Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee)

Het Directiesecretariaat van de CV is een nog jonge dienst, die totstandgekomen is bij de hervorming van het nationaal secretariaat in 2003. Tot dan werkte de CV met dezelfde structuren als de vzw. Beiden deelden dezelfde directeur, Algemene Vergadering en Raad van Bestuur. Ook de diensten op het nationaal secretariaat waren volledig met elkaar verweven.

Sinds de hervorming heeft de CV een eigen directeur, met een takenpakket dat gelijkaardig is aan dat van de directeur van de vzw. De functie concentreert zich op twee domeinen. De directeur staat ten eerste in voor de interne coördinatie van de diensten. De werking van de CV moet vlot verlopen en hetzelfde geldt voor de communicatie met het personeel. Beslissingen moeten worden genomen in samenspraak met de andere directeurs en medewerkers. Ten tweede heeft de directeur een belangrijke vertegenwoordigingsfunctie buiten de CV, vooral in het kader van de verkoopswerking.

De directeur van de CV werkt samen met een directiesecretaresse, die alle praktische zaken en administratie van de directeur opvolgt. Momenteel is de vroegere, eerste directeur van de CV overgestapt naar de vzw, waar de post van directeur vacant was. De vroegere directeur zet de taken nog wel verder, zij het op een laag pitje, tot er een opvolger aangeduid is.

De directeur is verantwoordelijk voor de goede werking van de organisatie. Hij delegeert samen met de diensthoofden de werkzaamheden van de diverse diensten. Hij moet een correct beleid voeren en zorgt ervoor dat de diensten kwalitatief werk afleveren.

Deze coördinatie van taken en functies krijgt vorm in een opendebat- en overlegcultuur, typerend voor de werking van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade. De directeur werkt in de eerste plaats nauw samen met het Managementteam van de CV. Dat team is samengesteld uit de diensthoofden en eventueel andere medewerkers die binnen de organisatie een belangrijke functie uitoefenen. Tijdens de vergaderingen gaat het vooral over de strategie van de CV. Belangrijke beleidsaccenten voor de werking van de coöperatieve vennootschap worden daar geboren.[261] Het Managementteam van de CV bespreekt ook de werkzaamheden van de diverse diensten en de eventuele problemen die daarbij gepaard gaan.

Daarnaast neemt de directeur deel aan andere overlegorganen, heel vaak opgezet rond specifieke thema’s die van belang zijn voor het nationaal secretariaat, bijvoorbeeld het productmanagement. Verder biedt de halfjaarlijkse plandag de directeur en de medewerkers van het nationaal secretariaat de mogelijkheid om stil te staan bij de gevolgde koers en om nieuwe ideeën en projecten te laten ontstaan. Daarnaast heeft de directeur ook de bevoegdheid over de organisatie van dienstoverschrijdend projectwerk onder leiding van een projectverantwoordelijke.

Door de deelname aan of organisatie van de vele vergaderingen, plandagen en projectgroepen, kan de directeur toezicht houden op de werking van de vennootschap, maar kan hij zich ook een duidelijk beeld vormen van wat leeft onder het personeel. Met deze kennis kan de directeur in de Raad van Bestuur, de Adviesraad[262], op de Algemene Vergadering van de aandeelhouders en bij het Directiecomité de vennootschap beter vertegenwoordigen en de vennootschap ook beter besturen. Na overleg en discussie in de Raad van Bestuur of de Algemene vergaderingen van aandeelhouders kan de directeur concrete en efficiënte beslissingen nemen op maat van de vennootschap, waarvoor hij vervolgens de volle verantwoordelijkheid draagt.

De vennootschap leeft niet in een ivoren toren. Voor een goede, dagelijkse werking van de vennootschap legt de directeur contacten met de bedrijfswereld, andere alternatieve organisaties en de financiële sector in het kader van het aankoop-, verkoop- en transportbeleid.

