskennis was slechts een startpunt om op een adequate manier de organisatie en de interne werking volledig onder de knie te krijgen. Aan de hand van externe, vaak wetenschappelijke literatuur over onder meer de organisatiestructuren van zowel een vzw als een CV, de boekhouding en aankoop- en verkooppraktijken werd het mogelijk om een goede achtergrond op te bouwen in verband met de specifieke taken van diverse technische diensten van de CV en vzw. Anderzijds raadpleegde ik ook diverse websites, brochures en andere informatiebronnen over de andere lokale, nationale en internationale ngo’s en organisaties waarmee de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade samenwerken om de doelstelling van beide, nauw aan elkaar verwante (cf. infra) organisaties mee vorm te geven. De positie van Oxfam-Wereldwinkels, maar ook van Oxfam Fairtrade in het nationale en internationale middenveld kon hierdoor nauwkeurig worden bepaald.

Deze meer uitgebreide kennis van de basiswerking van de organisatie en samenwerkingsverbanden met andere organisaties zorgden voor een goede basis om via een uitgebreid interview met de directie, de diensthoofden en andere medewerkers van het nationaal secretariaat de taken en functies van de diverse diensten nauwkeurig te bepalen. Alles samen werd van achtentwintig mensen een interview afgenomen, met daarnaast nog een aantal informele gesprekken met andere medewerkers. De interviews gaven niet alleen een goed beeld van de specifieke taken en opdrachten van elke dienst of van elke individuele medewerker, maar leverden ook veel informatie op over de basiswerking en de specifieke samenwerkingsverbanden.

De interviews met de directie, diensthoofden en andere medewerkers van het nationaal secretariaat waren niet alleen opgezet om een volledig beeld te krijgen van de taken en functies van de dienst, maar golden ook als een kennismaking met het dynamisch of semi-dynamisch archief dat op de diensten terug te vinden was. Deze eerste globale studie was sterk gebaseerd op een archiefenquête zoals veel archiefwetenschappers die vooropstellen als een belangrijk medium om de archiefproductie te overzien. [110]

Op basis van enkele voorbeeldenquêtes[111] en een aantal goede voorbeeldvragen[112] werd in eerste instantie een enquête samengesteld op maat van de organisatie. De enquête peilde naar het algemeen archiefbeleid en -beheer van de dienst. Vervolgens werden alle series en onderwerpsmappen overlopen en werd van elke serie of onderwerpsmap de identificatie, de interne ordening, de omvang, de aangroei, de algemene inhoud en het belang daarvan, de administratieve bewaartermijn en de selectie van de bron door de administratie achterhaald[113]. De enquête zou vervolgens stap voor stap met de geïnterviewde worden overlopen. Er werd niet gekozen om de enquête door de medewerkers van het nationaal secretariaat te laten invullen omdat bij niet correct of onvolledig invullen nadien nog heel wat extra onderzoekswerk noodzakelijk zou zijn.[114]

Na het afnemen van enkele archiefenquêtes werd meteen afgestapt van de al te strakke interviewtechniek omdat de praktijk uitwees dat het geen efficiënte werkmethode was. De medewerkers vertelden vaak honderduit. Vele interviews mondden uit in een vertrouwelijk gesprek. Onderbreken was niet altijd mogelijk en wenselijk omdat de interviews toch interessante informatie over de archiefbronnen opleverden, meer dan oorspronkelijk was vooropgesteld.

Nog steeds op basis van de kernaspecten van de archiefenquête peilde ik vervolgens in een eerder informeel interview naar de kwaliteit van het archiefbeheer en de archiefzorg op de dienst. Tijdens het interview werden ook de diverse series, dossiers en onderwerpsmappen die op de dienst terug te vinden waren, globaal overlopen en de waarde ervan voor de werking van de dienst besproken. Ook de interne ordening en de jaarlijkse aangroei van de mappen werd samen bekeken en besproken.

De interviews met de directie, diensthoofden en andere medewerkers hadden mij op relatief korte tijd een globaal overzicht gegeven van de archieven die op de diverse diensten aanwezig waren. Alle archieven konden nu grosso modo binnen het takenpakket van de diensten worden geplaatst en tevens was het belang voor de werking van de dienst duidelijk geworden.

Met deze basiskennis startte ik vervolgens een diepgaand bronnenonderzoek van de diensten, met uitzondering van drie: de archieven van de Financieel Directeur en Algemene Diensten, Het Algemeen Secretariaat en de Publicatiedienst. Deze diensten werden na het afnemen van het interview om diverse redenen niet verder bestudeerd. De Financieel Directeur en Algemene Diensten was pas een jaar in dienst en heeft tot op heden geen secretaresse ter beschikking. In de archieven van de directeur was geen enkele ordening aan te treffen. Alle archief lag op een rek of in een doos en geen enkel stuk zat in een map opgeborgen. Binnen het tijdsbestek van dit onderzoek was het onmogelijk om daarin enige ordening aan te brengen. Het Algemeen Secretariaat bleek geen archief te bewaren, omdat het enkel de taak uitoefent van doorgeefluik van informatie naar de diverse diensten op het nationaal secretariaat. De Dienst Vormgeving en Publicatie echter hield zijn archieven correct en volledig bij volgens algemeen aanvaarde archivistische principes, in tegenstelling tot alle ander diensten. Daarom werd, in onderling overleg met mijn stagebegeleider en mijn promotor, besloten om deze dienst niet te behandelen, en om vooral te concentreren op alle andere diensten waar het wel noodzakelijk was een aantal structurele verbeteringen aan te bevelen.

Met uitzondering van deze drie diensten nam ik op elke dienst de diverse series, dossiers en onderwerpsmappen ter hand en toetste ik de archieven vervolgens aan een aantal essentiële archivistische principes waarnaar in de enquête werd gepeild: de identificatie, de inhoud van de archieven, het verband met de specifieke taken en functies van de dienst, de interne ordening, de administratieve bewaartermijn en het selectiebeleid. Wanneer onduidelijkheden over onder meer de inhoud van de serie of onderwerpsmappen de kop opstaken, werd telkens aan het diensthoofd of andere medewerkers van de dienst extra toelichting gevraagd.

Dit diepgaand onderzoek van de bronnen leverde een schat aan informatie op over de inhoud, de ordening en het administratieve belang van de series en onderwerpsmappen. Deze uitgebreide kennis over het archief van de diverse diensten op het nationaal secretariaat bood mij niet alleen de gelegenheid om een adequate selectielijst op de stellen en het bewaarniveau van de stukken te bepalen, maar was ook een extra troef om in verband met de interne ordening van de archieven een aantal eenvoudige, maar structurele aanbevelingen te formuleren.

Om de archieven van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade op een adequate manier te valideren en te selecteren, heb ik diverse gangbare archiefselectietheorieën in Europa, De Verenigde Staten, Canada en Australië. Ik moest echter vaststellen dat heel wat selectietheorieën tot op vandaag zich bijna uitsluitend toespitsen op overheidsarchieven en in veel mindere mate ook de private archieven problematiseren.[115] Daar waar men toch het belang van selectie en de selectieproblematiek van niet-overheidsarchieven ter harte nam, spitste de studie zich vooral toe op bedrijfsarchieven.[116] De selectieproblematiek van ngo’s is tot op vandaag eerder sporadisch behandeld in enkele artikels.[117]

Toch is de invalshoek van deze enkele artikels, samen met de pragmatische kijk op archieven die onder andere Griet Maréchal verdedigt, van groot belang geweest voor de waardering en selectie van de archieven op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade. Het valideren van de aangetroffen archieven gebeurde permanent in overleg met de medewerkers van de diensten en mijn stagebegeleider op het Amsab, Piet Creve. In navolging van de private archiefinstellingen als het KADOC of het Amsab, en rekening houdend met het historisch bewustzijn van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, werd het archief met grote omzichtigheid gevalideerd. Tijdens de waardering van de archieven werd getracht met een zo breed mogelijk spectrum van parameters rekening te houden. Na een grondige studie van de archieven werden de archieven van het nationaal secretariaat in eerste instantie geselecteerd op hun administratieve of primaire waarde[118], om vervolgens alle stukken te toetsen op hun cultuurhistorische informatiewaarde. [119] Tijdens de selectie van het archief dan ook de meso- tot microselectietechniek toegepast.[120]

Primair is bij het bepalen van de administratieve bewaartermijn in eerste instantie rekening gehouden met de wettelijke bewaartermijnen van de bronnen. Hiervoor heb ik mij gebaseerd op wetenschappelijke literatuur die over deze materie is verschenen, op diverse eindverhandelingen die in het kader van de interuniversitaire archiefopleiding zijn geschreven en op gegevens van het Internet. Daarnaast zijn ter controle de diverse wetteksten geraadpleegd waarnaar deze verhandelingen verwezen. Ik heb echter moeten vaststellen dat de gegevens in de eindverhandelingen[121] en op het Internet[122], waarop ik mij in eerste instantie had gebaseerd, niet altijd correct waren. Heel wat wetteksten waren ofwel al een tijdje aangepast of bevatten zelfs helemaal geen informatie over wettelijke bewaartermijnen. Daarom is onder meer aan de hand van het Belgisch Staatsblad de correcte bewaartermijnen opgezocht.

In tweede instantie is bij het bepalen van de administratieve bewaartermijn rekening gehouden met de informatiewaarde van de archieven voor een vlotte werking van de diensten. Heel wat archiefstukken hebben een belangrijke operationele relevantie of praktisch nut bij de dagdagelijkse werking van de administratie. De bronnen hebben niet alleen een belangrijke bewijskracht[123], maar zijn vooral een belangrijke referentiewaarde bij het nemen van beslissingen of bij het uitstippelen van het toekomstige beleid.[124] Deze primaire informatiewaarde van de archiefstukken werd tijdens het interview met het diensthoofd en tijdens andere informatieve gesprekken met de medewerkers achterhaald.

Archieven hebben naast hun primaire waarde, heel vaak ook een historische informatiewaarde. Bedrijfsarchieven, maar zeker en vast ook ngo-archieven kunnen heel wat interessante stukken bevatten die een nieuwe dimensie bieden aan de latere kijk op onze maatschappij. Toch hebben veel wat instellingen, en in het bijzonder ondernemingen, binnen hun vooropgestelde kosten-batenanalyse geen oog voor deze secundaire informatiewaarde. Daardoor hebben archivarissen vaak geen enkele stok achter de hand om de instellingen ervan te overtuigen het interessante archiefmateriaal, weliswaar na selectie, toch permanent bij te houden.[125] Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade daarentegen hebben wel altijd beseft dat hun archieven een belangrijke secundaire informatiewaarde bezitten. Van bij de start van de ngo in 1975 heeft het nationaal secretariaat een ruimte vrijgemaakt om het archief van de instelling permanent bij te houden. Sinds enkele jaren werd deze ruimte echter te klein en is de samenwerking met het Amsab-ISG gestart.

