‘Losse akten’

Hoofdstuk 4: ‘Losse akten’ als controlegroep

1. Inleiding

            Het bestand ‘losse akten’ werd samengesteld met akten die we verzamelden uit verschillende fondsen van geestelijke instellingen[162]. Alle bijeen gebrachte akten hebben als gemeenschappelijk kenmerk een verwijzing naar een schepenregister. Deze verwijzing bevindt zich telkens een interlinie lager dan de eigenlijke tekst van de akte en heeft meestal de hierna volgende vorm: “Aldus staet in scepenen bouc vanden selven jare”.

Om de ‘losse akten’ bruikbaar te maken voor verdere verwerking werden hun gegevens ingevuld op fiches in de databank. Voor verder gebruik werden ze nadien chronologisch gerangschikt[163]. Zo konden we in de eerste plaats de oudste vermeldingen van het bestaan van schepenboeken vaststellen (cf. supra). De groep ‘losse akten’ kon nu enerzijds gebruikt worden als aanvullend materiaal voor de ambtsjaren waarvan ons geen registers zijn overgeleverd, maar anderzijds vormt deze groep akten op zich ook een interessant type dat als dusdanig enkele specifieke eigenschappen vertoont. Bovendien bracht een confrontatie van de ‘losse akten’ met de registers ons tot een aantal hypothesen omtrent de registratieprocedure (cf. infra). Laten we eerst ingaan op die eigenheid van de ‘losse akten’.

2. Verwijzingen naar de registers

Ook Ph. Lardinois behandelde enkele eigenschappen van deze ‘losse akten’ in zijn licentiaatsverhandeling, maar nauwkeuriger onderzoek heeft uitgewezen dat we een aantal van zijn stellingen moeten nuanceren[164]. Laten we eerst onze aandacht richten op de vorm van de formules onderaan de akten die de verwijzing naar het schepenboek bevatten.

2. 1. De jaarregisters van de Keure

Volgens Ph. Lardinois is de vorm van de formule voor alle akten dezelfde, maar wanneer we het bestand chronologisch opsplitsen in een viertal groepen levert dit een genuanceerder beeld op[165]. Op deze manier kunnen we ook zijn stelling corrigeren die zegt dat akten die geen folionummer vermelden ook niet geregistreerd werden[166].

a) Vóór ca. 1347: de beginperiode

            Tussen ca. 1328 en ca. 1347 duiken er nog verschillende varianten op van de formule:

“Dees ghelike staet in scepenen bouc vanden selven jare”[167]

“Aldies ghelike staet in scepenen bouc vanden selven jare”[168]

“Dese cartere es gheregistreirt in scepenen bouc sonder termijn ser Jhans Willards ende sijn ghesellen”[169]

“Aldus staet in scepenen bouc vanden selven jare”[170].

Pas vanaf ca. 1348 zien we dat consequent deze laatste vorm wordt gebruikt.

b) ca. 1348 – ca. 1360: “Aldus staet in scepenen bouc vanden selven jare”

            Om aan te geven dat een akte ook geregistreerd staat in het schepenboek bestaat er vanaf ca. 1348 een vaste formulering. Het feit dat in geen enkel geval reeds een folionummer aangegeven wordt deed ons vermoeden dat deze gewoonte zich eenvoudigweg nog niet ontwikkeld had. Het zou anders wel zeer toevallig zijn mochten met alle ‘losse akten’ daterend van vóór 1360 die ons overgeleverd zijn en dus geen foliovermelding bevatten, ook niet geregistreerd zijn. Deze hypothese kon alleen gestaafd worden door het opzoeken van de overeenkomstige geregistreerde versies van de ‘losse akten’ in de schepenregisters. Deze verificatiemethode werd echter sterk bemoeilijkt door het ongelukkige toeval dat juist voor deze periode nog belangrijke hiaten zijn in de registerreeks. Zo konden we slechts bij drie akten van de twintig met zekerheid vaststellen dat ze ondanks het feit dat ze geen folionummer vermelden toch geregistreerd zijn in het register van de schepenen van de Keure van het overeenkomstige schepenjaar[171]. Een bijkomend argument is misschien ook dat er geen tegenvoorbeelden werden gevonden, namelijk akten die we normaliter zouden moeten terugvinden maar die toch niet geregistreerd staan, in de mate dat we dit konden verifiëren.

Een belangrijke uitzondering evenwel is een akte van 28 juli 1354 met een afwijkende formule[172]. Deze bracht ons tot een bijkomende hypothese. Bij de betreffende akte is in de formule namelijk het element “vanden selven jare” weggevallen en we vonden de akte niet terug in het overeenkomstige register. We vermoeden dan ook dat het element “vanden selven jare” cruciaal is om aan te geven dat de akte daadwerkelijk geregistreerd werd, zonder dat reeds een exacte folioreferentie binnen het schepenboek weergegeven wordt.

c) ca. 1360 – ca. 1388: “Aldus staet in scepenen bouc vanden selven jare folio …”

Na ca. 1360 wordt consequent het folionummer vermeld en de akten worden meestal ook op de genoemde plaatsen teruggevonden. Vanaf nu geeft het al dan niet vermelden van het folionummer aan of de ‘losse akte’ daadwerkelijk geregistreerd werd. Akten zonder foliovermelding vinden we inderdaad niet terug in het overeenkomstige register[173].

Een uitzondering is echter een akte van 29 april 1374 waar geen folionummer vermeld wordt maar toch opgetekend staat in het register 1373-1374[174].

d) Vanaf ca. 1388: toevoegen van het handmerk van de scribent

Vanaf ca. 1388 plaatst de scribent steeds zijn handtekening rechts onderaan op de ‘losse akte’ tussen de eigenlijke tekst van de akte en de formule. Uit deze handmerken konden we vier namen destilleren en na een vergelijking met gegevens uit de stadsrekeningen konden we besluiten dat het om stadsklerken ging, die ook de registers bijhielden. Het gaat om Zeger Baert, Hendrik Tolvin en Jan vander Loeve voor de periode tussen 1388 en 1400.

2. 2. Andere registers

            We beschikken ook over een aantal formuleringen die op andere registers slaan dan die van de schepenen van de Keure. Het gaat om twee verwijzingen naar de registers van de Keure, meerbepaald naar de wezenboeken[175]. Aan de hand van deze akten hebben we de oudste verwijzingen naar een wezenboek vastgesteld (cf. supra). De vorm van de formule is gelijkend aan die van de ‘losse akten’ voor de Keure, namelijk “Aldus staet in der weesen bouc vanden selven jare”. Verder beschikken we nog over twee akten met een verwijzing naar het ‘bouc vanden Blivene’[176]. Opvallend is echter wel dat we behalve deze vier gevallen geen enkele ‘losse akte’ meer vonden met een formule die niet naar de registers van de Keure verwijst.

3. Grafische elementen

De handmerken van de klerken die we terugvinden op de ‘losse akten’ vanaf 1388 bestaan uit de familienaam van de scribent, eventueel de initiaal van zijn voornaam en een aantal versieringen, voornamelijk bestaande uit krullen[177]. Vooral de krullen zijn erg typisch voor deze periode. Gelijkaardige vormen van handmerken vinden bijvoorbeeld voor de secretaris van de duc de Berry in 1403[178].

De vormen van deze handmerken op de ‘losse akten’ in Gent zijn erg verschillend van wat we onder andere in Ieper aantreffen. Daar worden de handtekeningen aangebracht op de rugzijde van de akte en vertonen kenmerken uit de wapenkunde[179].

In vele gevallen is de hand die de ‘losse akten’ geschreven heeft dezelfde als die van de versie die opgetekend staat in de registers, maar er zijn ook gevallen waarbij dit niet het geval is. Rekening houdend met de voorkeur van een scribent voor een bepaalde variant (cf. supra), zouden we dus kunnen stellen dat één en dezelfde klerk een akte voor zijn rekening nam vanaf het opstellen van de tekst tot en met de registratie ervan, met inbegrip van allerlei tussenstappen. Er is dus sprake van een gebondenheid van een akte aan een bepaalde klerk, eerder dan dat er een taakverdeling zou bestaan hebben binnen het klerkencorps. Alhoewel we niet kunnen uitsluiten dat de taak van het registreren van de akte in de registers soms gedelegeerd werd aan een klerk in opleiding[180].

