INLEIDING

A. Status Quaestionis en bibliografie

Een status quaestionis omtrent het onderzoek naar structuur en archiefvorming van een gemeentebestuur kan eigenlijk heel kort gehouden worden: het is huilen met de pet op. Nagenoeg niemand heeft de administratieve organisatie van de Belgische lokale besturen al onder handen genomen. Dat is ook heel moeilijk want er bestaan nauwelijks algemene regels of reglementen voor de organisatie van het gemeentebestuur. Door de gemeentelijke autonomie is het zo dat ieder Belgisch gemeentebestuur zijn eigen particulariteiten kent. Eenvormigheid is ver zoek. Vergelijkingsmateriaal uit het buitenland zoeken, had sowieso al geen zin, gezien de eigenheid van de Belgische situatie.

Wat betreft het wettelijk kader, konden we ons beperken tot het praktisch handboek voor gemeenterecht van DUJARDIN, SOMERS, VAN SUMMEREN en DEBYSER. Verdere informatie, vooral omtrent de functie van de gemeentesecretaris, werd gehaald uit het Tijdschrift van het Gemeentekrediet. Voor informatie met betrekking tot de specifieke organisatie van het stadsbestuur van Brugge werd primair beroep gedaan op archiefbronnen en mondeling verstrekte inlichtingen en secundair op de eigen publikaties van het stadsbestuur, zoals jaarverslagen, infobrochures en het gemeenteblad.

Wat betreft de archiefvorming, staan we er iets beter voor, doch ook hier zien we dat door de specifieke eigenheid van elk gemeentebestuur het niet mogelijk is algemene uitspraken te doen die geldig zijn voor alle Belgische gemeenten. Ook het feit dat we over de meest recente periode, na 1945, werken heeft er niet toe bijgedragen dat er veel bibliografische informatie voorhanden was. Toch hebben we veel gehad aan en vooral gewerkt met de studies over gemeentearchieven, zoals het archiefschema van G.GADEYNE en de bewaar- en vernietigingslijsten opgesteld o.l.v. G. MARECHAL, de inspectieverslagen van diverse rijksarchivarissen en enkele specifieke studies, zoals het dossier omtrent de fusieproblematiek die in het Tijdschrift van het Gemeentekrediet verscheen in juli 1979. Voor de situatie in Brugge, konden we naast mondeling verstrekte inlichtingen van archief- en ander personeel en naast de archiefbronnen zelf, informatie putten uit de studies van J. D'HONDT betreffende de afdeling handel en nijverheid van het stadsbestuur van Brugge. Vanzelfsprekend waren ook de reeds gepubliceerde inventarissen van deelgemeenten en de voorlopige inventaris (op fiches) van het hedendaags archief, evenals de overdrachtslijsten een onmisbaar werkinstrument.

B. Organisatie van en taakverdeling binnen het Brugse stadsbestuur

De administratieve geschiedenis van het Brugse stadsbestuur wordt gekenmerkt door een steeds verder doorgedreven decentralisatie, vooral in de laatste eeuw. Bovendien is de evolutie binnen de stedelijke administratie zeer moeilijk exact na te gaan. Vreemd genoeg - en met de bijhorende moeilijkheden voor de onderzoeker - maken Gemeenteblad, jaarverslagen noch de notulen gewag van enige verandering binnen de administratieve organisatie van het gemeentebestuur, enige uitzonderingen die de regel bevestigen daargelaten. Het vereist bijgevolg enige nattevingerwerk en veel geluk om het schaarse archiefmateriaal dat daarover handelt, terug te vinden. Enkel in de laatste twee decennia werd door L. Maricou, binnen het stadsbestuur verantwoordelijk voor de interne communicatie, enkele pogingen ondernomen om de structuur van de stedelijke administratie te doorgronden en op papier te stellen[1].

Aangezien de evolutie van de stedelijke administratie van de Franse tijd tot aan de Eerste Wereldoorlog reeds eerder uitgebreid besproken is[2] en wij ons toegespitst heb op de periode na 1945, kunnen we ons hier beperken tot een korte schets van de administratieve geschiedenis van het stadsbestuur van Brugge in de periode voor de Tweede Wereldoorlog.