De directeur onderhoudt een netwerk van relaties met diverse invloedrijke personen en organisaties in het politieke, economische en sociale veld, om de belangen van de vennootschap zo goed mogelijk te verdedigen.

In functie van het gevoerde beleid vertegenwoordigt de directeur de vennootschap in uiteenlopende nationale en internationale overlegorganen, niet alleen binnen de ngo-wereld. Ook op die manier kunnen de belangen van de vennootschap veiliggesteld worden.

Doordat de functie van directeur CV slecht één jaar bestaat, is de omvang van het archief minimaal. De directeur houdt er twee grote archiveringsmethodes op na: een reeks series en een reeks onderwerpsmappen. Enerzijds vormt hij enkele duidelijke series die in mappen worden bijgehouden. Anderzijds hanteert de dienst een uitgebreid hangmappen- en bakjessysteem van onderwerpsmappen. De hangmappen bevatten enkele stukken die werden opgemaakt of ontvangen vanuit zijn functie als directeur, maar er zitten ook stukken in die niet werden opgemaakt of ontvangen in de functie van directeur (cf. infra). In het bakjessysteem worden de meest recente werkdocumenten bewaard. De belangrijke stukken uit deze bakjes komen later voor permanente bewaring in de hangmappen terecht. Verder houdt ook de secretaresse een klein aantal hangmappen bij op haar bureau. Die bevatten vooral nuttige werkinformatie.

Het is de directiesecretaresse die de series en onderwerpsmappen van de directeur bijhoudt, wat evenwel niet altijd op een even consequente manier gebeurt. Verslagen van vergaderingen worden min of meer chronologisch per vergadering in een afzonderlijke serie bewaard. De archivering van alle andere stukken, onder andere van de diverse contacten met bedrijven, belangrijke of invloedrijke personen en de eerlijkehandelsorganisaties, verloopt minder functioneel. Net als bij de directie van de vzw, worden ook hier per thema onderwerpsmappen aangelegd. De keuze van de thema’s of onderwerpen is echter niet altijd logisch. Het gebeurt dan ook vaak dat men sommige stukken over een bepaald onderwerp niet kan onderbrengen in één of andere map. De oplossing is dan meestal de aanleg van een nieuwe map, waardoor die vaak maar één of enkele stukken bevatten.

Daarenboven zitten in de hangmappen van de directeur slechts enkele stukken die werden opgemaakt of ontvangen in zijn functie als directeur. De overgrote meerderheid van het archief in deze hangmappen heeft de directeur aangelegd vanuit zijn vroegere functie als hoofd van de opgedoekte Dienst Verkoop en Distributie[263], en de stukken van vroeger en nu zitten vaak samen in één onderwerpsmap. Deze praktijken zijn onhoudbaar. Met het oog op het herkomstbeginsel moet alle archief dat werd opgemaakt of ontvangen in functie van een bepaalde taak of functie in het archief worden bewaard waaronder deze functie ressorteert. Archiefstukken zijn niet gebonden aan de persoon die ze heeft opgemaakt of ontvangen, maar wel aan de functie van die persoon op het moment dat de stukken werden aangemaakt.

Dit betekent dus dat alle archief dat zich momenteel in het archief van de directie van de CV bevindt, maar afkomstig is van een andere functie, uit het archief van de directie moét verdwijnen en herenigd moet worden met het archief van de huidige Dienst Verkoop. Deze stukken worden hieronder kort becommentarieerd, maar niet opgenomen in de selectielijst.