Op basis van dergelijke persoonlijke opvolging van een akte zou men kunnen veronderstellen dat bepaalde klerken eventueel gespecialiseerd waren in een soort akte of gebonden aan een of meer specifieke schepenen, maar toetsing van deze hypotheses aan de bronnen leverde een negatief antwoord op.

4. Diplomatiek

            Omdat de ‘losse akten’ dezelfde structuren en diplomatieke formuleringen hebben als de geregistreerde akten gaan we er hier niet dieper op in, maar verwijzen we naar het vorige hoofdstuk. Een aantal andere verschillen zoals het gebruik van afkortingen en hoofdletters kwamen daar ook aan bod.

De verschillen tussen de ‘losse akten’ en de registers liggen vooral in de vorm van de NOT en de DAT. De vormen van beide diplomatieke onderdelen zijn veel uitgebreider op de losse akten dan in het register.

In de jaarregisters wordt de NOT meestal weergegeven in de verkorte vorm van “Kenlic zij etc.”, terwijl die voor de losse akten meestal voluit weergegeven wordt in de vorm van “Kenlic zij allen lieden” of zelfs “Kenlic zij allen den ghenen die nu sijn ende hier naer wesen zullen”.

Ook de DAT wordt in verkorte vorm weergegeven in de registers, waarbij opgemerkt dient te worden dat de DAT daarbij vaak omgezet wordt naar een Latijns equivalent. De zinsnede “Dit was ghedaen” uit de losse akte wordt in het register vervangen door “Actum”. Bovendien gebruikt men voor getallen in de registers vaker Romeinse cijfers in plaats van de langere vorm met voluit geschreven getallen in woorden, die in de losse akten gehanteerd wordt. De DAT wordt dus in de ‘losse akten’ nagenoeg consequent in het Middelnederlands geschreven, terwijl we gezien hebben dat in de registers mengvormen of zelfs zuiver Latijnse formuleringen voorkomen (cf. supra).

De (omgerekende) datum (naar n. s.) van de ‘losse akte’ is steeds dezelfde als die van de corresponderende akte in het register. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen de datum van de rechtshandeling of de datum van de optekening van de ‘losse akte’ en het tijdstip waarop de akte geregistreerd werd in de schepenregisters. Dat deze twee handelingen hoogstwaarschijnlijk niet op dezelfde dag gebeurden wordt aangegeven door het feit dat de akten in de registers niet in chronologische volgorde staan opgetekend[181]. Strikt genomen zou de term ‘actum’ moeten verwijzen naar de rechtshandeling, maar het lijkt er niet op dat we het hier zo moeten interpreteren.

5. Validatie van de ‘losse akten’

            Op het eerste zicht lijken de akten van vóór 1388 hun waarde enkel te ontlenen aan de vermelding dat ze geregistreerd werden. De waarde van de ‘losse akten’ komt echter breder aan bod in het volgende hoofdstuk nadat we eerst een aantal hypothesen omtrent de registratieprocedure naar voor hebben geschoven.

De aanwezigheid van het handmerk van een stadsklerk na 1388 zou echter ook een vorm van validatie kunnen inhouden. Er bestaan tegenstrijdige meningen over de waarde van een handmerk op een akte. Volgens A. Giry mag men de handmerken echter niet interpreteren als een waarmerk dat de akte authenticiteit verleent. De ware validatie wordt nog altijd door het zegel gewaarborgd. Fränkel is dan weer van mening dat een handmerk onderaan de akte toch authenticiteit verleent aan een akte, die anders dode letter zou zijn[182]. Voor het specifieke geval van de door ons behandelde ‘losse akten’ wordt de rechtsgeldigheid in de eerste plaats gewaarborgd door het feit dat de akten geregistreerd staan in de schepenregisters (cf. infra). Het opduiken van handmerken aan het einde van de 14de eeuw is echter een opvallend symptoom van een veranderende houding ten opzichte van de ‘losse akte’. Vermoedelijk plaatst de klerk zijn handmerk op de akten om er toch een grotere autoriteit aan te verlenen. Dit is waarschijnlijk het gevolg van het feit dat er steeds meer beroep wordt gedaan op de vorm van registratie door middel van een ‘afschrift’ in de vorm van een ‘losse akte’ en de partijen bijkomende rechtszekerheid vragen.

6. Besluit

We kunnen dus besluiten dat de typische verwijzingsformules onderaan een ‘losse akte’ in de loop van de 14de eeuw evolueert, waarbij de stelling van Ph. Lardinois omtrent de foliovermelding enkel opgaat voor de periode na ca. 1360, maar niet veralgemeend mag worden voor de hieraan voorafgaande fase. Vanaf 1388 plaatst de klerk ook zijn handmerk op de akte, vermoedelijk om de authenticiteit van de akte extra te benadrukken. Ten opzichte van de schepenregisters bevatten de ‘losse akten’ meer uitgebreide vormen van de NOT en de DAT, minder Latijnse formuleringen, minder afkortingen en meer kapitalen.

Werking van de administratie

Hoofdstuk 5: Werking van de administratie

1. Plaats van redactie

Met vrij grote zekerheid kunnen we stellen dat het brengen van akten voor de Gentse schepenen enkel kon gebeuren op het schepenhuis zelf, behoudens uitzonderingen waarbij de schepenen eventueel ter plaatse gingen wanneer het een zaak van groot belang betrof, één van de bij de rechtshandeling betrokken partijen fysiek belemmerd werd[183], of wanneer ze persoonlijk bepaalde zaken moesten vaststellen. Dit laatste is onder andere het geval bij sommige zaken waarin ook een beroep wordt gedaan op erfscheiders[184]. Hier tegenover staan de chirografen voor erfachtige lieden waaruit blijkt dat deze bij de partijen aan huis gingen om een akte op te stellen[185]. De reden voor de honkvastheid van de stadsklerken is natuurlijk de vereiste aanwezigheid van een (stads)klerk die de akte op schrift moest stellen en voor wie het praktisch gezien handiger was wanneer hij zich niet voortdurend hoefde te verplaatsen[186]. Ook voor de partijen die een akten willen verlijden is het eenvoudiger wanneer er een vast redactiecentrum is. Bovendien werden de registers, vanaf het moment dat deze werden opgesteld, bewaard op de griffie van de schepenbank.

Het schepenhuis was dus het politieke en administratieve centrum, maar we zijn er nauwelijks over ingelicht. We weten dat de schepenen van de Keure en de schepenen van Gedele reeds in de 14de eeuw hun eigen schepenhuis hadden: dat van de Keure bevond zich aanvankelijk aan de voet van het Belfort[187], en het huis van Gedele, ook wel de Nachtegale genoemd, lag in ‘de Munte’[188]. In 1321 werd begonnen met de bouw van een nieuw schepenhuis van de Keure aan de Hoogpoort[189]. En een jaar later vinden we vermeldingen van een huis van Gedele ‘up de Plaetse’[190]. P. Rogghé vermeldt o.a. een zolder in het gebouw aan de Hoogpoort waar de stadsklerken werkzaam zouden zijn[191].

Sommige klerken woonden in de nabijheid van het schepenhuis. Verschillende klerken woonden op de Hoogpoort, anderen woonden zelfs naast het schepenhuis waarin ze werkzaam waren[192]. Dit was onder meer het geval bij Jacob van Lovelde die naast het schepenhuis van Gedele woonde, en ook bij Jan Tolvin:

“Item J. Willems sone die den Dievel bant, vanden rechte dat zijn vader adde an thuus inde Cattenstege bachten scepenhuus was, daer J. Tolvin, scepenenclerc, inne plagh te wonene.[193]”

2. De administratieve krachten

            Bij de uitvoering van hun ambt werden de schepenen bijgestaan door een ambtenarencorps. Een schepenbank zonder klerken is immers ondenkbaar wanneer er schriftstukken moeten worden opgesteld.

Het gebruik van de term klerk vereist echter nadere uitleg.