In 1796 bestond de stedelijke administratie van Brugge uit vier bureaus, onderverdeeld in verschillende 'sections'. Enkele jaren later, in 1799, werd het algemeen secretariaat uit dit keurslijf van vier bureaus gelicht.[3]

Vanaf 1835 is er opnieuw een duidelijk beeld van het Brugse stadsbestuur. De administratie, gevestigd in het stadhuis op de Burg, bestond uit vijf bureaus: secretariaat, financiën, burgerlijke stand, openbare werken en het bureau van militie, burgerwacht, paspoorten en militaire logementen.[4]

Op 1 januari 1850, vond er onder impuls van stadssecretaris Deljoutte een reorganisatie van de stedelijke administratie plaats. Naast een inkrimping van vijf naar vier bureaus, behelste die ook een verschuiving van de bevoegdheden. De nieuwe stedelijke organisatie zou vrij solide zijn, want nagenoeg ongewijzigd blijven tot na de Tweede Wereldoorlog.

De administratieve indeling zag er als volgt uit[5]:

Eerste Afdeling: financiën (met inbegrip van de besturen onder voogdij van de gemeente, zoals de kerkfabrieken, bureel van weldadigheid, burgerlijke godshuizen, etc.) en openbare werken (boekhouding, bouwvergunningen, rooilijnen, etc.)

Tweede afdeling: militie, burgerwacht, militaire logementen, vergoeding van reiskosten, politie & openbare veiligheid, in vrijheid gestelde gevangenen, markten en foren, mercurialen, postkoetsen en beurtschepen, stadsofficiën, handel & nijverheid, hinderlijke inrichtingen, octrooien, landbouw, openbare verlichting, krankzinnigen, kerkhoven, naturalisaties, veranderingen van verblijfplaats, bevolking en statistieken, werkboekjes, wettigen van handtekeningen, nationale en andere vergoedingen, aanvragen voor hulp, vertoningen, concerten en openbare feestelijkheden, maten en gewichten, akten van moed en zefopoffering etc.

Burgerlijke Stand

Secretarie: + toezicht op en verdeling van werk over de ver- schillende bureaus

+ opstellen van notulen van schepencollege en gemeenteraad

+ bijhouden van de 'indicateur général' van alle inkomende stukken

+ doorsturen van de correspondentie naar de be- trokken bureaus

+ bijhouden van het register van uitgaande stukken

+ bijhouden van het repertorium van alle geregis- treerde akten

+ onderwijs

+ schone kunsten

+ archief

+ bibliotheek

+ economaat

+ drukwerk

Voor de Eerste Wereldoorlog zien we dan nog de oprichting van een stedelijke gezondheidsdienst, in 1894, en de afsplitsing van de dienst bevolking in een apart bureau, na 1900.[6] Daarmee was de trend gezet voor steeds meer afsplitsingen uit bovenstaande structuur met vier grote afdelingen. Merkwaardig is wel dat er nooit een reorganisatie heeft plaatsgevonden die afgesplitste diensten in een of andere nieuwe afdeling onderbracht. Neen, de structuur met vier afdelingen bleef steeds bestaan, alleen vielen steeds meer diensten buiten deze structuur. In 1959 was de situatie als volgt[7]:

Eerste afdeling:

Rekendienst

begroting, comptabiliteit, belastingen, toezicht op ondergeschikte besturen, eigendommen, giften & legaten, stadspersoneel (bezoldiging-pensioen), havens, slachthuis, vismijn, markten, intercommunales, verzekeringen, betwiste zaken, kadaster, stadsgrondgebied, oorlogsschade

Tweede afdeling:

Militie

openbare onderstand, militie, politieverordeningen, eretekens, maatschappijen (toelagen), feesten & plechtigheden, telefoon, strand & baden, brandweer, landbouw, geboortepremies, bouwpremies, tombola's & geldinzamelingen, vervoerdiensten

Bevolking

bevolkingsregisters, identiteitskaarten, reispassen, vreemdelingendienst, leurhandel, kiezerslijsten

Gezondheidsdienst

openbare gezondheid, medisch schooltoezicht, preventieve inentingen tegen besmettelijke ziekten, hinderlijke en gevaarlijke inrichtingen, opruiming der krotwoningen, Julien Saelensstadion

Maatschappelijke werken en werklozencontrole

ouderdomspensioenen, werklozencontrole

Derde afdeling:

Secretarie

Algemeen bestuur, protocol, ontvangsten & uitnodigingen, gemeenteraad & schepencollege, berekken & commissies, ingekomen & uitgaande brieven, gemeenteblad & jaarverslag, stadspersoneel (aanwerving, examens, tucht, bevordering, ontslag), economaat, schouwburg & concertgebouw, archief, bibliotheek, meifoor & wijkkermissen, coöordinatie & algemene zaken der diensten