Dit historisch bewustzijn is een belangrijke factor, waarmee bij het valideren van de archieven van het nationaal secretariaat zeker en vast rekening moet worden gehouden. Zoals vermeld werd zoveel mogelijk rekening gehouden met een zo breed mogelijk spectrum van waarden. In navolging Godfried Kwanten werd het dynamisch archief op het nationaal secretariaat gevalideerd met ‘de fluwelen handschoen’.[126] Een selectie op stukniveau was, gezien de omvang van het archief, niet mogelijk. De waarde van de archieven werd bepaald op het niveau van de serie of onderwerpsmap. Toch werd telkens de inhoud van deze series en onderwerpsmappen bestudeerd aangestipt welk type documenten wel of niet in aanmerking komen voor een permanente bewaring. Tijdens de validering werd onder meer rekening gehouden met de adviezen van Griet Maréchal (cf. supra)[127]. Archieven met een belangrijke formele waarde, zoals de notulen van de beleidsorganen, maar ook de archieven met een belangrijke inhoudelijke informatie typerend voor de werking van de interne organisatie werden bijgehouden. Ook de archieven met een belangrijke anekdotische waarde, zoals jubilea, en archieven met een belangrijke illustratieve waarde vallen daaronder.[128]

Alle verzamelde informatie en verwerkte resultaten, de archiefselectie en de aanbevelingen voor een betere interne ordening, komen uitgebreid aan bod in het tweede deel van deze eindverhandeling.

In het eerstvolgende hoofdstuk wordt echter eerst nog een globaal overzicht gegeven van de geschiedenis en de organisatiestructuur van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade.

Alle daaropvolgende hoofdstukken, één per één dienst, zijn geweid aan de rapportage van de verzamelde en verwerkte gegevens. Elk hoofdstuk bekijkt in eerste instantie op een gestructureerde manier de taken en functies. Vervolgens wordt per dienst de archiefproductie en de archiefwaarde van deze archieven en de definitieve eindbestemming, bewaren of vernietigen, overlopen. De beslissingen wordt telkens verantwoord. Verder wordt ook de ordening van de stukken op de dienst overlopen en worden daarvoor, indien dat nodig was, een aantal duidelijke aanbevelingen geformuleerd voor een betere bewaring.

Tijdens het onderzoek werd echter vastgesteld dat heel wat diensten met gelijklopende problemen geconfronteerd worden. Om de bespreking van de archiefproductie niet nodeloos lang te maken en meermaals dezelfde problemen te moeten herhalen, werd ervoor geopteerd om, vooraleer de archiefbespreking wordt gestart, in een apart hoofdstuk deze problemen aan te kaarten en een aantal structurele oplossingen aan te bieden (cf infra). Tot slot wordt per dienst aan het eind van de archiefbespreking in een overzichtelijke selectielijst de genomen beslissing, een permanente bewaring of een vernietiging na het verloop van de administratieve bewaartermijn, nogmaals duidelijk herhaald. Toch is de selectielijst slechts een samenvatting en moet die dan ook steeds samen met de uitgebreide bespreking van de bronnen die de selectielijst voorafgaat, bekeken worden.

De selectielijst voor het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels is gelijklopend aan het type selectielijst waarvoor ook Griet Maréchal opteerde, maar verschilt niettemin op een aantal kleine punten. De selectielijst die in deze eindverhandeling wordt gehanteerd, behandelt, na het overzicht van de archiefproductie, in een tweede kolom de wettelijke bewaartermijn en vervolgens in een derde kolom de definitieve bestemming, gecombineerd met de administratieve bewaartermijn. Er werd bewust geopteerd de wettelijke bewaartermijn duidelijk te vermelden omdat na het bronnenonderzoek meermaals werd vastgesteld dat de diensten deze wettelijke termijnen niet altijd kennen of opvolgen. In een derde kolom wordt de definitieve eindbestemming van de archieven weergegeven. Enkel van de archieven die niet voor permanente bewaring in aanmerking komen, wordt de administratieve bewaartermijn erbij vermeld. Tot slot wordt elke beslissing duidelijk verantwoord. Deze verantwoording laat de gebruiker van de selectielijst niet alleen toe de motieven voor vernietiging of bewaring te achterhalen, maar ook de voorwaarden voor vernietiging op hun waarde te toetsen.

In dit hoofdstuk was het de bedoeling om voor de specifieke context van het nationaal secretariaat een theoretische basis en een bruikbare methode uit te werken om het jaren lang verwaarloosde archief te kunnen selecteren en stroomlijnen. Na het bestuderen en toetsen van diverse nationale en internationale archiefselectietheorieën, werd besloten om het onderzoek te baseren op de eerder pragmatische benadering van archiefselectie die de Belgische archivarissen typeert. Daardoor sluiten we ook aan bij de methodes van het Amsab-ISG, dat door een samenwerkingakkoord met het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade de archieven beheert.

In deze benadering staat, naast het primaire administratieve belang, de permanente informatiewaarde van de stukken centraal. Daarom hebben we geopteerd voor een combinatie van een micro- en meso-onderzoek van de archiefbronnen. In de lijn van wat de literatuur voorschrijft, hebben we daarom een literatuuronderzoek gevoerd over de werking en de structuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, interviews afgenomen, een archiefenquête opgesteld en een diepgaand bronnenonderzoek gevoerd.

Deze methode bleek echter niet altijd even vlot te verlopen. Vooral de nauwgezette opvolging van de strak gestructureerde archiefenquête tijdens het interview bleek in de praktijk weinig productief. De klemtoon van het archiefonderzoek kwam dan ook te liggen op het bronnenonderzoek, in combinatie met een eerder vlot interview met de individuele medewerker.

Zoals uit de probleemstelling en de theoretische uitwerking is gebleken, is bij het opstellen van een selectielijst van een administratie een grondige kennis van de geschiedenis en de organisatiestructuur onontbeerlijk. In de casus die hier wordt uitgewerkt, is dat zeker het geval.

Oxfam-Wereldwinkels heeft immers in een relatief korte periode, ongeveer dertig jaar, een enorme expansie meegemaakt. Bovendien combineert de organisatie de politiek inhoudelijke activiteiten van een ngo met de bedrijfseconomische werking die eigen is aan de verkoopswerking. Deze factoren zijn het ideale recept geweest voor een woelige institutionele evolutie, en hebben ook de context waarin een centraal archiefbeleid maar niet van de grond kwam, met de bekende gevolgen gevormd.

In dit hoofdstuk zullen we eerst in grote lijnen de geschiedenis van de organisatie overlopen, waarbij we de institutionele hervormingen summier en in functie van het historisch exposé kort aanraken. In een tweede deel gaan we vervolgens dieper in op de evolutie van de organisatiestructuren van de vzw Oxfam-Wereldwinkels, de CV Oxfam Fairtrade en het nationaal secretariaat. We trachten daarbij het verhaal op te hangen aan een aantal scharniermomenten: de oprichting van de vzw in 1975, van de CV in 1994, en de grote hervormingen van 2003.

De naam ‘Oxfam’ is ontstaan in het Engeland van het midden van de jaren veertig van de twintigste eeuw. Tijdens de Tweede Wereldoorlog werd in Oxford het ‘National Famine Relief Committee’ opgericht – vandaar het letterwoord Oxfam -, dat zich inzette voor oorlogsslachtoffers op het continent. De organisatie zette druk op de Britse regering voor een betere bedeling van voedsel en medicijnen en richtte een steunfonds op voor dienstweigeraars.[129] Na 1945 zetten de vrijwilligers hun engagement verder. Het actieterrein van het Committee verlegde zich eerst naar de steun voor oorlogsslachtoffers over de hele wereld, maar evolueerde in de loop van de jaren zestig naar ontwikkelingssteun voor de Derde Wereld. De klemtoon kwam te liggen op het aanklagen van de Noord-Zuidverhoudingen. Educatie en informatie moesten de mensen bewust maken van de wantoestanden in het Zuiden en de rol daarin van het rijke Noorden.[130]

Geïnspireerd door een ontmoeting met Oxfam-UK tijdens een reis in Rwanda, besloten een aantal edellieden in 1964 ‘Oxfam in België’ als zusterorganisatie op te richten[131]. In 1969 startten Franstalige dames van goeden huize met de uitbating van de eerste Oxfam-giftshop. Deze eerste initiatieven in België ontwikkelden zich echter vanuit een eerder paternalistisch en conservatief gedachtegoed. Ze kunnen worden gezien binnen een toenmalige golf van caritatieve missionerings- en liefdadigheidsinitiatieven, die echter de oorzaak van het probleem niet aankaartten.[132]

De paternalistische initiatieven van de rijkere burgerklasse staken dan ook schril af tegen de idealen van de jongeren van mei ‘68. Zij verwierpen het caritatieve karakter van geldinzameling. Omdat volgens hen de kloof tussen Noord en Zuid een structureel probleem was, legden zij – in navolging van het Britse voorbeeld – de nadruk op bewustmaking en politieke actie. Ze ondersteunden het motto ‘Trade, not aid’ van de landen uit het Zuiden die tijdens de ‘United Nations Conference on Trade en Development’ (UNCTAD) in 1968 hun stem hadden laten horen. De samenwerking met de giftshops liep dan ook niet van een leien dakje. [133]

Samen met Pierre Galand en Gilbert Hubert, dienstweigeraar en vrijwilliger bij de ‘Internationale Vrijwillige Hulpdienst’, en met de opmerkelijke financiële steun van Baron Allard, opende Petra van Look in 1971 een eigen ‘Oxfam Shop’ in Antwerpen.[134] Politieke actie en educatie vormden de hoofdpijlers van deze wereldwinkel. Daar startte ook de prille verkoop van Cubaanse rietsuiker en koffie uit Tanzania als middel om de klant bewust te maken van de acute Noord-Zuidproblemen.[135]

Het winkelactiemodel kreeg snel navolging in Vlaanderen. Eind december 1971 hadden acht winkeltjes de deuren geopend, waarvan vijf aangesloten bij Oxfam. Al snel werd gezocht naar samenwerkingsmogelijkheden voor de aankoop van producten, wat leidde tot de uitbouw van een centraal magazijn in de Antwerpse wereldwinkel. In 1973 werd er een eerste nationaal weekend georganiseerd om de violen ook op het vlak van de politieke actie gelijk te stemmen.[136] Het jaar daarop besloot men van start te gaan met een tijdschrift – het WeeWeekrantje – om de communicatie tussen de wereldwinkels te bevorderen.[137]

1975 betekende een grote sprong voorwaarts. Door de intense contacten tussen de wereldwinkels, de vele gezamenlijke acties en de groeiende gemeenschappelijke aankoop van producten, werd besloten om ook in de toekomst verder samen te werken. De verschillende vrijwilligers staken de koppen bij elkaar om gemeenschappelijke statuten, een huisreglement en een basisvisie uit te werken. Negentien van de vijfendertig wereldwinkels in Vlaanderen stapten in 1975 mee in wat doorheen de jaren die erop volgden een succesverhaal zou worden: de vzw ‘Oxfam-Wereldwinkels’.[138]

De wereldwinkels die zich bij de start in 1975 of nadien engageerden, onderschreven een gemeenschappelijke, marxistisch geïnspireerde visietekst als basis voor hun actie.[139] Daarin pleitten ze voor een solidaire maatschappij met gelijke machtsverhoudingen tussen Noord en Zuid, met een directe democratie, eerlijke rechtspraak en de eerbiediging van de rechten van de mens. Het kapitalisme als systeem werd verworpen, zonder echter enige realiteitszin te verliezen.[140]