De directeur probeert de werking van de diensten van de CV zo goed mogelijk op te volgen en te begeleiden via een uitgebreid netwerk van overlegorganen. Deze actieve deelname brengt een omvangrijke papierproductie met zich mee, ook al houdt hij niet van alle vergaderingen de notulen bij. De dienst bewaart momenteel de verslagen en de bijhorende agenda’s en bijlagen van de Algemene Vergadering van de vzw, de Algemene Vergadering van de CV, de verslagen van de zaakvoerder, de Raad van Bestuur, het Directiecomité, de Adviesraad, het Managementteam van de CV en het Verkoopsoverleg. Niet alle verslagen moeten echter permanent worden bijgehouden omdat deze elders op het nationaal secretariaat al in aanmerking komen voor een permanente bewaring. Enkel de verslagen van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van de CV, de verslagen van de Zaakvoerder, de Adviesraad en het Managementteam van de CV moeten bewaard blijven. De ordening van deze series in afzonderlijke mappen is meestal correct. Enkel de verslagen van de Algemene Vergadering van de CV en die van de zaakvoerder, die in het licht van het Wetboek van Vennootschappen tot vijf jaar na de opheffing van de vennootschap moeten worden bijgehouden[264], kunnen beter elk in een afzonderlijke serie worden bewaard. Momenteel zitten ze samen met onder meer de statuten, volmachten en samenwerkingsakkoorden met de vzw en andere organisaties, in één map.

Daarnaast heeft de dienst ook notulen bewaard van de Infomomenten en van het tijdelijke Coördinatieoverleg, dat de herstructurering van het nationaal secretariaat begeleid heeft. Deze verslagen moeten niet permanent bewaard worden omdat alle stukken met betrekking tot de herstructurering in het archief van de directie van de vzw permanent worden bijgehouden. De bewaring van de verslagen van het Coördinatieoverleg verloopt momenteel echter ongestructureerd. De notulen en randdocumenten liggen ongeordend op een stapeltje op een rek. Het zou beter zijn ze meer gestructureerd en chronologisch op te bergen in een map of doos.

De dienst bewaart nog een aantal andere heel belangrijke stukken die betrekking hebben op de organisatie en de werking van de vennootschap.

Naast de verslagen van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van de CV en de verslagen van de zaakvoerder houdt de directeur ook de statuten van de CV, het huisreglement, stukken met betrekking tot de samenwerkingsakkoorden met de vzw en volmachten van de CV bij. Deze archiefdocumenten hebben allen een bijzonderde waarde in verband met de werking en geschiedenis van Oxfam Fairtrade, waardoor ze zeker en vast permanent moeten worden bewaard. De statuten, de huisreglementen en andere belangrijke stukken bewaart men nu nog samen in een onderwerpsmap. Dit is niet verkeerd, maar toch is het aan te raden de stukken per type document seriematig bij te houden.

De hangmappen van de directeur bevatten een onderwerpsmap ‘jaarplanning’ met enkele belangrijke beleidsdocumenten erin: jaarplanningen, stukken over het strategisch beleid en de operationele planningen van de CV. Deze stukken zijn uitermate interessant en bieden een goed beeld van het beleid en de werking van Oxfam Fairtrade. Ze moeten daarom eveneens permanent worden bijgehouden.

Hetzelfde geldt voor documenten in verband met de toegekende budgetten waarmee de vennootschap moet werken die elders in het hangmappensysteem opgeborgen zijn. Het verdient echter aanbeveling om deze belangrijke stukken niet permanent bij te houden in de bakjes of de hangmappen, maar seriematig in archiefdozen. Enkel de omzetcijfers van Oxfam Fairtrade moeten niet permanent bijgehouden worden omdat de Verkoopdienst deze cijfergegevens opstelt en correct bijhoudt.

Na diepgaand bronnenonderzoek op het nationaal secretariaat werd duidelijk dat nog meer stukken voor centrale en permanente bewaring bij de directie van de CV in aanmerking komen. In functie van de werking van de CV zou dit het evidente geval zijn voor alle Warenkennisgidsen, leverancierscatalogussen en productcatalogussen van Oxfam Fairtrade. Stuk voor stuk hebben ze een algemeen informatieve inhoud.