Onderwijs

stedelijke bewaar- en lagere scholen, aangenomen bewaar- en lagere scholen, leerplicht, middelbare nijverheids- en handelsschool, erkende technische scholen, muziekconservatorium, academie voor schone kunsten, orgelzaal, nationaal studiefonds, gemeentelijke studiebeurzen, studie- en beroepsoriëntering, middelbaar onderwijs: rijksscholen-schoolraden, hoger onderwijs: toelagen, schoolverzekeringen

Vierde afdeling:

dienst der werken

werken aan het openbaar en privaat domein, B.P.A., voetpaden - rooilijnen, verkeerssignalisatie, feestmateriaal, bouwvergunningen, stadsgebouwen (onderhoud, verlichting & verwarming), onderhoud van de openbare wegen

Burgerlijke stand

aangiften en akten van geboorten, overlijdens en huwelijken, huwelijksbekendmakingen, echtscheidingen, nationaliteit, erkenningen, grondvergunningen, kerkhoven

Toerisme

Algemene propaganda en ruchtbaarheid, geleide bezoeken aan de stad, documentatie en publiciteitsartikelen, propagandamateriaal, stedelijke publiciteitsartikelen, ruchtbaarheid en propaganda voor H. Bloedprocessie, Gouden Boomstoet,..., tentoonstellingen, beiaardconcerten

Kunst & cultuur

Musea, kunstverzamelingen, toezicht op de kunstwerken, uitleningen van kunstwerken, inrichten van tentoonstellingen, stedelijke kulturele kalender, licht- en klankspel

Ruim- en Reinigingsdienst

verwijderen van huisvuil, ruimen van gemakstoelen, reinigen van greppels, voetpaden, markten & slachthuis, reinigen van rioolputten, wegruimen van sneeuw en vuil op de reien, onderhoud en herstelling van de stadsautowagens, verstrekken van benzine, olie en vet aan de stadsdiensten, grasbestrijding op de openbare weg

Stadskas

alle ontvangsten voor de stad, betalingen voor de stad, afleveren van uitreksels uit de belastingkohieren, boekhouding van gewone en buitengewone dienst, vervolgingen en waarschuwingen, bewerkingen voor orde, jaarlijkse stadsrekening, ontvangsten en uitgaven van het Bedrijf voor Waterbedeling

Bedrijf voor Waterbedeling

Leggen van waterleidingen en uitvoeren van huisaansluitingen, herstellen, vervangen en controle van watermeters, ontsnappingen op het waterleidingsnet, boekhouding, fakturatie en inning, nazicht en onderhoud der openbare pompen, nazicht en onderhoud der brandkranen

Sinds 8 september 1945 staat aan het hoofd van elk van de vier grote afdelingen een afdelingshoofd (dus vier in totaal). Aan het hoofd van elk 'bureau' een bureauchef.[8] Aan het hoofd van de stedelijke administratie, als ondergeschikte van de stadssecretaris en vanaf 1962 ook diens vervanger, staat een directeur.[9]

Met de fusie op 1 januari 1971 kent de stedelijke administratie een gevoelige uitbreiding, doch geen grondige reorganisatie. Zo worden er administratieve afdelingen opgericht in de voormalige randgemeenten, hetgeen een reorganisatie van de derde afdeling tot gevolg heeft. Tevens wordt er een coördinatiebureau ingericht, die de burgemeester moet bijstaan bij het dagelijks beleid en die vooral bevolkt wordt door ere-gemeentesecretarissen van de gefusioneerde randgemeenten. De veranderingen binnen de gemeentelijke administratie worden in de kaderwijziging[10] als volgt samengevat:

Algemeen bestuur:

a) algemeen: secretaris

ontvanger

adjunct-secretaris

directeur

b) coördinatiebureau (9 personen)

Derde afdeling:

eerste bureau: secretarie

tweede bureau: personeelszaken

derde bureau: economaat, expeditie, recepties,ceremoniemeester, mechanografie, administratieve bureaus

vierde bureau: onderwijs

In de praktijk echter, bleven het eerste en het derde bureau, met uitzondering van de administratieve bureaus in de randgemeenten, één dienst vormen (de secretarie).

Na de fusie moet er een zekere dynamiek binnen de stedelijke administratie ontstaan zijn, die enkele verschuivingen van taken en naamsveranderingen van diensten tot gevolg gehad heeft. Daarom werd in opdracht van adjunct-stadssecretaris De Meyer door de derde afdeling in november en december 1976 een onderzoek uitgevoerd naar de takenverdeling van de diensten van het stadsbestuur.[11] Daarbij kwam men tot de volgende structuur en taakverdeling:

I. Coördinatiebureau

II. Eerste afdeling: financiën

1ste bureau: financiën

2de bureau: loonadministratie

3de bureau: gemeentebelastingen

4de bureau: diverse administratieve taken waaronder verkoop van materiaal, toezicht op C.O.O. en kerkfabrieken, verzekeringen, verenigingen, haven,...