2. 1. De term ‘klerk’

In de hedendaagse context verstaan we onder de term ‘klerk’ in de eerste plaats een administratieve kracht. Voor de middeleeuwse periode heeft dit woord echter een bredere betekenis; het slaat ook op clerici. De term ‘clericus’ mag echter niet al te eng opgevat worden. Al wie de kruinschering ontvangen had werd beschouwd als clericus. Dit was een ritueel dat plaatsgreep vóór de laagste wijding. Een clericus kon allerlei kerkelijke ambten bekleden, waaronder dat van schrijver of notarius[194]. Nu waren niet alle clerici klerken en niet alle klerken clerici, zeker niet meer in de 14de eeuw. Lange tijd echter werden vele administraties vooral bevolkt door geestelijken vanwege het feit dat zij de enige waren die de schriftcultuur toen beheersten. In de loop van de 13de eeuw echter vonden ook leken hun weg naar de administraties[195]. Het onderwijs heeft in deze evolutie vermoedelijk een belangrijke rol gespeeld (cf infra)[196]. In Gent is er een evolutie waar te nemen wat de benaming van de functies betreft. Er zijn in de stadsrekeningen van de 14de eeuw verschillende termen te vinden om de klerken binnen de stadsadministratie aan te duiden: ‘clerc’, stadsklerk, ‘clerke van der stede’, ‘scepenen clerc’, stedeklerk, schepenklerk van de keure, ‘scepenen clerc van ghedeele’,…[197]. P. Rogghé deelt ze naargelang hun functie op in eerste klerken of stedenklerken, schepenklerken van de Keure, schepenklerken van Gedele, ontvangersklerken, klerken van de erfelijke renten, de raden en advocaten, de procureurs en de klerk van de halle[198]. Hieruit blijkt al meteen dat nagenoeg elke afdeling van de stedelijke administratie over eigen klerken beschikte en er ook een onderlinge taakverdeling bestond in de 14de eeuw. De klerken konden echter circuleren tussen de verschillende administraties[199]. Het zijn dezelfde personen die nu eens opduiken als schepenklerk van de Keure, dan weer als ontvangersklerk of klerk van de halle.

Vanaf de 15de eeuw worden ook de termen ‘pensionaris’, ‘secretaris’, ‘advocaat’, ‘procureur’ en ‘solliciteur’ gebruikt voor de functie van stadsklerk[200].

2. 2. Ontwikkeling van het ambt

De schepenen konden echter niet van in het begin een beroep doen op eigen klerken. Aanvankelijk moesten de betrokken partijen zich wenden tot eigen scribenten of publieke schrijvers[201]. In Gent hadden dergelijke scribenten huisjes vlakbij het schepenhuis[202]. Ook in de 14de eeuw bestonden nog dergelijke schrijfhuisjes waarvan vele een naam droegen[203]. Vanaf het einde van de 13de eeuw beschikten de schepenbanken van de grote steden echter over een eigen stadsecretariaat met klerken[204]. In Gent bestond er vermoedelijk reeds vóór 1240 een stedelijk secretariaat[205]. De naam van de oudst gekende Gentse stadsklerk, N. de Porta, is terug te vinden in een cartularium met Latijnse keuren en Middelnederlandse vertalingen ervan, dat begonnen werd rond 1237[206]. Dit cartularium werd opgesteld voor de stadsadministratie en bevatte de belangrijkste keuren[207]. Het kan aldus worden beschouwd als een eerste vorm van registratie door de Gentse stedelijke administratie.

In de loop van de 14de eeuw ontwikkelde de ambtenarengroep zich ook tot een afzonderlijke sociale stand. Dit uit zich onder andere in het ontstaan van echte ambtenarenfamilies in het 14de-eeuwse Gent die zoveel mogelijk functies door hun leden laten bezetten. Hierbij is evenwel mobiliteit mogelijk tussen de verschillende administratieve sectoren[208]. De klerkenfuncties werden ook ingevuld door schepenen tijdens de verplichte rustperiode tussen twee mandaten in[209]. Echte Gentse ‘klerkenfamilies’ waren de Utenhoves, Lovendegems, Tolvins en Augustijns. Er werd werkelijk gestreefd naar het behoud van het ambt binnen de familie[210], dit zien we bijvoorbeeld ook in de Oudenaardse stadsadministratie waarbij de familie Heurne niet alleen gedurende de 15de eeuw een hele reeks schepenklerken voortbrengt, maar ook scribenten die in andere schrijfinstellingen binnen en buiten de stad aan de slag gaan[211]. De klerkenfamilies waren niet zelden ook diegene waarvan leden het tot schepen brachten. Het lijkt er dus sterk op dat de aanstelling van de klerken in een sfeer van nepotisme verzeild raakte. Van eventuele voorwaarden om toegelaten te worden tot het ambt of reglementen voor de aanstelling van nieuwe klerken door de stad is geen enkel spoor te vinden.

Aan het einde van de 14de eeuw onstond zelfs een hiërarchie binnen het klerkenambt waardoor er zich in de 15de eeuw een technocratische groep, de pensionarissen, afscheidde[212].

2. 3. Aantal en vereniging

Uit de stadsrekeningen komen in de meeste ambtsjaren acht schepenklerken naar voor, evenredig verdeeld over Keure en Gedele[213]. Voor het schrijfwerk werden de stadsklerken bijgestaan door knapen en garzoenen[214], maar ook door klerken en scribenten die voor specifieke opdrachten werden ingehuurd en betaald werden door de stad. Ook kandidaat-klerken of oud-stadsklerken konden tijdelijk schrijfwerk verrichten[215]. Wanneer er veel schrijfwerk moest gedaan worden en het aantal stadsklerken ontoereikend was, werd er beroep gedaan op de hoger genoemde openbare schrijvers. Namen als Diederic, Heinric of Michiel de scrivain die we in de stadsrekeningen terugvinden, slaan op dit soort scribenten[216]. We vinden ze terug onder de rubriek ‘diversche dagelijkse costen’ waaronder de vergoedingen genoteerd staan die ze ontvangen voor specifieke schrijfopdrachten voor de stad. Vermoedelijk waren zij in de 15de eeuw in een genootschap verenigd, wat de benaming ‘gezellen van den ringe’ in de stadsrekeningen zou verklaren[217]. De ingeschakelde hulpkrachten worden bij M. Boone ‘gezellen van de penne’ genoemd en zijn hoogstwaarschijnlijk broeders van de Gentse afdeling van de huizen van het Gemene Leven[218]. Voor de schepenklerken is er geen enkel spoor van dergelijk corporatisme. Het is nochtans niet ongewoon dat klerken in dienst van de stad zich verenigen omdat ze een vrij beperkt vast loon ontvingen. In Den Bosch bijvoorbeeld, waar een gelijkaardig systeem van verloning bestond als in Gent, vormden de klerken van de schrijfkamer vermoedelijk een collegium scriptorum. Hun inkomsten werden verder aangevuld met honoraria die ze ontvingen voor het werk dat ze deden. Zo’n collegium zorgde dan voor solidariteit onder de leden, waardoor onder andere inkomsten gedeeld konden worden[219]. In het Duitse Rijk ten noorden van de Alpen ontbreken dergelijke genootschappen omdat de functies van notarissen veelal ingevuld werden door geestelijken[220]; dit in tegenstelling tot Italië en Frankrijk[221]. Zo waren de notarissen en secretarissen van de Franse koning in het midden van de 14de eeuw verenigd in een broederschap waarvan de hoofdzetel zich bevond in het convent van de Celestijnen te Parijs[222].

2. 4. Opleiding

Vanaf de elfde eeuw was er in de steden een overgang merkbaar van klooster- naar stadsscholen[223]. De ontwikkeling van de steden en hun instellingen zorgde er voor dat de vraag naar beter onderwijs groeide en de stadsmagistraat trachtte om de scholen onder zijn gezag te krijgen[224]. Het is meer dan een vermoeden dat sommige van de Gentse stadsklerken school liepen in dergelijke stadsschool, ook wel Grote School of Latijnse School genoemd[225]. Daar immers konden ze Latijn leren lezen en schrijven[226], wat onontbeerlijk was voor hun toekomstige functie van stadsklerk. De aanwezigheid van scholen in de grote steden heeft de verschriftelijking van de maatschappij en de opleiding van klerken zeker beïnvloed. Deze evoluties komen op gang in de 13de eeuw en tonen zich ten volle in de 14de eeuw. Volgens M. Clanchy is de toenemende geletterdheid bij leken echter niet te wijten aan een betere scholing, maar is die eerder het gevolg van een toename van praktisch en bestuurlijk taalgebruik[227]. De toenemende behoefte van burgers en/of kooplieden om hun rechtshandelingen op schrift te stellen zal zeker ook een invloed hebben gehad op de ontwikkeling van het stedelijk onderwijs en de opleiding van klerken[228].