Naast de belangrijke beleidsdocumenten houdt de directie in het bakjessysteem ter informatie heel wat stukken bij over het beleid en de werking van de diverse diensten van Oxfam Fairtrade. Voor elke dienst is er een bakje. De stukken die zich daarin bevinden, worden slechts in uitzonderlijke gevallen langer bijgehouden want enkel in het geval van het marketingbeleid, het grootverbruik of stukken rond de aanvraag als ngo bij DGIS, werd ook in de hangmappen informatie teruggevonden. Toch moeten al deze documenten niet permanent in de archieven van de directie worden bewaard omdat ze enkel ter goedkeuring of kennisgeving aan de directeur werden toegestuurd en daarenboven permanent worden bijgehouden op de respectievelijke diensten. Enkel die stukken die de directeur heeft opgemaakt of waarbij hij een belangrijke actor in het geheel was, kunnen in het archief van de directie bewaard worden.

Die stukken die voor permanente bewaring in het archief van de directie in aanmerking komen, bewaart men ook hier beter niet in de bakjes of hangmappen, maar per onderwerp in een archiefdoos.

Verder volgt de directeur om bestuurstechnische redenen ook de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van de wereldwinkels van Brugge en Tielt. Ook deze stukken worden uitsluitend bijgehouden ter informatie en moeten niet permanent worden bewaard.

De directeur onderhoudt veel contacten met diverse, vaak invloedrijke, personen en organisaties. Hij neemt ook deel aan overlegorganen van ngo’s en andere instellingen. De directeur participeert onder meer aan het overleg met de zusterorganisatie Magasins du Monde-Oxfam, aan de Algemene Vergadering van het Vlaams Overlegplatform Sociale Economie en Meerwaarde-Economie’ (VOSEC), de managersmeeting van de EFTA-leden en de Conseil d’Administration van Max-Havelaar/FLO. Verder neemt hij ook deel aan het Informal Fair Trade Overleg, een werkgroep van het Europees Parlement. De vaak belangrijke briefwisseling, de verslagen van de contacten en de verslagen van deze overlegorganen moeten permanent worden bijhouden. Ze bieden een goed beeld van de belangenverdediging van Oxfam Fairtrade in het nationale en internationale veld. Enkel de notulen van de overlegmomenten met Magasins du Monde-Oxfam moeten niet permanent bij de directeur worden bewaard. Mark De Ceuster, hoofd van de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, is namelijk de voorzitter van deze vergaderingen. Het is aan hem om alle notulen en bijlagen te bewaren.

In de archieven van de directeur komen naast de notulen van deze vergaderingen ook veel informatiebrochures en andere beleidsdocumenten van deze organisaties voor. Het spreekt voor zich dat deze brochures die ook bij de organisaties in kwestie worden bewaard, niet permanent moeten bijgehouden blijven. Enkel belangrijke stukken over de onderwerpen die werden behandeld in de vergaderingen waaraan de directeur heeft deelgenomen of die de oorzaak zijn geweest van het contact met Oxfam-Fairtrade, kunnen permanent worden bijgehouden.

De lijst van contacten en deelnames aan vergaderingen buiten de vennootschap is slechts een momentopname en is bijgevolg niet lang actueel. Daarom is het van belang een aantal vuistregels in acht te nemen. Alle notulen en bijbehorende agenda’s en bijlagen van vergaderingen waaraan de directeur in naam van Oxfam Fairtrade deelneemt, moeten permanent bewaard blijven in de archieven van de directeur. Hetzelfde geldt voor alle belangrijke stukken die werden aangemaakt of ontvangen van de contacten met andere organisaties of belangrijke personen op basis van de directeursfunctie. De verslagen en hun bijlagen kunnen best seriematig worden bijgehouden, de stukken van andere contacten moeten per organisatie of contactpersoon in een onderwerpsmap bewaard worden.

De archieven die de directiesecretaresse bijhoudt in het hangmappensysteem op haar eigen bureau, staan vooral in verband met het praktische werk ter ondersteuning van de directeur. De mappen bevatten veel documentatie over hotels, trein- en vliegtuigtarieven, overzichten van de tijdschriften en kranten waarop de directeur is geabonneerd of onbelangrijke briefwisseling van de directeur over onder andere uitnodigingen voor vergaderingen. Deze stukken zijn van weinig informatief nut en komen dan ook niet voor een permanente bewaring in aanmerking.