De maatschappijvisie is in de loop der jaren verder uitgewerkt, aangepast of zelfs drastisch veranderd. Telkens ging dat gepaard met uitgebreide discussies, die jaarlijks uitmondden in thematische wereldwinkeldagen.[141] Ondertussen zijn er sinds de start in 1975 vijf nieuwe basisteksten geschreven.[142] Globaal kan men stellen dat de wereldwinkelvisie de laatste jaren steeds gematigder is geworden. De idealen van het eerste uur zijn niet meer zo sterk geformuleerd. Politieke actie en educatie blijven de belangrijkste doelstelling waarop de hele beweging zich concentreert, maar toch moet worden vastgesteld dat de uitbouw van de handelsfactor steeds sterker wordt benadrukt.[143]

Begin de jaren negentig groeide de vzw Oxfam-Wereldwinkels als nooit tevoren. Het aantal erkende wereldwinkels steeg tot meer dan 150, het aantal verkooppunten[144] tot boven de 200. Door de verkoop van meer gediversifieerde en kwalitatief hoogstaande producten bereikte de omzet van het nationaal secretariaat in vijf jaar tijd de kaap van de 2,5 miljoen euro, en al snel ook die van 5 miljoen.[145]

Door deze steeds hogere verkoopscijfers en de sneller stijgende omzet werd het voor Oxfam-Wereldwinkels als vzw onmogelijk om de steeds belangrijker wordende handelsactiviteiten nog langer uit te oefenen. Oxfam-Wereldwinkels richtte daarom een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op, ‘Oxfam-Wereldwinkels Verdeelcentrum CVBA’. Deze CVBA, verder CV genoemd, zou voortaan instaan voor alle handelsactiviteiten van Oxfam-Wereldwinkels. De vzw wilde echter de banden met de CV zeer sterk aanhalen, waardoor de werking van de CV volledig in het teken stond van de vzw.

De maatschappelijke visie van Oxfam-Wereldwinkels krijgt vorm door drie essentiële pijlers waarop de volledige werking van de organisatie is gebaseerd. Met de al aangehaalde politieke actie en educatie wil Oxfam-Wereldwinkels de mensen vooral bewust maken van de knelpunten en problemen van onze huidige maatschappij. Met de verkoop van eerlijke producten wil Oxfam-Wereldwinkels aantonen dat er valabele en haalbare alternatieven bestaan die een betere wereld mogelijk maken.

Handel, educatief werk en politieke actie kunnen echter niet los van elkaar worden gezien. Wie een pakje koffie koopt, doet namelijk aan rechtvaardige handel, koopt een stukje informatie en geeft tegelijk een politiek signaal.

In het streven naar een betere wereld tracht de organisatie de mensen bewust maken van de ongelijke machtsverhoudingen. Oxfam-Wereldwinkels wil een tegenbeweging van kritische en geëngageerde mensen op gang brengen die de huidige machtsverhoudingen in vraag durft stellen. Oxfam-Wereldwinkels klaagt door talrijke thematische acties en campagnes zowel structurele als actuele maatschappelijke problemen aan, maar probeert door deze acties ook concrete resultaten te bereiken door druk uit te oefenen op de politieke en economische wereld. Om de acties en campagnes niet onopgemerkt te laten voorbijgaan, werkt Oxfam-Wereldwinkels regelmatig samen met andere organisaties uit het maatschappelijk middenveld, zoals 11.11.11., VAKA - Hand in Hand (Vereniging voor vrede en verdraagzaamheid vzw.) of Vlaams Overleg Duurzame Ontwikkeling (VODO).

De acties en campagnes vertalen zich niet uitsluitend in éénmalige publieke manifestaties. Ook de lokale wereldwinkel voert vaak op lange termijn actie rond die thema’s die aansluiten op de wereldhandel via goed zichtbare affiches, bijpassende eerlijkehandelsproducten en informatieve literatuur.

Naast het voeren van acties en campagnes, probeert de lokale wereldwinkel zich ook te profileren als informatiecentrum voor geïnteresseerde bezoekers. Daar waar acties en campagnes de brede massa bewust willen maken van de huidige maatschappelijke en economische problemen in de wereld, kan de bezoeker in het uitgebreide informatieaanbod in de wereldwinkel meer achtergrondkennis verkrijgen.

Dit informatieaanbod wordt via diverse kanalen aangereikt. Elke verpakking van een Oxfam Fair Trade-product geeft uitleg over de producent en het land van herkomst. De meeste wereldwinkels beschikken ook over een uitgebreide educatieve hoek met boeken, brochures en infomappen over uiteenlopende thema’s. De klanten kunnen een groot deel van dat educatief materiaal aankopen of uitlenen. Ook het magazine van Oxfam-Wereldwinkels, de website van de organisatie en andere fora bevatten heel wat informatie.

De lokale wereldwinkel is niet alleen een forum voor politieke actie en educatie, het is en blijft in de eerste plaats een winkel. De wereldwinkels verkopen eerlijke producten, eerlijk omdat aan de producenten in het Zuiden een rechtvaardige productprijs wordt betaald en omdat die niet verdwijnt in de zakken van de grote multinationals en tussenhandelaars. Door de producten voor een eerlijke prijs aan te kopen, biedt Oxfam-Wereldwinkels de lokale producenten een kans om zich beter te organiseren en enigszins te concurreren met de commerciële grootmachten.

Oxfam-Wereldwinkels doet echter meer dan het betalen van een eerlijke prijs. De organisatie engageert zich voor een langere periode zodat de partners kunnen rekenen op een stabiele afzet en op langere termijn kunnen plannen en investeren. Door het betalen van een voorschot blijven de producten uit handen van geld- en kredietwoekeraars.

De producenten waarmee Oxfam-Wereldwinkels samenwerkt, moeten echter aan een aantal vooropgestelde criteria voldoen. Elke partner moet onder meer openstaan voor een democratische, sociale, vrije en niet-discriminerende samenleving. Deze essentiële waarden moet hij ook zelf toepassen. Daarnaast hecht Oxfam-Wereldwinkels ook belang aan een milieubewuste teeltwijze van de producten.

Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade werken zelf uitsluitend samen met producenten van voedingswaren. Deze voedingsproducten worden in de wereldwinkel verkocht onder het huismerk ‘Oxfam Fair Trade’.

Wie echter ooit al een wereldwinkel is binnengestapt, weet dat ze niet alleen voedingswaren verkopen, maar ook heel wat artisanaat en andere solidariteitsproducten. Het artisanaat wordt aangekocht bij de Belgische zusterorganisatie Magasins du Monde-Oxfam en bij de Fair Trade Organisatie[147]. Beiden staan garant voor het voeren van een eerlijke handel met producenten uit het Zuiden. De wereldwinkels verkopen ook solidariteitsproducten van onder meer Oxfam-Solidariteit[148], Greenpeace, Amnesty International of 11.11.11. De winst op deze producten gaat steeds naar een goed doel.

Bij de bespreking van de beleidsorganen kunnen we een duidelijk onderscheid maken tussen de beleidsorganen, die het beleid van de organisatie bepalen, en de werkstructuren die hoofdzakelijk het vooropgestelde beleid mee vorm geven.

De volledige werking van Oxfam-Wereldwinkels was van bij de start in 1975 een uitdrukking van een streven naar een betere, sociale en democratische samenleving. Niet alleen door politieke actie, educatie en eerlijke handel probeerde de organisatie te werken aan een betere toekomst voor Noord en Zuid, ook binnen de eigen organisatiestructuur trachtten de wereldwinkeliers hun idealen te verwezenlijken. Alle structuren, met uitzondering van het Dagelijks Bestuur, geven vandaag nog steeds het beleid van de vzw vorm.

Net als bij iedere andere vzw werd, en is nog steeds de centrale as van de vzw gevormd door een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur, maar de samenstelling ervan onderscheid Oxfam-Wereldwinkels van heel wat andere vzw’s.

De Algemene Vergadering is van bij het begin samengesteld uit mensen die actief meewerken in de plaatselijke wereldwinkelgroepen. Elke lokale wereldwinkel die zich aansluit bij de vzw Oxfam-Wereldwinkels heeft één vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering. Elke vertegenwoordiger heeft er één stem. Door deze democratische organisatiestructuur beslist de basis, de lokale wereldwinkel, mee over de werking van de organisatie.[149] De Algemene Vergadering bepaalt de grondlijnen van het beleid van Oxfam-Wereldwinkels. Ze spreekt zich uit over de jaarplanningen, de begroting en de toetreding van nieuwe leden. De Algemene Vergadering bepaalt met andere woorden de richting die de ganse beweging uitgaat.[150]

De Algemene Vergadering kiest vervolgens uit haar midden de Raad van Bestuur. Die wordt opnieuw voornamelijk samengesteld uit wereldwinkeliers. Naast de wereldwinkelier zetelen ook nog de directeur, de afgevaardigd bestuurder en enkele medewerkers van het nationaal secretariaat. Dit belangrijke beleidsorgaan stippelt het dagelijks beleid van de organisatie uit, maar houdt daarbij rekening met de beleidslijnen die door de Algemene Vergadering worden vooropgesteld. De Raad van Bestuur concretiseert in eerste instantie het beleid van de Algemene Vergadering, maar bepaalt ook de standpunten over actuele gebeurtenissen. Hij controleert met andere woorden de volledige werkingsstructuur van de organisatie.

Binnen de Raad van Bestuur was er een Dagelijks Bestuur werkzaam dat concreet de dagdagelijkse werking van de organisatie opvolgde. Het Dagelijks Bestuur was samengesteld uit de voorzitter en de secretaris van de Raad van Bestuur en de directeur van de vzw. De structuur is opgeheven bij de hervormingen van het nationaal secretariaat in 2000.

De afgevaardigd bestuurder kan beschouwd worden als de brug tussen het beleid van de operationele werking van het nationaal secretariaat, met aan het hoofd de directeur, en de Raad van Bestuur. De afgevaardigd bestuurder houdt toezicht op het functioneren van die directeur en het nationaal secretariaat en rapporteert aan de Raad van Bestuur.

Nationale werkgroepen en commissies vormen een belangrijk onderdeel van de beleidsstructuur van Oxfam-Wereldwinkels. De commissies, zoals de Politieke Commissie, de Partnercommissie of de Financiële Commissie, hebben binnen hun vastgelegde werkterrein beleidsbevoegdheid, en kunnen dus beslissingen nemen. Daarom worden de commissieleden ook benoemd door de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering. Uiteindelijk zijn de werkgroepen en de commissies wel verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur. Werkgroepen doen voorbereidend werk rond een bepaald thema. Zij nemen geen beslissingen en hun voorstellen worden al dan niet goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Zowel de werkgroepen als de commissies zijn samengesteld uit nationale personeelsleden zonder stemrecht en vrijwilligers uit de plaatselijke wereldwinkels.