III. Tweede afdeling: militie, handel & nijverheid, bevolking, verkiezingen, maatschappelijke werken, gezondheid

1ste bureau: militie, handel & nijverheid

A. openbare orde, veiligheid en hygiëne

B. vergunningen

C. militaire aangelegenheden

D. handel, nijverheid en landbouw

E. verkeerswezen en communicatiemiddelen

F. culturele, maatschappelijke en sociale aangelegenheden (jubilea, laureaten van de arbeid, pensioenaanvragen,...)

2de bureau: bevolking en verkiezingen

A. getuigschriften en andere stukken

B. bevolkings- en andere registers

C. verkiezingen

D. militairen met onbepaald verlof

E. leurhandel

F. bediening van telextoestellen

3de bureau: maatschappelijke werken en gezondheidsdienst

A. maatschappelijke werken (babydagdienst, kinderopvang, gehandicapten, bejaardenpaviljoenen)

B. gezondheidsdienst

IV. Derde afdeling: secretarie, personeel, economaat, recepties, regionale bureaus, drukkerij, onderwijs

1ste bureau: secretarie, recepties, economaat, boden, drukkerij

A. secretarie, gemeenteraad en schepencollege

B. economaat

C. recepties

D. bodendienst

E. drukkerij

2de bureau: personeelszaken

3de bureau: regionale bureaus

A. Zeebrugge

B. Lissewege, Dudzele, St.-Andries, St.-Michiels, St.-Kruis en Assebroek

4de bureau: onderwijs

A. gemeenschappelijk voor stadstoelagen en bewaarscholen, stedelijk technisch en kunstonderwijs

B. gemeenschappelijk voor technisch en kunstonderwijs

C. gemeenschappelijk voor lager en bewaaronderwijs

D. eigen aan technisch onderwijs, nijverheids- en handelsleergangen

E. eigen aan muziekconservatorium

F. eigen aan Academie voor Schone Kunsten

G. openbaar onderwijs: algemene zaken

V. Vierde afdeling: openbare werken

1. technische uitvoering (wegen, bouwkunde)

A. patrimonium

B. ontwerpen

C. uitvoering van werken

D. vergunningen

E. urbanisatie

F. allerlei

2. technische administratie

A. patrimonium

B. uitvoering van werken

C. vergunningen

D. allerlei

VI. Vijfde afdeling: stadsplantsoenen

1. A. ontwerp-, studie- en documentatiebureau

B. buitendiensten

2. natuurcentrum

3. Stedelijke Raad voor het Leefmilieu

4. administratie

VII. Zesde afdeling: Rein- en Ruimigingsdienst (RRD)

1. directie en administratie

2. centraal magazijn en werkplaats

3. buitendiensten

VIII. Zevende afdeling: stedelijke dienst voor cultuur

IX. Achtste afdeling: bibliotheken

1. centrale bibliotheek

2. filialen

X. Negende afdeling: stadsarchief

XI. Tiende afdeling: toerisme

1. interne administratie

2. public relations

XII. Elfde afdeling: Musea, stedelijk kunstpatrimonium, kunst- tentoonstellingen

XIII. Twaalfde afdeling: sport, recreatie, vrije tijd, jeugd

XIV. Stadskas

1. gemeentebelasting

2. financiën

3. thesaurieverrichtingen

4. allerlei

XV. burgerlijke stand, grafvergunningen en kerkhoven (1ste district)

1. burgerlijke stand

2. begrafenissendienst

XVI. gemeentebedrijven: slachthuis en markten, waterbedrijf, vismijn en haven, grond- en bouwbeleid

1. gemeenschappelijke diensten

a) algemene directie

b) dienst boekhouding der bedrijven

c) dienst bedrijfsontvangerij

2. eigenlijke gemeentebedrijven

a) slachthuis, vee- en groentemarkt

b) vismijn en vissershaven

c) gemeentebedrijf voor grond- en bouwbeleid

d) bedrijf voor waterbedeling

XVII. Brandweer

XVIII. Politie

Op het einde van de jaren '70 en in de jaren '80 werden dan nog een informatiedienst, een milieudienst waaraan de gezondheidsdienst gekoppeld werd, en een aparte dienst centrale garage ingericht. Verder zagen we de privatisering van de gemeentelijke bedrijven.