Verder houdt de secretaresse ook heel wat informatie bij over functioneringsgesprekken, functiekaarten, informatie over de wettelijke feestdagen en gegevens over de opleidingen die diverse medewerkers van de diensten van de CV hebben gevolgd. Al deze informatie moet ofwel de Personeelsdienst bijhouden of is van weinig informatief nut waardoor de stukken snel vernietigd kunnen worden.

De meeste stukken in het hangmappensysteem van de directeur zijn een restant van zijn vroegere functie. Als voormalig hoofd van de Dienst Verkoop en Distributie bewaarde hij in eerste instantie gegevens over de verkoopscijfers van de dienst, contacten met de zusterorganisatie MdMO, het grootverbruik, commerciële klanten, de organisatie van de Klantendag en de Week van de Eerlijke Handel, de marketing van de producten, de verslagen van de werkgroep Verkoop en Promotie, stukken rond de productkwaliteit, de contacten met de media of stukken over contacten met transportfirma’s.

Daarnaast bevatten deze archieven stukken over thema’s en onderwerpen waarrond andere diensten werken of verslagen van vergaderingen waaraan ook de Dienst Verkoop en Distributie deelnam maar niet de leiding over had of waarvan de verslagen elders permanent worden bijgehouden. Het gaat onder meer om stukken over de Partnercommissie, de Financiële Commissie, diverse personeelszaken, de scholen- en jongerenwerking, labelingorganisaties of campagnes en acties van andere diensten.

Van alle stukken moet men nagaan in hoeverre ze verband houden met de taken en functies van de Dienst Verkoop en Distributie. Werden de stukken effectief opgemaakt of ontvangen vanuit de functies en taken van de dienst, kan men ze permanent bewaren. Uiteraard moet men trachten te achterhalen of de stukken al niet bewaard zijn gebleven op de dienst of elders op het nationaal secretariaat. Zijn het dubbels, dan moet men nagaan op welke plaats het archief best wordt bewaard en kan men de overbodige stukken vernietigen. Werden de stukken uitsluitend ter informatie bijgehouden, dan kan men, weliswaar na een grondige studie over de informatiewaarde ervan en nadat men heeft onderzocht of de stukken elders op het nationaal secretariaat niet worden bijgehouden, overwegen ze te vernietigen.