Vanaf de start in het midden van de jaren zeventig tot en met vandaag, met uitzondering van de provinciale secretariaten die werden opgeheven in 2000, krijgt het beleid van de organisatie vorm binnen drie pijlers: de plaatselijke wereldwinkel, het nationaal secretariaat en de provinciale secretariaten. De werking van de lokale wereldwinkel is tot vandaag steeds dezelfde gebleven. Het nationaal secretariaat daarentegen kende doorheen de jaren een aantal grondige herstructureringen. De werking van het nationaal secretariaat zoals ze hieronder staat beschreven, was van toepassing tot 1994. Verder in deze uiteenzetting worden de hervormingen en de huidige werking van het nationaal secretariaat duidelijk belicht. De kerntaken van het nationaal secretariaat zijn wel nog steeds dezelfde gebleven.

Een steeds sneller uitbreidend netwerk van lokale wereldwinkels vormt de basis van de volledige beweging. Vele duizenden vrijwilligers en enkele beroepskrachten zetten zich in om hun idealen, verwoord in een gemeenschappelijke basistekst, te verwezenlijken.

De wereldwinkels zijn op zich een zelfstandige vzw en kunnen hun werking grotendeels zelf bepalen. De grote lijnen van het beleid worden echter uitgestippeld door de Algemene Vergadering en de andere beleidsorganen. De taken van de wereldwinkel staan telkens in het teken van de drie centrale pijlers van Oxfam-Wereldwinkels. Het aanbod van eerlijke producten en de aanwezigheid van informatief materiaal in de wereldwinkel, moeten de geïnteresseerde wereldwinkelbezoeker niet alleen bewust maken van een aantal structurele problemen in de maatschappij, maar biedt ook, door de verkoop van fairtradeproducten een duidelijk alternatief. Door politieke actie, heel vaak centraal gecoördineerd door Oxfam-Wereldwinkels, proberen de wereldwinkeliers gezamenlijk ook de brede massa meer bewust te maken.

Het nationaal secretariaat was van bij het prille begin het coördinatiecentrum van de volledige wereldwinkelwerking. Het stond nog steeds garant voor een vlotte centrale werking van de organisatie. Ook de werking van het nationaal secretariaat concentreerde zich rond de drie kernpijlers van de organisatie: de verkoop van eerlijkehandelsproducten, politieke actie en educatie. Ter ondersteuning van deze taken stond het ook in voor de boekhouding en BTW- en personeelsadministratie van de organisatie.

Met het oog op de gezamenlijke aankoop van goederen voor alle lokale wereldwinkels, coördineerde het nationaal secretariaat de aankoop, transport en verwerking van de goederen en zorgde het ook voor de centrale opslag van de afgewerkte producten in een eigen gerund magazijn. Vervolgens stond het nationaal secretariaat ook in voor de verkoop en distributie van de producten aan de lokale wereldwinkels.

Het nationaal secretariaat gaf ook het gemeenschappelijk politiek beleid vorm. De medewerkers op het nationaal secretariaat zorgden voor het opzetten van acties en campagnes en legden daarbij vaak nauwe contacten met nationale en internationale collega-organisaties. Ze waren ook verantwoordelijk voor de verdeling van het actie- en educatiemateriaal tot bij de lokale wereldwinkels. Verder stonden ze ook in voor redactie en verspreiding van het WeeWeekrantje en de WeeWeeTelex; respectievelijk een inhoudelijk en praktisch informatie- en bewegingsblad voor de wereldwinkelier.

Deze centrale taken van de organisatie werden in de beginjaren gerund door slechts een handvol mensen. Doorheen de jaren kende de vzw Oxfam-Wereldwinkels echter een aanzienlijke expansie. Deze forse uitbouw van de organisatie liet ook zijn sporen na bij het nationaal secretariaat. Tijdens de jaren tachtig en negentig groeide het coördinatiecentrum uit tot een personeelsbestand van veertig werknemers, waardoor het nationaal secretariaat van tijd tot tijd een nieuw onderdak zocht in steeds grotere complexen[157].

Uit de eerste lokale wereldwinkels groeiden al snel vier, waar later nog een vijfde bijkwam, provinciale secretariaten. Deze secretariaten zorgden vooral voor een beter onderling contact tussen de lokale wereldwinkels in de provincies, en hadden vooral een begeleidende functie. Lokale wereldwinkels konden bij deze provinciale secretariaten terecht met al hun vragen en wensen en konden rekenen op een intense begeleiding bij hun dagelijkse werking. Op maandelijkse bijeenkomsten werden onder begeleiding van deze provinciale secretariaten ervaringen en ideeën uitgewisseld en voostellen bepraat. De bijeenkomsten waren levendige ontmoetingsplaatsen voor de steeds talrijker wordende wereldwinkels.

Als gevolg van de enorme expansie van de organisatie en van de verkoop van eerlijkehandelsproducten, kende de omzet een sterke groei. Het werd voor Oxfam-Wereldwinkels als vzw onmogelijk om nog verder handelsactiviteiten uit te oefenen. In de schoot van de vzw Oxfam-Wereldwinkels werd de coöperatieve vennootschap ‘Oxfam-Wereldwinkels Verdeelcentrum CVBA’ opgericht die voortaan zou instaan voor alle handelsactiviteiten.

De oprichting van een coöperatieve vennootschap heeft vanuit wettelijk opzicht de oprichting van een Algemene Vergadering van de aandeelhouders, een Raad van Bestuur en de installatie van een Zaakvoerder tot gevolg[160]. De vzw Oxfam-Wereldwinkels wilde echter de banden met de CV sterk aanhalen, waardoor de werking van de CV volledig in het teken kwam te staan van de vzw. Daarom werd beslist dat Algemene Vergadering van de vzw ook de Algemene Vergadering van de zaakvoerders werd en dat de Raad van Bestuur zou functioneren voor beide organisaties. De directeur van de vzw werd de zaakvoerder van de CV. Er werd geen directeur van de CV aangesteld.

Binnen de vzw werden de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur de beleidsstructuren voor zowel de vzw als de CV. De interne werking van deze beleidsstructuren kende echter geen noemenswaardige aanpassingen.

De andere beleidsstructuren van de vzw, de afgevaardigd beheerder, de commissies en de werkgroepen, bleven eveneens in voege. Enkel het Dagelijks Bestuur kwam vanaf 2000 niet langer bijeen.

Het nationaal secretariaat, dat ook al vóór 1994 de aankoop, verwerking, opslag, verkoop en distributie van de producten op zich had genomen, bleef verder voor deze centrale taken instaan. Aan de diverse diensten en afdelingen die historisch binnen de vzw gegroeid waren, werd niet geraakt. Het nationaal secretariaat werd op die manier het hoofdkwartier van zowel de vzw als de CV. Ook de taken van de provinciale secretariaten veranderden niet.

Op die manier verkreeg men een zeer sterke verwevenheid van de vzw en de CV. De afzondering van de handelsactiviteiten door de vzw door de oprichting van een coöperatieve vennootschap was dan ook eerder een theoretische aangelegenheid, want in de praktijk was er weinig van te merken. Pas met de grote herstructurering van beide organisaties in 2003 is hieraan een definitief einde gekomen.

In het jaar 2000 werden de vijf provinciale secretariaten afgeschaft. Hun belangrijkste taken, waaronder de begeleiding van de wereldwinkeliers in de lokale wereldwinkels, werden vanaf 2000 volledig overgenomen door het nationaal secretariaat.

Het nationaal secretariaat, het zenuwcentrum van zowel de vzw als de CV, groeide doorheen de jaren negentig verder uit. Met een werknemersbestand van meer dan vijftig medewerkers bestond vanaf 2000 tot aan de grondige herstructurering in 2003, uit vijf grote afdelingen[163].

De afdeling Educatie en Politiek stond in voor de uitbouw van de gemeenschappelijke campagnes van Oxfam-Wereldwinkels en deed ook aan politiek lobbywerk. Deze afdeling was vaak de vertegenwoordiger van de organisatie in andere bewegingen en koepelorganisaties. Ze was naast de directeur ook regelmatig de vertegenwoordiger voor pers en publiek. Daarnaast stond de afdeling ook in voor een intense educatieve begeleiding van de plaatselijke wereldwinkelgroepen. Ze zorgde dan ook voor de aanmaak en distributie van educatief materiaal dat altijd in de lokale wereldwinkel terug te vinden was.

De begeleiding van de lokale wereldwinkel was de hoofdtaak van de afdeling ‘Wereldwinkelnetwerk’. De medewerkers van de afdeling steunden en begeleidden de wereldwinkeliers in hun vrijwilligerswerk. De dienst bevorderde ook de communicatie met de basis door de infolijn, de materialenbank en de uitgaven van een krantje en telex voor alle wereldwinkeliers en medewerkers van de vzw en CV.

De afdeling ‘Partners en Productie’ prospecteerde niet alleen mogelijke toekomstige handelspartners in het Zuiden, maar onderhield nauwe banden met die partners waarmee al een actieve handelsrelatie was opgebouwd. De dienst stond ook in voor de aankoop van de grondstoffen en de verwerking ervan tot een afgewerkt product.

De afdeling ‘Verkoop en Distributie’ daarentegen, stond in voor het beheer van de goederen in het magazijn, de verkoop en de distributie ervan aan de lokale wereldwinkels en eventueel andere afnemers. De afdeling besteedde ook aandacht aan de marketing van de fairtradeproducten en begeleidde de wereldwinkeliers bij de uitbouw van een aantrekkelijke en klantvriendelijke winkel en een goedgekozen productassortiment.

De afdeling ‘Algemene Diensten’ ondersteunde de kerntaken van de andere afdelingen en huisvestte onder meer de boekhouding, het algemeen secretariaat, de informaticus, de grafische dienst en het onderhoudspersoneel.

Boven deze vijf afdelingen stond een coördinatieteam van alle diensthoofden en de directeur van het nationaal secretariaat die zelf werd bijgestaan door een secretaresse en een personeelsverantwoordelijke.

Vorig jaar werd de organisatiestructuur van de vzw, de CV en het nationaal secretariaat nogmaals grondig hervormd. Omdat de omzet en de groothandelsfunctie van de CV steeds sterker bleef groeien, wou men de autonomie van de CV vergroten.

Men stapte dan ook af van de sterke verwevenheid van de beleids- en werkstructuren van beide organisaties. Niet alleen werden vanaf dan op het nationaal secretariaat de kerntaken van de vzw en de CV duidelijk onderscheiden, binnen een uitgedokterd samenwerkingssysteem kreeg de CV ook een meer zelfstandige beleidsstructuur met een eigen Algemene Vergadering en een eigen directeur. De oude naam van de CV ‘Oxfam-Wereldwinkels Verdeelcentrum CVBA’ werd vervangen door ‘Oxfam Fairtrade’. De Algemene Vergadering van 18 januari en 24 mei 2003 legde de principes vast.[165]

De beleidsstructuren van de vzw zijn, met uitzondering van het Dagelijks Bestuur, tot op vandaag dezelfde gebleven. Het beleid van de vzw wordt nog steeds bepaald binnen de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur. De diverse Commissies, zoals de Politieke-, Partner- of Financiële Commissie hebben nog altijd een belangrijke beslissingsbevoegdheid rond specifieke thema’s. De vele werkgroepen, zoals de werkgroep rond de missiediscussie, hebben enkel een adviserende stem. Alle beleidsorganen worden hoofdzakelijk samengesteld uit wereldwinkeliers uit de lokale wereldwinkels. Doordat de basis het beleid bepaalt, krijgt het principe van de directe democratie duidelijk vorm. Tot slot vermelden we ook nog de belangrijke taak van de afgevaardigd bestuurder als brug tussen de beleidsorganen en de directie van de organisatie.