Enkele stadsklerken behaalden ook een universitair diploma aan een buitenlandse universiteit. Het waren deze universitairen die meester-klerken waren en de functies van eerste schepenklerk bekleedden[229]. De opleidingen aan de universiteiten werden aangepast aan de nieuwe nood aan klerken[230]. Het ligt voor de hand dat de klerken kennis moesten hebben van het gewoonterecht en de principes en procedures van het stadsrecht.

2. 5. Loon

De exacte omvang van de inkomsten van de klerken is moeilijk te bepalen. Ze kregen een jaarlijks pensioen dat varieerde van klerk tot klerk. De eerste klerken van de Keure en van Gedele ontvingen een hogere uitkering dan hun gezellen. Naast dit pensioen kregen de klerken bijkomende vergoedingen voor bepaalde zaken. Zo kregen ze van de stad laken voor hun winter- en/of zomerkleren[231], gelegenheidskledij voor de deelname aan de Onze-Lieve-Vrouwe processie in Doornik[232], en onkostenvergoedingen voor zitdagen en reizen naar andere steden om onderhandelingen te voeren[233]. Meer dan waarschijnlijk werd dit loon aangevuld met inkomsten uit hun administratieve functie. Dat bij het verlijden van een akte voor de schepenen die op schrift moest gesteld worden door een van hun klerken deze een som ontving van de partijen, blijkt uit een tarievenlijst van vóór 1519. Hier wordt telkens de prijs genoemd van een bepaald soort akte, aangevuld met ‘ende den cleerc [som]’[234]. Het ligt dus voor de hand dat de inkomsten van de klerken niet altijd even hoog zullen geweest zijn. In de stadsrekeningen worden deze dagelijkse inkomsten niet vermeld omdat ze vermoedelijk rechtstreeks aan de betreffende klerk werden uitbetaald. Wat wel vermeld wordt zijn de bijkomstige schrijfopdrachten voor de stad, zoals het schrijven van videmussen, pachtlijsten, bijzondere charters en dergelijke meer.

Jaarlijks worden door de stad de kantoorbehoeften voor de klerken aangekocht. De uitgaven bestaan meestal uit de aankoop van perkament (‘fronchine’), papier en zegelwas, maar soms zijn er ook onkosten voor inkt of pennen. Deze zaken worden gebruikt door de schepenklerken van de Keure en van Gedele en door de klerken van de Halle.

2. 6. Functie

De klerken hadden op het vlak van financiën, politiek, sociaal-economische aangelegenheden, rechtzaken, godsdienst en kerk, militaire geschillen en plechtigheden een vooraanstaande rol[235]. Vooral in woelige tijden - en de 14de eeuw kent er nogal wat – konden ze bij onderhandelingen een invloedrijke rol vervullen. Wat ons in het kader van deze verhandeling vooral interesseerde was natuurlijk hun administratieve taak. Er diende heel wat tijd besteed te worden aan schrijf-, vertaal- en kopieerwerk.

2. 7. Samenstelling en organisatie

Alhoewel de klerken voor een zekere continuïteit zorgden ten opzichte van de jaarlijks wisselende schepenbanken, werden ze ook vervangen naargelang de politieke situatie en het bewind van bepaalde belangengroepen. In zijn overzichtsartikel gaat P. Rogghé dieper in op de politieke voorkeuren en activiteiten van de Gentse klerken; wij nemen hier slechts de belangrijkste wijzigingen van het klerkencorps over[236]. Onder Jacob van Artevelde bijvoorbeeld werd het volledige corps stadsklerken één na één vervangen, wat het revolutionaire karakter van dit bewind nog maar eens benadrukt[237]. Na het treffen in 1349, waarbij de graafgezinden weer aan de macht kwamen, werden de anglofiele klerken buiten gewerkt en vervangen door trouwere ambtenaren; aanhangers van de graaf werden bevoorrecht. Met de overname van de macht door de wevers werd nog maar eens een wissel van de administratieve krachten doorgevoerd en het staat buiten kijf dat ook tijdens de Gentse Oorlog (1379-1385) een hele reeks nieuwe klerken werden aangesteld om het nieuwe bewind bij te staan. Na de Vrede van Doornik werden ze echter nagenoeg allemaal weer afgedankt.

De relatieve uniformiteit van de gebruikte formuleringen binnen de registers was vermoedelijk een gevolg van de opleiding van jonge scribenten binnen het stadssecretariaat. Deze kandidaat-klerken namen waarschijnlijk handschrift, woordenschat, tekst en formules over van diegene die hen opleidde. De registers vormden een soort formulierboeken waardoor het bestaan van een administratieve eenheidstaal kan verklaard worden. Ze konden ook dienen als model voor de jonge klerken in opleiding die zo bewoordingen overnemen[238].

De aanwezigheid van dergelijke jonge klerken kan ook een mogelijke verklaring bieden voor gote verscheidenheid aan handen die terug te vinden is binnen de registers, alhoewel we per schepenjaar telkens slechts drie à vier klerken van de Keure terugvinden in de stadsrekeningen. Deze klerken in opleiding deden schrijfwerk en kopieerden waarschijnlijk af en toe ook akten in de registers.

Naast de publieke schrijvers en de klerken van de stadsadministratie waren er in Gent ook scribenten aan het werk die handschriften produceerden. Zo wordt onder andere de voltooiing van het Comburgse handschrift gelokaliseerd in een Gents scriptorium aan het einde van de 14de eeuw[239].

3. Registratieverplichting

            Volgens H. Nélis hebben de schepenregisters de vorm van een boek en bevatten ze in chronologische volgorde alle akten afgeleverd door de schepenen[240]. Deze visie gaat echter niet op voor de casus Gent. In de eerste plaats staan niet alle akten die voor de schepenen verleden werden, opgetekend in de schepenregisters, maar bovendien staan ze er ook niet chronologisch in genoteerd. Dit houdt verband met de al dan niet bestaande verplichting tot registratie en de registratieprocedure.

            Er is een sterk vermoeden dat er in de 14de eeuw geen registratieverplichting bestond in Gent; niet alleen vinden we geen enkele verwijzing naar dergelijke verplichting in het gewoonterecht voor deze periode, ook in de akten zelf zijn er aanwijzingen te vinden die de hypothese bevestigen dat de registratie op volkomen vrijwillige basis geschiedde:

“ […] ende es te bede ende versouke vander vors Joncvrouwe Lisbetten gheregistreirt inden bouc van haren scependomme […][241]”

Blijkbaar moeten de betrokken partijen de schepenen verzoeken om hun akte te registreren. Aan het registreren van akten in de Gentse schepenregisters zijn ook kosten verbonden (cf. infra).

Het opgeven van redenen om over te gaan tot registratie toont aan dat registreren niet vanzelfsprekend was en eerder een bijkomende garantie van bewaring:

“In vastenessen ende ghedinckenessen der eweleker waerheden hebben wij dit aldus doen registreren inden bouc van onser scependomme ende daer toe inden bouc vander erflekere renten vander stede[242]”

Ph. Lardinois meent dat er echter wel een verplichting bestond om - wanneer men wenste dat een akte geregistreerd zou worden -  dit verzoek binnen het lopende schepenjaar kenbaar te maken. Hij vond immers in geen enkel register een akte uit een vorig jaar opgetekend[243]. Deze regel lijkt inderdaad in de meeste gevallen gerespecteerd, maar er zijn ook uitzonderingen. De akten die toch uit een ander ambtsjaar stammen, zijn ten hoogste afkomstig uit het voorgaande ambtsjaar[244].

            Ook bij Gedele bestond er blijkbaar geen registratieverplichting[245]. De onkosten die verbonden waren aan het laten registreren zorgden in vele gevallen voor een financiële drempel.