Het is niet nuttig een selectielijst te maken van deze stukken omdat ze niet langer behoren tot het dynamisch documentbeheer. Daarenboven wordt het gros van de vermelde documenttypes besproken bij de Verkoopdienst, de Marketingdienst, de Dienst Aankoop en Productie en bij de Logistieke Dienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Overlegorganen
Verslagen van de Algemene Vergadering van de aandeelhouders van de CV.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken hebben een permanente informatiewaarde.
Verslagen van de Zaakvoerder.	Idem.	Idem.	Idem.
Verslagen van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen van de Raad van Bestuur.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Idem.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw..
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van de Adviesraad.	/	Permanent.	De stukken bieden heel wat informatie over de interne werking van de vennootschap.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van de vergaderingen van het Directiecomité.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen van het Coördinatieoverleg.	/	Permanent.	De stukken bevatten belangrijke informatie over de herstructurering van het nationaal secretariaat in 2003.
Verslagen van de Infomomenten.	/	Permanent.	De stukken hebben een belangrijke informatiewaarde in verband met de werking van de CV.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Managementteam van de CV.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de interne werking van de CV.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Verkoopoverleg.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bijgehouden door de Verkoopdienst.
1.2. Andere stukken met betrekking tot de interne organisatie van de vennootschap
Beleid
Statuten van de CV.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. Deze stukken hebben voor de werking en geschiedenis van de vennootschap een blijvende waarde.
Stukken rond het samenwerkingsakkoord tussen vzw en CV.	/	Permanent.	Deze stukken hebben voor de werking en geschiedenis van de vennootschap een blijvende waarde.
Stukken met betrekking tot de volmachten van de CV.	/	Idem.	Idem.
Jaarplannen van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende de operationele planning van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende het strategisch beleid van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende het budget en de begroting van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de omzet van de CV.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden opgemaakt door de Verkoopdienst en daar ook bijgehouden.
Werkdocumenten
Werkbakjes van de diensten van de CV.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken worden permanent in de archieven van de diensten zelf bijgehouden.
Werkbakjes van de diensten van de vzw[266].	/	Idem.	De stukken worden permanent in de archieven van de diensten zelf bijgehouden.
Verslagen van opgevolgde Algemene Vergaderingen en Raden van Bestuur van lokale Wereldwinkels.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden ook bijgehouden door de individuele wereldwinkels.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Verslagen, bijlagen en briefwisseling van de EFTA-managersmeeting.	/	Permanent.	De stukken tonen goed de samenwerking aan met de andere ngo’s aangesloten bij EFTA.
Stukken met betrekking tot de contacten en de samenwerking met het FLO/Max Havelaar	/	Idem.	De stukken illustreren de samenwerking met de labelingorganisaties.
Verslagen, bijlagen en briefwisseling van de deelname aan de Conseil d’Administration van FLO/Max Havelaar.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de participatie in de Raad van Bestuur van FLO/Max Havelaar.
Stukken rond de samenwerking met MdMO in verband met het huren van magazijnruimte in Waver.	/	Idem.	De stukken geven informatie over de logistieke werking van Oxfam Fairtrade, en de samenwerking met MdMO.
Verslagen en notulen van de vergaderingen met MdMO.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door Marc De Ceuster van de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw. Documentatie en andere informatieve stukken van MdMO die niet werden opgemaakt of ontvangen in functie van deze vergaderingen, moeten niet bewaard blijven.
Briefwisseling en andere stukken betreffende een meeting van de EU over eerlijke handel waaraan de directeur van de CV heeft deelgenomen.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de netwerking van de directeur ter verdediging van de belangen van de vennootschap.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Fair Trade Overleg van de Informal Fair Trade Intergroup.	/	Idem.	Idem.
Verslagen van de Algemene Vergadering van het Vlaams Overlegplatform Sociale Economie en Meerwaarde-Economie (VOSEC).	/	Idem.	Idem.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Uitgaande briefwisseling in opdracht van de directeur.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De stukken worden ook bijgehouden in de archieven van de directeur of op pc.
Documentatie en andere stukken rond het vastleggen of huren van hotelkamers, zalen en restaurants.	/	Idem.	De stukken hebben geen enkele permanent informatiewaarde voor de werking of geschiedenis van Oxfam Fairtrade.
Briefwisseling en andere stukken betreffende de abonnementen op tijdschriften voor de directeur van de CV.	/	Idem.	Idem.
Kopieën van bestelbonnen en facturen van diverse bestellingen voor de directeur.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De originelen worden bijgehouden door de Dienst Financiën.
Opvolging van de gevolgde cursussen van diverse medewerkers van Oxfam Fairtrade.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde voor de werking of geschiedenis van Oxfam Fairtrade.
Adreswijzigingen van diverse organisaties waarmee wordt samengewerkt.	/	Idem.	Idem.
Praktisch informatiemateriaal over de werking van diverse diensten of specifieke taken op het nationaal secretariaat.	/	Idem.	Deze informatie is ook terug te vinden in de functiekaarten van de diverse diensten of in algemene beleidsstukken.
Stukken in verband met functioneringsgesprekken.	/	Idem.	Deze stukken worden permanent bijgehouden door de Personeelsdienst.
Functiekaart van de directiesecretaresse.	/	Permanent.	Alle functiekaarten moeten permanent op de Personeelsdienst worden bewaard.
Diverse stukken met ad hoc-personeelsinformatie.