De CV heeft vanaf 2003 een eigen Algemene Vergadering van aandeelhouders die het beleid van de coöperatieve vennootschap verder uitstippelt. Dit betekent echter niet dat de vzw Oxfam-Wereldwinkels alle zeggenschap in de CV verliest. De statuten van de vennootschap bepalen dat de vzw met meer dan de helft van de aandelen de grootste aandeelhouder is. Alle andere aandelen zijn verkocht aan bevriende collega-organisaties. Het is met andere woorden niet mogelijk om als particulier aandeelhouder van de CV te worden.

De vzw en de CV hebben dus vanaf nu een eigen Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur van beide organisaties blijft echter nog steeds gemeenschappelijk en ook de directeur van de vzw is nog steeds de zaakvoerder van de organisatie.

Niet alleen de beleidsorganen van de beide organisaties waren aan een grondige herstructurering toe, ook het nationaal secretariaat werd volledig hertekend. Om de werking van de steeds sneller groeiende CV blijvend vlot te laten verlopen, was een eigen autonome werkstructuur op het nationaal secretariaat noodzakelijk geworden. Het nationaal secretariaat werd volledig hervormd op maat van de nieuwe CV-vzw-realiteit. Aan de sterke verwevenheid van de taken en functies van de CV en de vzw in gemeenschappelijke afdelingen is in 2003 een eind gekomen. Er is geopteerd voor een duidelijke scheiding van de kerntaken tussen de vzw en de CV.[166]

De CV, bevoegd voor alle handelsactiviteiten in functie van de vzw Oxfam-Wereldwinkels, heeft de zelfstandige leiding gekregen over vier diensten op het nationaal secretariaat. Ze staan in voor de aankoop, de verwerking, de opslag, de verkoop en de distributie van Oxfam Fair Trade-producten, het huismerk van de organisatie. Om de dagelijkse werking van de nieuwe diensten in goede banen te kunnen leiden en de vennootschap intern en extern te vertegenwoordigen, is voor het eerst ook een directeur aan het hoofd van de CV benoemd[167].

Door deze herstructurering van het nationaal secretariaat heeft de directeur van de vzw niet langer de leiding over het volledige nationaal secretariaat. Hij is enkel nog bevoegd voor de diensten die specifiek tot het takenpakket van de vzw behoren: politieke actie, educatie en de begeleiding van de wereldwinkeliers.

Omdat de leiding over de ondersteunende diensten als de boekhouding, het algemeen secretariaat of de grafische dienst niet langer onder de bevoegdheid van de directeur van de vzw valt, maar evenmin toekomt aan de directeur van de CV, is in 2003 een derde directeur aangesteld: de ‘Financieel Directeur en Algemene Diensten’.

Deze nieuwe structuur van het nationaal secretariaat wordt in het volgend onderdeel meer in detail toegelicht. De taken van de diensten worden verder ook telkens uitvoerig besproken bij het archiefonderzoek en het opstelling van de selectielijst.

De nieuwe organisatiestructuur van het nationaal secretariaat valt na de herstructurering van het nationaal secretariaat niet meer te vergelijken met de oude structuur met vijf homogene afdelingen. De duidelijke opsplitsing van de beleidsstructuren van de vzw en de CV in 2003 heeft immers tot gevolg gehad dat ook het personeel van het nationaal secretariaat op een nieuwe manier moet samenwerken.

Het personeel is nu opgesplitst in 13 diensten met duidelijke afgebakende bevoegdheden. Elke dienst staat onder de bevoegdheid van één van de drie nieuwe centrale pijlers op het nationaal secretariaat[169]: de vzw, de CV en de centrale diensten. Elke pijler staat onder de controle van een directeur. De taken en opdrachten van de diverse diensten worden hieronder slechts kort beschreven omdat deze uitvoerig aan bod komen tijdens het opstellen van de selectielijst.

De vzw Oxfam-Wereldwinkels bepaalt het beleid van de politieke actie en de educatieve werking, maar probeert toch een aantal kernaspecten van het handelsbeleid stevig in handen te houden door onder meer de handelspartnerkeuze van de organisatie te bepalen. De vzw is verder ook verantwoordelijk voor de nauwgezette begeleiding van de wereldwinkeliers. Een viertal diensten op het nationaal secretariaat werkt onder de leiding van de directeur van de vzw het beleid van de vzw uit.

De Campagnedienst geeft het politieke beleid van de vzw inhoud door acties en campagnes op te zetten die zowel volwassenen als jongeren aanspreken. Hierbij wordt heel vaak samengewerkt met collega-organisaties in binnen- en buitenland. De lobbyist op deze dienst oefent druk uit op politieke partijen en toonaangevende bedrijven om een ‘eerlijke’ politiek en economie te voeren.

De Dienst In Beweging beantwoordt via de infolijn alle vragen en klachten van de lokale wereldwinkeliers. De medewerkers van de dienst proberen ook de wereldwinkeliers te begeleiden bij hun werking als groep. Ze staan tevens garant voor de inhoudelijke vorming van de wereldwinkeliers.

De Dienst Verkoop en Marketing helpt en begeleidt de lokale wereldwinkels dan weer bij de praktische uitbouw van een aantrekkelijke en klantvriendelijke winkel en een goedgekozen productassortiment. De dienst biedt ook hulp bij de boekhouding en volgt min of meer hun financiële toestand op.

De Producenten- en Studiedienst tenslotte vervult op het Nationaal Secretariaat een belangrijke scharnierfunctie tussen de vzw en de CV. De dienst legt en onderhoudt contacten met de producenten van eerlijkehandelsproducten uit het Zuiden. De dienst bewaakt ook de criteria waaraan deze producenten moeten voldoen om met Oxfam Fairtrade handel te kunnen drijven.

De coöperatieve vennootschap Oxfam Fairtrade heeft door de aanzienlijke herstructurering van de beleids- en werkstructuren, aanzienlijk meer autonomie verkregen. De directeur van de CV kreeg de leiding over vier diensten die samen instaan alle praktische handelsactiviteiten in opdracht van de vzw.

De Dienst Aankoop en Productie zorgt voor de aankoop van afgewerkte producten of grondstoffen bij de partners uit het Zuiden of bij collega-organisaties. De dienst staat ook in voor de eventuele verwerking ervan.

De Verkoopdienst huisvest de besteldienst en zorgt voor de praktische aspecten van de verkoop van Fair Trade-producten aan de lokale wereldwinkels. Sinds kort worden steeds meer goederen verkocht aan andere, eerder commerciële groothandelaars en particuliere grootverbruikers.

De kwaliteitsmanager van de Marketingdienst bewaakt de kwaliteit van de producten en diensten die de CV aanbiedt. Hij zorgt ook voor een kwalitatief en aantrekkelijk ontwerp van de verpakking.

De Logistieke Dienst zorgt tenslotte voor alle transport van de goederen naar de afnemers en staat ook in voor het beheer van de magazijnen van Oxfam Fairtrade.

Ter ondersteuning van deze kerntaken van de CV en de vzw zijn er vijf algemene diensten die de dagelijkse werking van beide organisaties ondersteunen. Zij staan onder de leiding van de Financieel Directeur en Algemene Diensten.

Ten eerste beschikt het nationaal secretariaat over een algemeen secretariaat dat zorgt voor het onthaal van bezoekers en dat algemeen secretariaatswerk verricht voor de medewerkers van alle diensten. Tot dat algemeen secretariaat behoort ook de informaticus en het onderhoudend personeel.

Verder zijn er ook de twee directiesecretaresses op het directiesecretariaat die praktisch en ondersteunend werk verrichten voor de directeur van de CV en de vzw. De Financieel Directeur en Algemene Diensten beschikt momenteel nog niet over een secretaresse.

De personeelsdienst volgt van dichtbij het personeelsbeleid en de personeelsadministratie op in samenwerking met de directie. De Dienst Financiën staat in voor de boekhouding van zowel de CV als de vzw en ander financieel beheer van de beide organisaties.

Tot slot beschikt het Nationaal Secretariaat over een Dienst Vormgeving en Publicatie die in samenspraak met de betrokken diensten de lay-out van alle folders, affiches, krantjes en verpakkingen van producten verzorgt.

Minstens even belangrijk als de beschrijving van de taken en functies van elke dienst, is de aandacht voor de diverse samenwerkingsstructuren tussen de vzw, de CV en de algemene diensten. Binnen organisaties die democratie hoog in het vaandel dragen is een goed uitgebouwd en efficiënt netwerk van overlegstructuren een erg belangrijk onderdeel van hun werking. Hieronder worden de belangrijkste permanente overlegmomenten even overlopen.

De directeurs van de drie eenheden komen samen met de afgevaardigd bestuurder regelmatig bijeen in een Directiecomité. De verantwoordelijke ‘interne kwaliteitszorg’ en de human resource manager hebben in deze vergadering enkel een adviserende stem. Zij wisselen er niet alleen informatie uit, maar stemmen ook de praktische werking van de vzw, CV en Algemene Diensten op elkaar af. Het directiecomité is tevens de plaats waar belangentegenstellingen beslecht kunnen worden. Twee maal per jaar moeten de directeursverantwoording van hun handelen afleggen aan de Raad van Bestuur.

Zowel de directeurs van de vzw als de directeur van de CV laten zich omringen door een Managementteam dat is samengesteld uit de diensthoofden. Afhankelijk van het onderwerp worden ook andere medewerkers van het nationaal secretariaat uitgenodigd. In een Managementteam gaat het in de eerste plaats over strategisch denken. Belangrijke beleidsnota’s voor de Raad van Bestuur worden er geboren en de grote lijnen van de jaarplanning worden er bekeken.

Tweemaal per jaar wordt zowel in de CV als in de vzw een plandag georganiseerd, waar uitgebreid wordt stilgestaan bij de koers die wordt gevaren. Er kunnen ook nieuwe ideeën ontstaan of nieuwe projecten tot leven komen.

De diensthoofden van de vzw, de CV en Algemene Diensten organiseren twee- à driewekelijks een teamoverleg om de goede samenwerking van de diverse medewerkers binnen de dienst te bevorderen. Taken en opdrachten van de dienst worden gedelegeerd en geëvalueerd.

Jaarlijks overloopt het diensthoofd met de personeelsverantwoordelijke de taken en functies van de dienst. Met elke individuele medewerker worden in een functioneringsgesprek de specifieke opdrachten overlopen. Op basis daarvan wordt een functiekaart opgesteld.