In de 15de eeuw bestond hoogstwaarschijnlijk wel een registratieverplichting voor transacties van onroerende goederen gezien de stijging van het aantal akten in de loop van deze eeuw[246]. Pas vanaf de 16de eeuw kan dergelijke verplichting aangetoond worden aan de hand van normatieve teksten. Voor Gent is er een ordonnantie, daterend van 22 maart 1552 (n.s.), die naar aanleiding van moeilijkheden vastlegt dat vanaf heden akten van verhandeling van onroerend goed gepasseerd moeten worden voor de schepenen en ook geregistreerd moeten worden[247]. Voordien was registratie dus blijkbaar niet verplicht, of werd toch alleszins niet strikt door iedereen toegepast. Vanaf 1529 werden wettelijke passeringen betrekking hebbend op goederen van ‘vrij huis, vrij erve’ reeds in afzonderlijke registers geregistreerd[248]. Ook in vele Noord- en Zuid-Nederlandse steden bestond in de 16de eeuw de verplichting om rentetransacties aangaande stedelijk onroerend goed te laten registreren in de schepenregisters om er rechtsgeldigheid aan te verlenen. Uitzondering hierop was het zuidelijk deel van het huidige België waar, net zoals in Frankrijk, Italië en het Iberisch schiereiland dergelijke transacties voor notarissen werden verleden[249].

Er dient bijzondere aandacht geschonken te worden aan een afzonderlijke groep geregistreerde akten, de zogenaamde recoorden. Hiermee bedoelen we akten die oorspronkelijk gepasseerd werden voor een andere stedelijke instantie (erfachtige lieden, vinders, …), maar die naderhand voor de schepenen van de Keure werden gebracht om ze in hun registers te laten opnemen.

Volgens G. Des Marez deden de erfachtige lieden automatisch recoord van de voor hen verleden akten, waardoor deze opgetekend werden in de schepenregisters[250].

Ph. Lardinois nuanceerde deze stelling op twee vlakken. Ten eerste zijn het niet noodzakelijk de erfachtige lieden die recoord doen, maar kunnen ook de partijen zelf het initiatief nemen[251]. We vinden inderdaad een aantal akten waarbij uitdrukkelijk wordt vermeld dat de partijen verzochten om de chirograaf te registreren:

“[…]dat Jan van Oedonc ende Mergriete sKeulnerren kenden […] dat vore thuweleec van hem beeden ende daer thuweleec van hembeeden vort up ghinc alse zulke ordinanche tusschen hembeeden ghemaect besproken ende over een ghedreghen was alse ene cyrographie die siere af scepenen overghaven inhilt ende verclaerde iesschen ende begherden dat sise daden registreren inden bouc van haren scependomme in ghedinckenesse der waerheden welke cyrographie inhilt van worde te worde alse hier na volght […][252]”

Meestal wordt de chirograaf echter geregistreerd door de schepenen op verzoek van de erfachtige lieden die de ‘kennesse’ hadden over de zaken die in de chirograaf opgetekend waren, en niet op uitdrukkelijke vraag van de belanghebbende partijen. De meest gebruikte inleidende formuleringen hebben namelijk een vorm gelijkend op die in het volgende voorbeeld:

“[…] dat Gherard van Rimmea de Blaeuwere ende Willem Stoemnaer gaven in recorde her Jacob Willebarde, her Willeme den Wulslaghere ende haren ghezellen scepenen dat sij als erfachteghe liede in Ghend gheroupen waren ende stonden over alsulke kennesse als de cyrographe die sire af overgaven inhilden die hier naer volghen van worde te worde […][253]”

Ten tweede worden heel wat akten verleden voor de erfachtige lieden niet als geregistreerd recoord teruggevonden in de jaarregisters van de Keure[254]. Dat het inderdaad geen automatisme was om een akte van erfachtige lieden te laten registreren wordt reeds min of meer aangegeven door de mogelijkheid dat het verzoek tot registratie voortkomt van de kant van de partijen. Indien alle akten gepasseerd voor de erfachtige lieden nadien vanzelfsprekend ook geregistreerd werden bij de schepenen dan zou men immers niet de vrijheid laten aan de partijen om dit te doen. Bovendien is de DAT van de chirograaf en de registratie niet noodzakelijk dezelfde. In de meeste gevallen is die zelfs verschillend en de tussenliggende periode kan oplopen tot enkele jaren. Er kan dus geen sprake geweest zijn van een automatische en/of verplichte registratiepraktijk.

Een akte in het register die een chirograaf in recoord-vorm bevat heeft in wezen geen uitzonderlijke structuur. Ze bestaat uit een NOT en een inleidende DIS waarin de schepenen aangeven wie de chirograaf voor hen gebracht heeft, waarna de betreffende chirograaf letterlijk (“van worde te worde”) van begin tot einde overgepend wordt, inclusief de NOT, SUB en DAT van de chirograaf. De akte wordt afgesloten met een DAT die het tijdstip van passeren voor schepenen weergeeft. Het is goed mogelijk dat dergelijke recoorden zonder al te veel voorbereidende kladstukken opgetekend konden worden in het register.

Het aantal recoorden van chirografen voor erfachtige lieden ten opzichte van het totaal aantal geregistreerde akten schommelt erg[255]. Er is een voorlopig onverklaarbare maar vrij duidelijke piek vast te stellen voor het register 1368-1369 (ca. 15 %). Het zou interessant zijn na te gaan om welk soort akten het hier gaat en of het eventueel vooral chirografen zijn van een paar jaar terug die nu en masse geregistreerd worden. Naar het einde van de 14de eeuw loopt het aandeel van de geregistreerde chirografen voor erfachtige lieden terug. In de 15de eeuw zijn ze nagenoeg volledig verdwenen uit de registers[256].

De lange periode (zelfs tot ca. 24 jaar!) tussen opstellen van de chirograaf en de eventuele registratie is echter wel opvallend. Voor enkele specifieke gevallen menen we een vrij voor de hand liggende verklaring gevonden te hebben voor de laattijdige beslissing. Het gaat om de gevallen waarbij een erfachtig man recoord doet met het deel van de chirograaf van zijn ‘wedergader’ die helaas ondertussen reeds overleden was, zoals in het hierna volgende voorbeeld:

“[…] dat Gillis ser Brandins metgaders der wedergader van cyrographien diemen vanden onder thoir van Heinricke Goedhals, gaf in recoorde, komende bij sinen eede, dat hij metgaders den vors. Heinric stond ende gheroupen was over alsulke kennesse als hier naer volght van woorde te woorde […]”[257].

Chirografen gevonden door de erfgenamen in de nalatenschap van een erfachtig man kunnen dus nog geregistreerd worden.

Alhoewel het, zoals uit het aangehaalde voorbeeld blijkt, één van de erfachtige lieden is die voor de schepenen verschijnt om de chirograaf te laten registreren, gebeurt dit meer dan waarschijnlijk op verzoek van de partijen. De beslissing om alsnog tot registratie over te gaan is inherent aan de specifieke validatievorm van een chirograaf. De rechtszekerheid ervan wordt immers gewaarborgd door het unieke in elkaar passen van de verschillende delen van deze carta partita die in dit geval in het bezit zijn van de partij(en) betrokken bij de rechtshandeling en van de erfachtige lieden die over die rechtshandeling stonden als getuigen. Wanneer nu één van deze getuigen sterft is de bewaring van diens exemplaar van de chirograaf en dus ook de rechtszekerheid ervan niet meer voor honderd procent gewaarborgd. De partijen nemen dan vermoedelijk het zekere voor het onzekere en verzoeken alsnog om registratie.

Volgens Ph. Lardinois zijn het vooral particulieren die bijkomende zekerheid zoeken door middel van publicatie in de schepenregisters, en laten geestelijke instellingen die over een goed uitgebouwd archief beschikken de registratie achterwege[258].

Tot slot zijn chirografen ook geregistreerd geraakt in de schepenregisters omdat ze aangedragen werden als bewijsmateriaal in geschillen waarbij de schepenen uitspraak moesten doen. Het feit dat de betreffende chirografen meegebracht werden door de partijen om voor te leggen aan de schepenen, wijst er op dat ze niet geregistreerd waren, anders konden de schepenen in hun eigen registers de akte opzoeken. Hier en daar bevinden zich dan ook nog chirografen in de registers, soms zelfs alle delen van één en dezelfde carta partita. Dit wijst erop dat de chirografen opdat ze opgenomen zouden kunnen worden in de registers voorgelegd dienden te worden en vermoedelijk door nalatigheid of omdat er na de registratie een nieuwe rechtszekerheid ontstond en de chirograaf een deel van zijn functie verloren had, op de griffie bleven en tussen de folio’s van de registers verzeild raakten. Van een inlevering van de delen van een chirograaf bij registratie kan geen sprake zijn, daar zich slechts zelden dergelijke akte in de registers bevindt.