De vzw en de CV leven niet is een ivoren toren. Niet alleen de directies van beide organisaties werken heel nauw samen, ook de diverse diensten op het nationaal secretariaat van zowel de vzw als de CV komen regelmatig bijeen in diverse werkoverlegmomenten om een goede samenwerking te verzekeren. Zo overlegt de Producenten- en Studiedienst van de vzw heel vaak met de Dienst Aankoop en Productie. Ook de dienst Verkoop van de CV werkt regelmatig nauw samen met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.

Naast de werkoverleggen zijn er ook de meer occasionele, dienstoverschrijvende, projectgroepen die samenwerken rond een bepaald thema of project. Een recente projectgroep werd bijvoorbeeld opgezet om de missiediscussie in goede banen te leiden.

Oxfam-Wereldwinkels vzw en de CV Oxfam Fairtrade kenden de voorbije decennia een gestage groei van hun activiteiten. Wat ooit begon als een vereniging van enkele kleine wereldwinkeltjes gerund door jonge idealisten, groeide in de loop van de jaren uit tot één van de grootste ngo’s in België, ondersteund door een CV. Vandaag kan de organisatie rekenen op de actieve medewerking van meer dan 6000 vrijwilligers in een tweehonderdtal lokale wereldwinkels. Het centrale coördinatiecentrum, het nationaal secretariaat, groeide uit tot een vast personeelsbestand van meer dan vijftig werknemers.

De snelle groei van Oxfam-Wereldwinkels en de oprichting van de CV Oxfam Fairtrade begin de jaren negentig hebben tot gevolg gehad dat de organisatiestructuur van de beleidsorganen en het nationaal secretariaat het laatste decennium een periode van aanzienlijke herstructureringen doorgemaakt heeft. De laatste grondige hervorming dateert van midden 2003. Waar bij de oprichting van de CV nog een sterke verwevenheid met de vzw bestond zowel op vlak van het beleid als op vlak van de werking, evolueerde men na 2003 naar een meer zelfstandige werking van beide organisaties.

Het beleid van de CV kreeg voor het eerst vorm door een eigen Algemene Vergadering van Aandeelhouders en aan het hoofd van de vennootschap kwam nu een eigen directeur. Ook het nationaal secretariaat kreeg door herstructurering nogmaals een volledige nieuwe organisatiestructuur. De personeelsleden van zowel de CV, de vzw als de ondersteunende diensten die voordien samenwerkten in vijf gemeenschappelijke afdelingen, zijn nu volledig opgesplitst in dertien diensten. Vier diensten staan volledig onder de leiding van de directeur van de vzw, nog vier diensten zijn onder de bevoegdheid gekomen van de directeur van de CV en vijf algemeen ondersteunende diensten worden geleid door de Financieel Directeur en Algemene Diensten.

Tijdens het grondige bronnenonderzoek op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, werd snel duidelijk dat de archieven van zowat alle diensten van het nationaal secretariaat met een aantal gelijklopende structurele problemen kampen.

Om tijdens de bronbespreking in de volgende hoofdstukken niet telkens dezelfde problemen te moeten aankaarten, eindigen we het eerste deel van deze eindverhandeling met een overzicht van de meestvoorkomende structurele problemen. Vervolgens trachten we een aantal duidelijke aanbevelingen mee te geven om in de toekomst gelijkaardige problemen te voorkomen.

Na de grondige studie van alle bronnen bleek dat elke dienst kampt met een overdaad aan dynamisch archief. De oorzaak ligt vooral in het feit dat in de series en onderwerpsmappen die op de diensten worden bijgehouden, heel wat archief- en niet-archiefstukken werden aangetroffen die niet thuishoren in een correct bijgehouden archief.

De archieven bevatten in eerste instantie veel dubbels. Van folders tot beleidsnota’s, vaak bewaren de diensten meerdere exemplaren, terwijl er maar één exemplaar moet bewaard blijven.

Deze stukken zitten meestal samen in dezelfde map, maar het gebeurt echter regelmatig dat de medewerkers van de dienst dezelfde stukken bijhouden. Dat is het beste recept voor dubbels. Het verdient aanbeveling om archiefstukken die formeel bij elkaar bewaard moeten worden, zoals facturen, of die door de specifieke functie van de dienst bij elkaar horen, zoals alle stukken over de missiediscussie ‘Hoe hoog leggen we de lat?’, ook effectief samen in één serie of onderwerpsmap te bewaren. De dubbels kunnen vervolgens vernietigd worden.

Op alle diensten treft men in de archieven anderzijds ook veel archiefstukken aan met een minimale primaire en secundaire informatiewaarde. Waardering van de stukken is een kerneigenschap van archiefselectie en moet heel secuur gebeuren. Toch kunnen we vooraf al enkele bescheiden vermelden die altijd voor selectie in aanmerking komen en bij de schoning van de dossiers mee kunnen vernietigd worden. Het betreft archiefbescheiden met een erg geringe administratieve waarde, bijvoorbeeld kladnotities, routinebriefwisseling of andere stukken met weinig waarde zoals wegbeschrijvingen.

Daarnaast bevatten diverse mappen stukken die niet als archief kunnen worden gedefinieerd. Dat is het geval voor enveloppen, plastieken mapjes of reclamefolders die niet werden opgemaakt of ontvangen vanuit de taken en opdrachten van de dienst. Deze hebben zelfs geen enkele primaire administratieve waarde en zijn binnen series of onderwerpsmappen zuiver ballast. Een snelle vernietiging van deze stukken is aan te raden.

“Archiefstukken, ongeacht hun vorm, zijn bestemd te berusten onder de persoon of de groep personen of organisatie die deze stukken heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten”[179]. Deze archiefdefinitie van Den Teuling toont aan dat archiefstukken moeten bewaard worden in de archieven van de medewerker of dienst die de verantwoordelijkheid draagt voor die taken of activiteiten waardoor de archieven werden aangemaakt of ontvangen.

Dat logische archiefprincipe, het bestemmingsbeginsel[180], treden heel wat medewerkers en diensten op het nationaal secretariaat met voeten. Overal treft men stukken aan die niet tot de taakbevoegdheid van de medewerker van de dienst behoren. Vaak zijn dergelijke stukken afkomstig van andere diensten op het nationaal secretariaat, maar evengoed van organisaties buiten Oxfam-Wereldwinkels of Oxfam Fairtrade.

Het verdient aanbeveling om in de toekomst enkel die stukken op de eigen dienst bij te houden die wél een duidelijke band vertonen met de taken en activiteiten van een dienst of medewerker. Andere stukken kunnen vernietigd worden mits een grondig onderzoek. Men moet namelijk nagaan, indien het stukken betreft die verband houden met de taakuitoefening van een andere dienst, of de stukken wel op de andere dienst bewaard zijn gebleven. Is dat niet het geval, overweegt men beter de interessante stukken na archiefwaardering toch bij te houden. De stukken kunnen op de dienst bewaard blijven of overgebracht worden naar de dienst waar ze in theorie zouden moeten worden bijgehouden. Stukken die geen enkele band hebben met de taken van beide organisaties kunnen, met uitzondering van zeldzame en bijzondere informatieve waarde, altijd worden vernietigd.

In de lijn van dat bestemmingsbeginsel, bewaart men alle archieven die worden opgemaakt of ontvangen in functie van eenzelfde taak of een opdracht en die ook in onderlinge samenhang geraadpleegd moeten worden, het best samen in series, dossiers of onderwerpsmappen bij de verantwoordelijke voor de taak of opdracht. Dat kan een medewerkers op een dienst, een dienst of zelfs de volledige organisatie zijn. Dat betekent dat men alle stukken met betrekking tot een taak, zoals de missiediscussie of een campagne beter samen centraal in één dossier bewaart bij de verantwoordelijke van deze opdracht, respectievelijk de Dienst In Beweging en de Campagnedienst.

Deze logische principes worden weerom niet consequent nagevolgd. Heel wat archiefstukken worden decentraal bijgehouden bij diverse medewerkers van een dienst. Het verdient dan ook aanbeveling om alle stukken centraal in één serie, dossier of onderwerpsmap te bewaren.

In onze huidige computermaatschappij wordt steeds meer met de pc gewerkt. Meer en meer archiefstukken worden op computer aangemaakt, maar ook de communicatie via e-mail is ruim ingeburgerd.[182] Archivarissen hadden vanaf de jaren in de beginjaren van de computertechnologie het vermoeden dat de papiermassa’s snel zouden slinken. Enkelingen droomden van een ‘paperless office’, maar vandaag weet men beter.[183] De papierberg is helemaal niet verminderd, integendeel. Op pc aangemaakte documenten en mails worden heel vaak afgedrukt en ook nog op papier bewaard. Deze strategie zorgt voor een ingewikkeld kluwen van papieren en elektronische documenten, wat heel vaak dubbele bewaring betekent.[184] Dat hybride documentsysteem moet men zoveel mogelijk beperken.

Bij de bewaring van archiefstukken komt het er op aan zoveel mogelijk de originele archiefstukken te archiveren. Dat belangrijk principe betekent dat archiefstukken die elektronisch worden aangemaakt ook zoveel mogelijk elektronisch moet bewaard blijven. De stukken die op papier worden opgemaakt of worden ontvangen, kan men op papier bijhouden.[185] Deze werkstrategie doet niet alleen de papierberg danig slinken, maar heeft het voordeel dat er minder dubbels ontstaan.

Een serie, dossier of onderwerpsmap kan men ordenen volgens diverse principes. Afhankelijk van het type document kunnen de stukken chronologisch of alfabetisch worden bijgehouden. Verder kan men er ook voor opteren de stukken intern in eerste instantie per documenttype bij te houden en vervolgens chronologisch of alfabetisch te bewaren. De eerste ordening kan ervoor zorgen dat een onderwerpsmap of een dossier intern meer structuur krijgt, waardoor de stukken sneller terug te vinden zijn. Het partnerdossier op de Producenten- en Studiedienst bevat briefwisseling, contracten, verslagen van bezoeken, jaar- en activiteitenverslagen en andere documentatie. In functie van het snel kunnen terugvinden van informatie, kan het nuttig zijn om de stukken per documenttype en vervolgens chronologisch bij te houden.

De diensten hanteren geen consequente naamgeving van de series, dossiers en onderwerpsmappen. Veel mappen krijgen een onduidelijke benaming waardoor de inhoud van de mappen voor de anderen moeilijk te interpreteren is. Anderzijds krijgen mappen soms dezelfde benaming, ook al hebben ze geen nauwe band met elkaar. Verder komt het vaak voor dat de mappen zelfs geen naam dragen. Tot slot werd tijdens het bronnenonderzoek ook opgemerkt dat binnen éénzelfde serie de mappen soms op een verschillende manier worden benoemd of gemerkt met een kleur of een code waardoor het niet altijd mogelijk is de diverse mappen als één serie te herkennen.

Voor een optimale administratieve werking en met het oog op een eventuele latere permanente bewaring, is het aan te raden de diverse mappen enerzijds uniek te benoemen en indien nodig, ook duidelijk aan te geven dat de mappen deel uitmaken van éénzelfde serie.

Tijdens het bronnenonderzoek werd bleek dat op de notulen van diverse vergaderingen, maar ook op andere archiefstukken, de naam van de auteur of de namen van de deelnemers niet of onvoldoende vermeld staan. Heel vaak hebben de medewerkers op het nationaal secretariaat de neiging om enkel en alleen de voornaam van de auteur of de aanwezigen op de vergadering te vermelden. Deze strategie lijkt op het eerste gezicht weinig problemen op te leveren, maar al snel wordt men geconfronteerd met het probleem dat twee of meerdere medewerkers dezelfde voornaam dragen, waardoor het na een tijdje niet meer duidelijk is wie men nu precies bedoelde. Voor later historisch onderzoek geeft dat zeker problemen. Door de familienaam consequent toe te voegen, wordt dat probleem vanzelf opgelost.

Anderzijds zijn de stukken vaak niet of onvolledig gedateerd. Ze dragen heel vaak enkel een dag- en maandvermelding. Na enige tijd schept dat na problemen. Na enkele jaren kunnen de medewerkers zich niet meer herinneren in welk jaar de feiten zich voorgedaan hebben, maar ook voor het historisch onderzoek levert dat problemen op omdat de exacte datum van de stukken vaak onmogelijk achterhaald kan worden.

Tijdens het archiefonderzoek op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, merkte ik dat diverse diensten, en in het bijzonder de Producenten- en Studiedienst en de Dienst In Beweging, heel wat documentatiemappen aanleggen die de medewerkers van het nationaal secretariaat en de lokale wereldwinkeliers achtergrondinformatie bieden bij de uitoefening van hun taken. Alle diensten hebben bovendien een uitgebreide bibliotheek met vaktechnische boeken.

Door deze decentrale bewaring van de mappen is niet bij iedere medewerker bekend wat er aan informatie op het nationaal secretariaat aanwezig is. Het gevolg is dat informatie dubbel wordt opgezocht en bijgehouden. Boeken worden dubbel besteld en in de dienstbibliotheek bijgehouden. Het gebrek aan centrale informatie doet niet alleen het kostenplaatje snel stijgen, maar zorgt ook voor een minder efficiënte werkmethode.

Uit de vele interviews kwam duidelijk de nood aan een gecentraliseerde bibliotheek- en documentatiedienst naar voor. Een dergelijke dienst zou voor een centralisatie van informatie zorgen, wat de werkprocessen op het nationaal secretariaat alleen maar ten goede zou komen.

[25] JANSSEN (H.), op.cit., p.227; CLEYET-MICHAUD (R.), La séléction dans les archives. Une réflection et une pratique en constante évolution, in: Schweizerische Zeitschrift für Geschichte, vol. 55, 2001, p.462.

[26] COOK (T.), >From the record ..., pp.32-53.

[27] BORDEWIJK (H.), Verliezen door kiezen? 100 jaar principes en criteria voor archiefselectie, in: Nederlands Archievenblad, vol. 95, 2, 1991, p.79; COOK (T.), >From the record ..., p.32.

[28] COOK (T.), From the record ..., p.32.

[29] Den Teuling definieert een archiefstuk als een “document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.” DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s-Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, begrip 8.

[30] KWANTEN (G.), Met fluwelen handschoenen. Selectie in private archieven, in: CHARLES (L.), JANSSENS (G.), KWANTEN (G.), Archiefselectie in Vlaanderen: De proef op de som? Huldeboek aangeboden aan Griet Maréchal, Archiefkunde 6, Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen, 2003, pp.54-55.

[31] JANSSEN (H.), op.cit., p.234.

[32] Ibid., pp.231-234.

[33] COOK (T.), From the record ..., pp.32-53; COOK (T.), What is Past is Prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift, in: HORSMAN (P.J.), KETELAAR (F.C.J.), THOMASSEN (T.H.P.M), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Stichting archiefpublicaties. Jaarboek 1, 1999, pp.33-44; CRAIG (B.), op.cit., pp.59-79; SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., pp.146-154.

[34] Schellenberg onderscheidde een duidelijke evidential value van de archiefbronnen, die bewijs leverden van de organisatorische werking en functies van een organisatie, en een informational value of de inhoudelijke waarde van archiefbronnen. COOK (T.), From the record ..., pp.42-44.

[35] De records-manager waarmee een archivaris binnen de administratie nauw zou samenwerken, droeg enkel zorg voor de archieven in de dynamische fase. Hij voerde geen enkele selectie door. Schellenberg zette op deze manier de eerste stappen binnen het life-cycle-concept, maar bouwde eveneens een grote kloof in tussen de records-manager en de archivaris. Slechts de laatste decennia is men er met succes in geslaagd deze kloof te dichten door aan te tonen dat de archivaris ook binnen de administratie een belangrijke taak te vervullen heeft. De theorieën van Sue McKemmish en Frank Upward zijn in dit opzicht toonaangevend. COOK (T.), From the record ..., pp.42-44.

[36] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., p.148.

[37] COOK (T.), From the record ..., pp.40-41.

[39] Ibid., pp.41- 42.

[40] Idem; COOK (T.), What is Past is Prologue..., pp.44-45.

[41] COOK (T.), From the record ..., pp.41-42.

[42] Idem.; COOK (T.), What is Past is Prologue..., pp.45-46.

[43] Project Invoering Verkorte Overbrengingstermijn.

[44] Men richtte zich bij dit project opnieuw uitsluitend op overheidsarchieven. Archieven van andere instellingen werden volledig buiten beschouwing gelaten. KLEP (P.M.M.), Informatie-analyse van archiefbestanden. Een bijdrage tot de discussie over selectie en vernietiging van archieven, in: Nederlands archievenblad, vol. 98, 1, 1994, p.20.

[45] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., p.152.

[46] Met wet- en regelgeving bedoelt het PIVOT-model alle taken en functies van een overheid die bij wet geregeld zijn. DE GRAAFF (B.), Archiefselectie: een zaak van meer dan alleen beleid, in: Bijdragen en mededelingen betreffende de geschiedenis der Nederlanden, vol. 108, 1, 1993, pp. 755-757.

[47] Dat wil zeggen: activiteiten ter vervulling van een bij wet- of regelgeving bepaalde taak of doelstelling. DE GRAAFF (B.), op.cit., p.755.

[48] DE GRAAFF (B.), op.cit., p.755.

[49] Onder het administratieve belang verstaat men de bedrijfsvoeringswaarde, de verantwoordingswaarde en de reconstructiewaarde. KLEP (P.M.M.), Een complementaire informatie-gerichte archiefselectie, in: Bijdragen en mededelingen betreffende de geschiedenis der Nederlanden, vol. 108, 1, 1993, pp.766-768.

[50] Het culturele belang omvat de symbolische, de descriptieve en de analytische en kritische waarde. KLEP (P.M.M.), Een complementaire informatie-gerichte archiefselectie…, pp.766-768.

[52] DE GRAAFF (B.), op.cit., p.757; MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond? De bewaar- en vernietingslijst, in: Bibliotheek- en Archiefgids, 1994, 3, pp.123-125.

[53] KLEP (P.M.M.), Informatie-analyse van archiefbestanden…, p.21.

[55] Sn., Een schets van de vernietigingsproblematiek, in: Bijdragen en mededelingen betreffende de geschiedenis der Nederlanden, vol. 108, 1, 1993, pp.725-726.

[57] De functies en taken van instellingen waren nog een belangrijke factor om de context van het archief vorm te geven, maar vormen niet langer het uitgangspunt van de archiefselectie. KLEP (P.M.M.), Informatie-analyse van archiefbestanden…, pp.20-27.

[58] KLEP (P.M.M.), Informatie-analyse van archiefbestanden…, pp.24-26; Sn., Een schets van de vernietigingsproblematiek…, pp.727-728.

[60] Onder meer VERHELST (J.), Met of zonder stofjas? Beschouwingen bij selectie, in: Nederlands Archievenblad, 1994, 1, pp.42-49.

[61] MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?…, pp.123-125.

[63] LOCKAMPER (N.), Het personeelsarchief. Een suggestie tot selectie en bewaring van personeelsdossiers van het VUB-personeel, Brussel, VUB (Onuitgegeven Eindverhandeling Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer), 1994-1995, p.40.

[64] KWANTEN (G.), op.cit., p.54; MARECHAL (G.), L’archiviste est l’homme qui sait détruire? Automatismen versus continue invraagstelling, in: CHARLES (L.), JANSSENS (G.), KWANTEN (G.), Archiefselectie in Vlaanderen: de proef op de som? Huldeboek aangeboden aan Griet Maréchal, Archiefkunde 6, Vlaamse Vereniging voor bibliotheek, archief en documentatiewezen, pp.112-116.

[65] KWANTEN (G.), op.cit., p.55; MARECHAL (G.), L’archiviste est l’homme qui sait détruire?... , pp.115-116.

[66] Het aanmoedigen van archiefselectie door de administraties leunt dicht aan bij het life-cycle-concept dat door Sue McKemmish en Frank Upward de laatste decennia op een nieuwe leest is geschoeid. De kloof tussen de records-manager en de archivaris die door de theorieën van Schellenberg was gegroeid, heeft men met succes weten te overbruggen. Archivarissen kunnen niet langer aan de zijlijn blijven toekijken hoe het archief in de dynamische fase vorm krijgt zonder dat de archivaris zelf, of slechts via de tussenkomst van een record manager, mee het archiefbeleid van de administraties kan bepalen. Zij pleiten er dan ook voor dat de archivaris actief het archiefbeleid binnen de administratie mee kan vormgeven. Het ontwerp van een selectielijst door de archivaris als handleiding voor de administratie is van dit nieuwe life-cycle-concept een goed voorbeeld. MCKEMMISH (S.), Yesterday, today and tommorow: a continuum of responsibility, in: HORSMAN (P.J.), KETELAAR (F.C.J.), THOMASSEN (T.H.P.M.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Stichting archiefpublicaties, jaarboek 1, ‘s-Gravenhage, Stichting archiefpublicaties, 1999, pp.195-210.

[67] VANNESTE (W.), ANCKAER (J.), Een datamodel voor de opmaak van selectielijsten, in: Bibliotheek- en Archiefgids, vol. 79, 3, 2003, p.20.

[68] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen…, p.7.

[71] KWANTEN (G.), op.cit., p.55.

[72] Ibid., pp.54-55.

[73] KWANTEN (G.), op.cit., p.53-59.; MARECHAL (G.), L’archiviste est l’homme qui sait détruire?..., pp.105-116.

[74] VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.64-65.

[75] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …., pp.5-6.; VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.67-68; VANCOPPENOLLE (C.), op.cit., pp.4-6.; DEN TEULING (A.J.M.), Criteria voor bewaren of vernietigen…, pp.4010-3 – 4010-12.

[76] Men duidt de termijn van deze bewijskracht aan als de verjaringstermijn.

[77] VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.65-66.

[78] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …., pp.5-6; VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.68-69; VANCOPPENOLLE (C.), op.cit., pp.4-6; DEN TEULING (A.J.M.), Criteria voor bewaren of vernietigen, pp. 4010-4 – 4010-12; VAN MEERENDONK (H.J.), Handleiding voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden, s’-Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 1985, pp.34-37.

[79] Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11, Archives/records management, ISO 15489-1:2001 (E), International Organization for Standardization, 2001, 58p.

[80] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., p.30; MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …, pp.5, 8.