Andere stukken die in recoord konden gebracht worden, zijn akten die oorspronkelijk voor de vinders waren verleden. Het is niet duidelijk wanneer de vinders begonnen zijn met de aanleg van eigen registers, maar vanaf 1368 vinden we er in de registers van de Keure verwijzingen naar. Het gaat dan om zaken die de vinders in registers van hun voorgangers vonden en ze deze alsnog voor de schepenen van de Keure brengen of ze gebruiken om een uitspraak te doen[259]. Van deze registers is ons helaas niets overgeleverd. Wanneer men het procentuele aandeel van de geregistreerde akten die oorspronkelijk voor de vinders verleden werden ten opzichte van het totaal aantal geregistreerde akten berekent, dan schommelt het voor de 14de eeuw rond de 1 à 2 %, met een piek in 1378 van ca 4,3 %. Na de periode van de Gentse Oorlog, stijgt het aantal tot ca 9,7 % voor het register van 1389-1390. We beschikken enkel over vergelijkbaar cijfermateriaal voor de registers van de periode 1400-1405, waarvoor M. Boone een berekening maakte. Hij kwam tot de vaststelling dat voor die periode ca. 13% van de geregistreerde akten in de registers van de Keure in eerste instantie voor de vinders verleden was[260]. Het procentuele aandeel akten voor vinders die nadien ook geregistreerd werden in de registers van de Keure, kent dus een stijgende trend. De partijen zochten blijkbaar steeds meer rechtszekerheid door hun akte niet alleen bij de vinders, maar ook bij de schepenen te laten registreren. Het doen van recoord voor de schepenen van de Keure gebeurde vrij snel nadat de akte voor de vinders was opgesteld. In enkele gevallen werden een paar recoorden van vinders op dezelfde dag voor de schepenen gedaan en werden ze ook na elkaar opgetekend in de registers van de Keure. De scribent deed daarbij echter niet altijd de moeite om de akten eerst chronologisch te ordenen volgens de datum waarop ze oorspronkelijk door de vinders werden opgesteld.

Net als bij de chirografen voor erfachtige lieden kunnen we vaststellen dat er geen verplichting tot registratie bestond. Dat lijkt ook niet logisch aangezien de vinders zelf ook registers bijhielden. Reden voor registratie is ook hier bijkomende rechtszekerheid: “omme dad twel ende vast ghehouden bliven sal tallen daghen”[261]. Bovendien kunnen zowel de vinders als de betrokken partijen recoord doen van een vinderschap[262]. Een synoniem voor vinders dat opduikt in de registers is ‘effeneren’.

Ook van schuldvorderingen, gedaan voor de halleheren, vinden we sporen in de registers. De eisende partij kon immers vragen dat de zaak voor de schepenen werd gebracht; in dat geval waren de halleheren verplicht recoord te doen bij de schepenbank van de Keure van de voor hen verleden akte[263]. Een bijzondere akte, die we terugvonden in het register van 1357-1358, is deze waarbij de halleheren gemeenschappelijk een reeks voorstellen doen waarvan ze wensen dat de schepenen ze in hun voorgeboden zouden opnemen[264].

Tot slot zijn er ook nog akten te vinden in de registers waarbij een uitspraak gedaan werd door erfscheiders. Zij dienden verslag uit te brengen voor de schepenen van hun vaststellingen. De meeste akten gaan over geschillen omtrent een goot, een huis, en dergelijke meer, maar er zijn ook akten waarin de erfscheiders op bevel van de schepenen de prijs bepalen van een huis of een bakkerij. De erfscheiders deden de vaststellingen ter plaatse en regelmatig werd in de akten vermeld dat bepaalde schepenen ook aanwezig waren, soms uit naam van de hele schepenbank. Voor het opstellen van hun akten deden de erfscheiders beroep op het systeem van de chirograaf.

Wat de geregistreerde akten betreft waarin de amman optrad, die gaan ofwel over een betaling van een vergoeding aan de amman, bijvoorbeeld voor een verblijf in de stadsgevangenis (‘Chastelet’), of om de panding van een huis of een deel van een huis. Het is opvallend dat deze akten waarbij de amman betrokken is vaak in een reeks voorkomen in de registers zonder dat de datum dezelfde is, wat er op zou kunnen wijzen dat de akten een poosje opgespaard werden op de administratie van de amman alvorens ze aan de schepenen werden overgedragen om te laten registreren.

4. Procedure van de registratie

De wijze en de volgorde waarop de akten in de registers genoteerd werden, houdt vanzelfsprekend verband met de registratieprocedure. De weg die een akte aflegt alvorens ze in het schepenregister terechtkomt is verschillend voor een aantal types akten. We zullen ze hier één na één bespreken.

In de eerste plaats werden er meer dan waarschijnlijk sommige akten rechtstreeks in de registers opgetekend, zonder dat er vooraf een afzonderlijke losse akte werd opgesteld. Getuige hiervan zijn de uiterst korte schuldbekentenissen bestaande uit één à twee regels en de minder vormvaste akten bestaande uit een lijstje namen waaraan door middel van een accolade een zin is toegevoegd die de rechtshandeling, veelal schuldbekentenissen, en de DAT weergeeft. De routine van de schepenklerken zal er wellicht toe bijgedragen hebben dat vele akten rechtstreeks in het register konden worden opgetekend aan de hand van een summier kladje, zonder eerst de akte volledig te moeten uitwerken. Zoals we reeds aanhaalden is de vorm van de NOT en de DAT gekoppeld aan de scribent en de formuleringen voor de DIS hangen vast aan de soort akte. Wanneer men dus over een aantal gegevens beschikte, kon een geoefende scribent daar een volledige akte van maken. Of er formulierboeken op het stadssecretariaat aanwezig waren, weten we niet, maar de min of meer vaste formuleringen van de DIS hoeven niet noodzakelijk voort te komen uit een formeel of informeel formulierboek, maar kunnen gewoon ontstaan zijn uit traditie en onder de klerken van generatie op generatie overgeleverd zijn. De schepenregisters op zich vormden reeds een boeiende variëteit aan voorbeeldakten. Van dit type geregistreerde akten wordt vermoedelijk niets afgeleverd aan de partijen die de rechtshandeling verlijden. Later kon er eventueel wel nog een afschrift van bekomen worden.

Een tweede groep geregistreerde akten is deze waarvan we ook een exemplaar overgeleverd hebben in de vorm van een ‘losse akte’. De hypothesen die we ontwikkelden omtrent de registratieprocedure van de ‘losse akten’ kwamen pas tot stand na een confrontatie van deze akten met gegevens uit de registers. We gingen uit van de bevindingen van Ph. Lardinois, die we vergeleken met het door ons verzamelde materiaal.

We stelden in het voorgaande hoofdstuk dat vanaf ca. 1360 consequent de folionummers vermeld worden. Wanneer nu een losse akte wel degelijk een folionummer bevat, maar toch niet teruggevonden wordt in het register, dan kan het niet anders dan dat de ‘losse akte’ eerst werd opgesteld en pas nadien ook werd genoteerd in het overeenstemmende register. We geven hier twee voorbeelden om onze stelling te staven.

Een eerste geval is een losse akte van 9 augustus 1379 die in haar formule onderaan de akte opgeeft “Aldus staet in scepenen bouc vanden selven jaere folio prima”[265]. Strikt genomen zou deze akte geregistreerd moeten zijn in het register van het ambtsjaar 1378-1379. Omdat we de akte daarin niet terugvonden en de datum nogal dicht ligt bij de aanvang van een nieuwe ambtsjaar (nl. 15 augustus), gingen we ervan uit dat de akte mogelijks geregistreerd werd in het register augustus – september 1379[266]. Het feit dat de akte op de eerste pagina opgetekend zou moeten staan, versterkte nog deze veronderstelling. Wanneer we nu de eerste folio van het register augustus – september 1379 bekijken, dan stellen we vast dat er een vrij groot gedeelte van de folio blanco gebleven is. De omvang van deze blanco gebleven plaats is veel groter dan de plaats die normaal voorzien wordt voor de openingsregels van het register, die in dit geval ook achterwege gebleven zijn. Het is dus goed mogelijk dat het wel de bedoeling was dat de genoemde akte van 9 augustus 1379 hier opgetekend werd, maar dat de zeer woelige periode van begin september 1379 er vermoedelijk voor gezorgd heeft dat dit nooit gebeurde[267].