[81] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., pp.37-38.

[83] MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., pp.119-120.

[84] Ibid., pp.30-57; National Archives of Australia., DIRKS, Stap A en B.

[85] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., pp.31, 57-58; National Archives of Australia, DIRKS..., Stap A en B.

[86] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., pp.34, 58.

[87] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …, p.5; MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., p.120.

[88] MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., p.120.

[89] MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., pp.120-121.

[90] Idem.; SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., p.67.

[91] MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., p.123.

[92] DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie …., Begrip 118.

[93] Archiefbescheiden is een synoniem van archiefstukken.

[94] ‘Een geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen:’ DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie…, begrip 11. Een dossier, een onderwerpsmap of een serie zijn allen archiefbestanddelen.

[95] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …, pp.4-5.; MICHIELSEN (E.), op.cit., pp.125-126.

[96] MICHIELSEN (E.), op.cit., pp.124-125; MARECHAL (G.), L’Archiviste est l’homme qui sait détruire?..., p.108; MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., p.123.

[97] Een serie, onderwerpsmap of dossier kan men duidelijk merken door het aanbrengen van een duidelijke codering zoals VVV (= voor vernietiging vatbaar). Het is wel nuttig om bij deze codering telkens het jaartal te vermelden waarvoor deze vernietiging kan doorgevoerd worden.

[98] Een toegang is een ‘staat van beschrijvingen’ of een ‘staat van gegevens in archiefbescheiden’ aan de hand waarvan men gemakkelijk een stuk, een archiefbestanddeel of inhoudelijke informatie terugvind. Voorbeelden hiervan zijn ondermeer de inventaris of de index. Niet alle archieven zijn echter door een toegang ontsloten. DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie…, begrip 131.

[99] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …, p.11.

[101] MARECHAL (G.), L’Archiviste est l’homme qui sait détruire?..., p.107.

[103] Ibid., p.12.

[104] Ibid., pp.6, 9.

[106] Sn, Een boontje voor de strijd: de zeventiger jaren als achtergrond van tien jaar wereldwinkels, Gent, Oxfam-Wereldwinkels, 1980, pp.7-37; VANDENBROUCKE (J.)., Ondertussen schommelde de koffieprijs. 25 Jaar Wereldwinkels vzw, in: WeeWeekrant, nr. 375, 1996, pp.7-105; Sn., Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?, Gent, Oxfam-Wereldwinkels, 2001, 32p.

[107] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat, Randdocument 03011, Bijlage bij de Raad van Bestuur van de vzw van 26 februari 2003, pp.1-12.

[108] LAUREYS (V.), Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst, in: Bibliotheek- en Archiefgids, vol. 69, 2, p.79.

[109] SHEPHERD (E.), YEO (G.), op.cit., pp.30-71; MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?, pp. 119-120; MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen ..., p.5.; National Archives of Australia, DIRKS, Stap A en B.

[110] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen ..., p.5., MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., pp.120-121.

[111] SCHEELINGS (F.), Cursus: Statisch en dynamisch archief van administraties en bedrijven, les van 20 oktober 2003; HENDRIX (S.), Analyse van de documentproductie in het OCMW van Halle met het oog op latere selectie en vernietiging, Brussel, VUB (Onuitgegeven eindverhandeling Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer), 1999-2000, pp.38-39.

[112] National Archives of Australia, DIRKS, Stap C.

[113] Zie Bijlage 1.

[114] HENDRIX (S.), op.cit., p.37; ANCKAER (J.), op.cit.,pp.10-11.

[115] Dat is duidelijk het geval bij de macroselectietheorieën van PIVOT en de archiefselectiemethode van Griet Maréchal. Nu en dan wordt ook wel verwezen naar de archiefselectie voor private archieven, maar dit gebeurt eerder minimaal.

[116] Nederlandse Vereniging voor Bedrijfsarchivarissen, Bewaartermijnen in een bedrijfsarchief, ‘s-Gravenhage, NVBA, 1998, 121p; FISCHER (E.J.), Stap voor stap. Een proeve van macro-selectie inzake Nederlandse bedrijfsarchieven, Amsterdam/Zeist, Neha/Pie, 1994, 222p; GASSON (M.), op.cit., pp.141-150; RICHMOND (L.), op.cit., vol.47, 1-2, pp.113-120.

[117] BOEL (J.), op.cit., pp.159-161, KWANTEN (G.), Met fluwelen handschoenen…, pp.53-59.

[118] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen …, 18p; MARECHAL (G.), Pivoteren of met beide voeten op de grond?..., pp.118-126; MARECHAL (G.), L’archiviste est l’homme qui sait détruire?..., pp.105-118; KWANTEN (G.), Met fluwelen handschoenen…, pp.53-59.

[119] KWANTEN (G.), Met fluwelen handschoenen…, p.54; MARECHAL (G.), L’archiviste est l’homme qui sait détruire?..., pp.112-116.

[120] JANSSEN (H.), op.cit., p.234; KWANTEN (G.), op.cit., pp.54-55.

[121] Zelfs in de meest recente eindverhandeling van Michielsen was de wettelijke regelgeving niet altijd correct. Zo was het huidige artikel 8 § 2 van de wet op de boekhouding niet aangepast en werd nog steeds verwezen naar het oude artikel 9 § 2 dat dateert van voor de wetswijziging. MICHIELSEN (E.), op.cit., p.161.

[122] Ook de website van Merak zijn diverse voorbeelden aan te halen. Diverse wetgeving is sinds enkele jaren niet meer up to date . Zo verwijst men bij de bewaartermijn van personeelsregisters naar het Art. 25 van het KB van 8 augustus 1980. Ondertussen werd dat aangepast in art. 3 van het KB van 29 november 2002 (BS, 20/12/2002)

www.merak.be/belg/nl/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=1 (geraadpleegd op 20 juli 2004.)

[123] VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.65-66.

[124] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen…., pp. 5-6; VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.67-68; VANCOPPENOLLE (C.), op.cit., pp.4-6; DEN TEULING (A.J.M.), Criteria voor bewaren of vernietigen…, pp.4010-3 – 4010-12.

[125] GASSON (M.), op.cit., p.141.

[126] KWANTEN (G.), op.cit., pp.54-55.

[127] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen…., pp.5-6.

[128] VAN CAMPEN (M.), op.cit., pp.68-70.

[129] www.oxfam.org.uk (Laatst geraadpleegd op 28 juli 2004).

[130] VAN WOENSEL (L.), op.cit., p.17.

[131] Sn., 1964-2004. Veertig jaar voor een andere wereld. Oxfam in België: een verhaal, een beweging, een strijd, Brussel, Oxfam Solidariteit, 2004, p.4, www.oxfamsol.be/nl/docs/NL40%20jaar.pdf (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[132] VAN WOENSEL (L.),op.cit., p.18.

[134] Sn, Een boontje voor de strijd…, pp.9-10.

[136] Ibid, pp.10-12.

[137] VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs..., pp.13-14.

[138] Deze vzw van Vlaamse Wereldwinkels kende ook een Waalse tegenhanger: Magasins du Monde-Oxfam. www.madeindignity.be (Laatst geraadpleegd op 28 juli 2004).

[139] VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs..., pp.19-21.

[140] Sn, Een boontje voor de strijd…, pp.12-13.

[142] De vernieuwingen gebeurden respectievelijk in 1975, 1978, 1985, 1993 en 1995. VAN WOENSEL (L.), op.cit., p.77.

[143] VAN WOENSEL (L.), op.cit.

[144] Niet elke lokale wereldwinkelwerking baatte ook effectief een winkel uit. De verkoopswerking kreeg ook vaak vorm door andere verkoopsmodellen zoals de wijkdepots, abonnementenronden of verkoopsstanden.

[145] VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs…, p.91.

[146] Sn., Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., pp.6-22.

[147] De Fair Trade Organisatie is een Nederlandse organisatie die net als Oxfam-Wereldwinkels, Oxfam Fairtrade en Magasins du Monde-Oxfam eerlijkehandelsproducten verkoopt. Het betreft vooral artisanale producten, maar soms ook voedingswaren. Deze laatste worden door Oxfam-Wereldwinkels bijna nooit aangekocht. De Nederlandse Organisatie heeft een vestiging in ons land, in Bierbeek. (www.fairtrade.be (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004)).

[148] Oxfam-Solidariteit is het derde lid van de Oxfam-familie in België en werkt meer via projecten. (www.oxfamsol.be (Laatst geraadpleegd op 28 juli 2004)).

[149] Sn., Een boontje voor de strijd..., pp.19-20.

[150] Sn., Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., p.22.

[151] Ibid., pp.20, 22.

[152] Sn.,Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., p.22.

[153] Sn. Profiel afgevaardigd bestuurder, Randdocument 03-013, Raad van Bestuur van de vzw Oxfam-Wereldwinkels.

[154] JESPERS (G.), DE GENDT (L.), Praktische Gids voor de plaatselijke Oxfam-Wereldwinkel, Gent, Oxfam-Wereldwinkels, september 2003, p.13.

[155] Sn.,Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., p.24.

[156] Sn., Een boontje voor de strijd…, p.20.

[157] VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs…, p.63.

[158] Sn., Een boontje voor de strijd..., pp.20-21.

[159] VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs…, p.93; Sn., Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie, hoe?…, pp.5-6.

[160] Wetboek van Vennootschappen, www.fisconet.fgov.be (Laatst geraadpleegd op 28 juli 2004).

[161] Sn.,Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., p.6.

[162] Ibid., pp.24-25; Sn., Dertig jaar OWW, in: WeeWeeKrant, februari 2001, p.28.

[163] Het schematisch overzicht is terug te vinden in Bijlage 2.

[164] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, pp.1-10.

[166] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p.2

[167] Beslissing van de Raad van Bestuur van 26 februari 2003.

[168] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, pp.1-10.

[169] Het schematisch overzicht is terug te vinden in Bijlage 3

[170] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p.10.

[176] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), De nieuwe CV-vzw-realiteit: kernideeën m.b.t. nieuwe Operationele Structuren, Document opgesteld door de directeur van de vzw en het diensthoofd van de Dienst In Beweging, 16 december 2002, p. 2.

[177] MARECHAL (G.), Selectie in provinciale en lokale besturen…., p.6; COPPENS (H.), De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief, Miscellanea Archivistica, Manuale 21, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1997, pp.105-110.

[178] COPPENS (H.), op.cit., pp.64-65.

[179] DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie…, Begrip 8.

[180] “Beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waar het bij ontvangst of opmaken is opgenomen.” DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie…, Begrip 21.

[181] COPPENS (H.), op.cit., pp.149-156.

[182] ANCKAER (J.), op.cit., pp.5-6; BOUDREZ (F), Archiveren van e-mails. Deel 2: Een archiveringssysteem voor e-mails, in: Bibliotheek- en Archiefgids, vol. 77, 6, 2001, p.9.

[183] HARPER (H.R.), SELLEN (J.), The Myth of the Paperless Office, Cambridge, MIT Press, 2002, 231p.

[184] BOUDREZ (F.), op.cit., p.9.

[186] COPPENS (H.), op.cit., pp.156-162.