Bij een andere akte, gedateerd op 7 mei 1380 is er geen plaatsreferentie ingevuld[268]. De akte zou dus normaliter ook niet opgetekend moeten staan in het overeenkomstige register. Wanneer we echter het register 1379-1380 doornemen, vinden we de akte toch, zij het slechts gedeeltelijk, terug[269]. Ze is niet gecanceleerd, maar houdt in het midden van de DIS op.

Uit deze twee uitzonderingsgevallen menen we te mogen besluiten dat de ‘losse akte’ dus eerst tot stand kwam en normaal gezien nagenoeg onmiddellijk geregistreerd werd aangezien de formule op de ‘losse akte’ in dezelfde hand wordt geschreven als de bovenstaande tekst op de ‘losse akte’ en dus vermoedelijk geen latere toevoeging is.

            Gezegelde oorkonden die met hun COR echter ook de wens tot registratie in het schepenboek omvatten zijn een derde groep akten die we in de registers vinden. Net als bij de vorige groep wisten de stadklerken dus van bij de opmaak van de akte dat ze ook in het register dienden opgenomen te worden en konden daar bijgevolg rekening mee houden door plaats vrij te houden in de registers.

            We vinden in de schepenboeken ook de geregistreerde vorm terug van gezegelde oorkonden waarvan het aanvankelijk niet de bedoeling was dat ze geregistreerd werden. Deze wens komt althans niet tot uitdrukking in de akte.

            Tot slot zijn er ook de recoorden, die we hoger reeds uitvoerig behandelden. Ook hier, net als bij de vorige groep akten, werd de beslissing tot registratie pas genomen nadat de originele akte was opgesteld.

Hier en daar bevinden zich nog chirografen tussen de folio’s van de registers. Aangezien de chirografen en andere stukken, wanneer er recoord van werd gedaan, letterlijk werden opgenomen in de geregistreerde akte voor de schepenen van de Keure, dienden ze meegebracht te worden naar de griffie om overgeschreven te worden. Vermoedelijk bleven sommige akten nadien op de griffie omdat de partijen vergaten om ze weer op te halen, of omdat de partijen vertrouwden op de geregistreerde versie en het dus niet nodig vonden om zelf hun chirograaf te bewaren.

De chirografen moesten niet alleen ter griffie gebracht worden om overgeschreven te kunnen worden, maar ook om de zaken te kunnen verifiëren. We vonden aanwijzingen dat wanneer een partij verzocht om recoord te doen van een akte die zij bezat, de schepenen ook de tegenpartij opriepen:

“dat ter bede ende begherten vander partien die de cyrographen die hier na volght vore scepenen hebben se, mids den kennenne der af vander weder partien wie oec vore oghen was, doen registreren inden bouc van haren scependomme welke cyrographe hilt van worde te worde als hier na volght […]”[270].

Zodoende konden bij een chirograaf beide delen aan elkaar gepast worden.

            Andere eigenaardigheden in het register wijzen erop dat de akten niet automatisch de een na de ander aangevuld werden in de schepenboeken. Zo zijn er hier en daar blanco plekken in de registers, die min of meer de grootte hebben van een gemiddelde akte en die alleen te verklaren zijn als plaatsen die open gehouden worden om na verloop van tijd op te vullen met akten die mogelijks nog voor de schepenen werden gebracht om te registreren, om zo toch een zekere grove chronologische lijn te behouden. Wanneer we grafieken bekijken van de chronologische volgorde van de opgetekende akten dan kunnen we inderdaad min of meer wel een stijgende tijdslijn trekken[271]. Dit wijst er op dat men wanneer men van plan was om de akte te laten registreren, men deze beslissing nam binnen circa een maand na de passering voor de schepenen, ofwel dat de klerken de akten circa binnen de maand in het net stelden en optekenden in de registers, waarbij kleine verschuivingen in het strikte chronologische verloop ontstonden, ofwel dat de klerken wel min of meer pogingen deden om de chronologie te bewaren door plaatsen open te houden voor akten waarvan ze vermoedden dat ze mogelijks geregistreerd zouden worden. Hoe anders kan men verklaren dat er hier en daar vrij grote open ruimten zijn gebleven op de o zo kostbare perkamenten folio’s? Onze hypothese dat de partijen circa een maand de tijd hadden om te beslissen over de registratie, kan versterkt worden door een ordonnantie te Kamerijk in 1382. In deze ordonnantie beperkt men de termijn gedurende dewelke men een akte kan laten bevestigen door de schepenen tot één maand, te rekenen vanaf de overeenkomst tussen de partijen. In 1569 werd de termijn opgetrokken tot 40 dagen[272].

Het vermoeden dat akten later ingevuld werden op de blanco plekken lijkt bevestigd te worden door akten waarvan de regels naar het einde toe steeds dichter op elkaar geschreven worden wegens plaatsgebrek of waar men zelfs het einde van de akte in de kantlijn heeft moeten verder schrijven[273]. Op zo’n manier schrijven is geheel onlogisch wanneer men de akten gewoon na elkaar opgetekend zou hebben. Bovendien vonden we zelfs een geval, waar blijkbaar in uiterste nood onderaan een extra stuk perkament aan de registerfolio werd genaaid[274]. Logischerwijs zou men gewoon op de verso zijde van de folio verder schrijven, wat meestal ook gebeurt, maar hier kan het bijna niet anders dan dat verder schrijven onmogelijk was wegens het feit dat er reeds akten op de achterzijde opgetekend stonden voor de akte aan de recto zijde geregistreerd werd. Akten worden soms ook onderbroken door een of meerdere andere akten waarbij de twee delen verbonden worden door een lijn en/of een ‘aanwijshandje’. Ook hier moeten de tussenliggende akten er reeds gestaan hebben voor de scribent de onderbroken akte optekende, waarbij hij zich blijkbaar misrekende in de omvang die de te registreren akte zou innemen.

Tot slot vonden we ook nog één aanwijzing dat bepaalde delen van folio’s blanco bleven omdat ze voorbehouden werden voor akten van bepaalde personen[275].

Ten gevolge van deze manier van werken is het ook mogelijk geweest dat er in het door ons genoemde register van mei – augustus 1339 akten uit 1340 opgetekend konden worden tussen de reeds geregistreerde akten van 1339.

Normaal gezien is de periode waarin de schepenen het recht hebben om akten te authentiseren gelijk aan de duur van hun ambt, of met andere woorden één jaar. Bij het verlaten van hun functie verloren ze dus ook de mogelijkheid om akten voor hen te laten passeren. Voor Gent zien we echter dat uittredende schepenen terugkeerden als erfachtige lieden of in andere voorname functies bij stedelijke instellingen, waarmee ze hun rechten continueerden. De uitgetreden schepenen behielden ook nog een poosje het recht om  recoord te doen van zaken waarbij ze als getuige opgetreden waren tijdens hun ambt.

            J. Kossmann-Putto deed gelijkaardige vaststellingen voor het stadsboek van Kampen omtrent onregelmatigheden in de chronologische opeenvolging van de geregistreerde akten[276]. Oorzaak van deze afwijkingen ligt in het feit dat af en toe een akte opgetekend wordt op een blanco gebleven ruimte in de buurt van een al eerder geregistreerde akte waarmee deze in verband stond. Ook rechtshandelingen die aanvankelijk niet voor de Kamper schepenbank waren verleden konden toch na verloop van tijd nog opgenomen worden in het stadsboek[277].

Voor de casus Gent gaat de eerste verklaring, namelijk dat getracht wordt om akten met gelijklopende inhouden in elkaars nabijheid te noteren, in normale omstandigheden niet op[278]. Het tweede fenomeen komt echter wel voor, vandaar dat we onder andere de registratie van chirografen voor erfachtige lieden en de akten voor vinders, halleheren, enzovoort met een iets andere blik moeten bekijken (cf. supra).

5. Registers als ‘Ersatz der Urkunde’[279]?

Hiermee belanden we bij de discussie omtrent de waarde en de rechtsgeldigheid van de registers en hun functie als bewaarplaats van het geheugen. W. Prevenier onderscheidt twee fundamentele manieren van registratie. Enerzijds de registratie van een gezegelde akte alvorens deze aan de destinataris wordt afgeleverd, waardoor de oorkondende instantie er de herinnering van bewaart door middel van de registers. De andere methode veronderstelt de primordialiteit van het register, waarbij het register vaak de enige (schriftelijke) vorm van overlevering van de opgetekende akte is.

De registers van de Keure in Gent zijn vermoedelijk een tussenvorm van beide registratiewijzen. De eerste vorm veronderstelt namelijk een systematische registratie door de oorkonder, in dit geval de schepenen van de Keure, van alle uitgaande, bezegelde stukken. Aangezien sommige corrobatio’s van geregistreerde akten aangeven dat men de akte als bijkomende zekerheid liet registreren in het schepenregister en wij daaruit onder andere meenden te mogen concluderen dat er geen registratieverplichting bestond (cf. supra), gebeurt de registratie dus niet op initiatief van de oorkonde instantie en is de eerste registratievorm dus niet toepasbaar op de registers van de Keure.

Veel akten in de registers van de Keure zijn vermoedelijk echter een uiting van de tweede registratievorm waarbij de akten enkel in de registers werden genoteerd, maar er eventueel achteraf wel nog een afschrift gemaakt en afgeleverd kon worden. Zo lijkt het hoogst onwaarschijnlijk dat er van de uiterst korte akten over onder meer borgen en schuldbekentenissen die in de registers telkens slechts een paar regels innemen, telkens ook een oorkonde werd uitgereikt. In deze gevallen waren de registers van de Keure dus vermoedelijk een Ersatz der Urkunde.

De waarde van de registers van de Keure hangt nauw samen met de hoger omschreven registratieprocedure en de vragen omtrent de rechtsgeldigheid van de zogenoemde ‘losse akten’. Een confrontatie van de registers en het bestand ‘losse akten’ leverde nog maar eens materiaal voor het formuleren van een aantal hypothesen.

W. Prevenier is geneigd de registers in de Vlaamse steden te beschouwen als de exclusieve neerslag van de juridische handelingen van de partijen, waaraan geen originele (bezegelde) oorkonde vooraf gaat. Het was zijns inziens eerder uitzondering dan regelmaat dat de schepenen een afschrift afleverden, al dan niet voorzien van een handmerk van de stadsklerk, maar zonder zegel[280].

Van deze zogenoemde ‘afschriften’ waarvan we bij de registratieprocedure (cf. supra) reeds aantoonden dat ze vermoedelijk vóór de optekening in het register ontstonden, hebben slechts 4 van de 110 akten (ca. 4%) een COR en een uithangend zegel of materiële resten daarvan. Voor deze beperkte groep akten lijkt het vrij logisch dat ze, vanwege de bezegeling, op zich rechtsmacht bezaten en aan de basis lagen voor de registratie.

De meerderheid van de ‘losse akten’ lijkt echter geen enkele vorm van validatie te bezitten. De afwezigheid van enige bezegeling kan een gevolg zijn van het drukken van de onkosten, maar ook handmerken komen niet voor vóór ca. 1388 (cf. supra). De vraag rijst dan ook of deze ‘losse akten’ enige rechtsgeldigheid hadden en waaraan ze deze ontleenden. Onze hypothese is dat de rechtsmacht van de ‘losse akten’ gewaarborgd werd door het feit dat er een geregistreerde versie van bestond in de registers van de Keure. Helaas was deze waarborg niet sluitend, gezien de akten die ondanks het feit dat ze vermelden dat ze geregistreerd werden, niet in de registers terug te vinden zijn[281]. Mogelijks zijn dit echter uitzonderingen die de regel bevestigen.

Een bijkomend argument voor onze hypothese wordt gevormd door de ‘losse akten’ die zich nog tussen de folio’s van de registers bevinden. Alhoewel we er niet strikt op mogen vertrouwen, daar het mogelijk is dat de ‘losse akten’ niet meer op hun oorspronkelijke plaats zitten[282], valt het toch op dat de meeste ‘losse akten’ nog in het register zitten waarin ze werden geregistreerd; echter niet altijd op de juiste plek. We menen dat het hier gaat om ‘losse akten’ die om een of andere reden niet werden afgeleverd aan de partij(en).

Onze stelling luidt nu als volgt: de partijen moesten beslissen of hun akte geregistreerd zou worden of niet vóór de minuut werd omgezet in een grosse - de ‘losse akte’ - die meteen ook al de bekende formule meekreeg. Hoe is het anders te verklaren dat deze formule in dezelfde hand genoteerd werd? Hat gaat dus niet om een latere latere toevoeging die aangebracht werd op het moment waarop de akten alsnog geregistreerd werden. De ‘losse akte’ bleef daarna echter nog een poosje op de griffie om geregistreerd te worden, waarbij ze behoudens een afgekorte vorm van NOT en DAT volledig woord voor woord werd overgeschreven. Vermoedelijk gebeurde deze registratie niet onmiddellijk na het opstellen van de ‘losse akte’ omdat de klerken te veel werk hadden. Ze lieten blanco plaatsen, die echter niet altijd de juiste afmetingen hadden waardoor er plaats tekort of plaats over was op de perkamenten folio’s. Bepaalde partijen haalden vermoedelijk nadien hun bewijs niet meer op waardoor de losse akten tussen de folio’s van de registers bewaard bleven.

Een treffend voorbeeld vormt de reeds eerder vermelde ‘losse akte’ van 1379 die eigenlijk in het register geregistreerd had moeten worden, maar er niet in terug te vinden is. Er is echter wel een plaats blanco gebleven (cf. supra). Welnu, deze losse akte heeft dezelfde uiterlijke kenmerken als alle andere en bovendien is reeds een folionummer ingevuld, wat wijst op het feit dat het zeker de bedoeling was ze te registreren en dat men zelfs reeds wist waar dat diende te gebeuren. De ‘losse akte’ bevindt zich echter nog tussen de folio’s van het betreffende register, wat onze hypothese lijkt te bevestigen dat de akten bewaard werden op de griffie tot ze daadwerkelijk opgenomen waren in de registers. Vermoedelijk is men uiteindelijk vergeten om deze akte te registreren vanwege de toenmalige woelige sociaal-politieke omstandigheden en de wijziging van het schepencollege met de daarmee gepaard gaande aanleg van een nieuw schepenregister van de Keure (cf. supra).

Ook de andere reeds besproken bijzondere gevallen van ‘losse akten’, namelijk de gedeeltelijk geregistreerde maar dan gecanceleerde akte en een akte die niet geregistreerd werd, maar waarbij ook geen folionummer werd ingevuld, beide uit 1380, bevinden zich nog in de registers van de Keure. Dit kan geen toeval zijn. Aan de partijen werden dus enkel akten meegegeven die volledig in orde waren en ook daadwerkelijk geregistreerd stonden in de registers van de schepenen. Bijgevolg kunnen we dus concluderen dat de rechtsgeldigheid van de ‘losse akten’, die verder niet gevalideerd zijn, gewaarborgd wordt door hun registratie. In beperkte mate kunnen de registers dus beschouwd worden als ‘Ersatz der Urkunde’ omdat zij de eigenlijke rechtsgeldigheid waarborgen. Er blijft echter wel een akte bestaan die meegegeven wordt aan de partijen.

Binnen de stadsadministratie worden de ‘losse akten’ echter met grote waarschijnlijkheid beschouwd als ‘copie ute scepenen bouc’. Zo vinden we in notities die achteraf gemaakt zijn op een ‘losse akte’:

"der Jan van den Hecke, priester, metgaders Antheenise zinen sone hebben overghegheven Sievine van Liekerke ende der Gillis Wa[yenber]ghe priester […] Heleghen Gheest b[…] [S]ente Jans dese copie over dinhouden van diere ghebru[cene] […]”[283].

Volgens G. Des Marez deed men vanaf 1552 in geval van betwisting een beroep op de registers[284].

            Uit het bovenstaande zouden we mogen concluderen dat de registers van de Keure in Gent fungeerden als Ersatz der Urkunde omdat ze in de meeste gevallen de enige waarborg voor rechtsgeldigheid van de akten was. Zelfs voor de gevallen waarbij er toch een gezegeld origineel bestond dat op zich eigenlijk voldoende rechtsmacht zou moeten bezitten, zien we dat de registers toch een deel van die rechtsgeldigheid overnemen omdat ze een extra waarborg bieden.

6. Kosten