Door de voortdurende uitholling van de oorspronkelijke vier afdelingen tot de huidige structuur met heel wat nevengeschikte, kleinere diensten en dienstjes, werd het behoud van de structuur met afdelingen en bureaus, die in de praktijk alleen voor de eerste vier afdelingen gebezigd bleef, totaal onnuttig. Men bekwam het volgende organigram[12]:

Zeer recent, in de nieuwe onthaalbrochure voor personeelsleden[13], werden de verschillende stadsdiensten op een ideële wijze gehergroepeerd in twaalf 'afdelingen':

ALGEMEEN BESTUUR

- coördinatiedienst, inclusief informaticacel

- informatiedienst

- stadskas

- secretarie, inclusief drukkerij

- centrale garage

FINANCIEN

- boekhouding

- belastingen, verzekeringen, kerkfabrieken

BEVOLKING EN BURGERLIJKE STAND

- bevolking (centrale dienst en regionale bureaus)

- burgerlijke stand en grafvergunningen (2 districten)

PERSONEELSDIENST

- personeelsbeheer, inclusief interne communicatie

- loonadministratie

- sociale dienst

ONDERWIJS, MAATSCHAPPELIJKE BEGELEIDING EN JEUGD

- dienst onderwijs

- dienst maatschappelijke begeleiding

- jeugddienst

OPENBARE WERKEN

- technische administratie

- gebouwendienst

- elektromechanica

- urbanisatie

- monumentenzorg

- dienst Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing (VGV)

GROEN- EN SPORTDIENST

- groen- en sportdienst

- badendienst

- grafvergunningen (arbeiders)

CULTURELE SECTOR

- dienst cultuur, inclusief uitbatingspersoneel musea

- openbare bibliotheken

- archief, inclusief bewaarfunctie bibliotheken

- musea (wetenschappelijk, technisch en administratief)

LEEFMILIEU

- dienst leefmilieu

- ruim- en reinigingsdienst

HANDEL EN EIGENDOMMEN, TOERISME

- dienst handel en eigendommen

- dienst toerisme

BRANDWEER

POLITIE

In de praktijk blijft het echter bij de structuur van heel wat nevengeschikte kleinere diensten en dienstjes, waartussen er onderling nauwelijks enige, of zo weinig mogelijk, interactie is. Deze opsplitsing wordt in sommige gevallen zelfs gepersonaliseerd, bijvoorbeeld in het geval van de protocolchef, veiligheidschef en stadswoordvoerder. Van een overkoepelende 'afdelingenstructuur' is er dus in de praktijk absoluut geen sprake meer. De enige 'cordinerende' instanties zijn de bevoegde schepen, het schepencollege en de stadssecretaris. De coördinatiedienst, waarover later meer, volgt verschillende dossiers specifiek ten behoeve van de burgemeester. Een en ander heeft tot gevolg dat het organigram van het Brugse stadsbestuur bestudeerd moet worden samen met de bevoegdheidsverdeling tussen burgemeester en schepenen. Daaruit zal blijken dat de structuur van de Brugse gemeentelijke administratie door de verregaande versplintering zeer soepel geworden is en er haast voor iedere functie een dienst(je) bestaat. Taken die vroeger onder één bepaalde dienst vielen, diensten die vroeger onder de bevoegdheid van één bepaalde schepen vielen, ressorteren nu onder verschillende schepenen. Zo was de informaticacel tot het einde van de vorige legislatuur een deel van de coördinatiedienst. Nu is zij er van afgesplitst en valt ze ook niet langer onder de bevoegdheid van de Burgemeester. Zo zijn twee verschillende schepenen ambtenaar van de burgerlijke stand respectievelijk voor het eerste, dan wel voor het tweede district. Jeugd en sport, die voordien nagenoeg één dienst vormden, worden opgesplitst in twee afzonderlijke diensten, elk onder de bevoegdheid van een andere schepen,... .

Samenvattend kunnen we zeggen dat de gemeentelijke administratie van Brugge momenteel uiterst gediversifieerd is in heel wat nevengeschikte diensten, elk met zijn eigen specifieke functie. Door deze doorgedreven functionele opsplitsing is de structuur van het stadsbestuur zeer soepel en verandert zij ook gemakkelijk, zowel na als tijdens een legislatuur. Cordinatie en overkoepelende instanties zijn tot het uiterste minimum beperkt. Dit blijkt niet alleen in het geval van Brugge zo te zijn, maar het lijkt een algemene tendens te zijn binnen de Belgische gemeentebesturen.[14]

Voor het archief heeft dit tot gevolg dat de structuur van de administratie niet zo maar kan overgenomen worden, anders komt men hopeloos in de knoei met functies die voortdurend van dienst veranderd zijn. Daarom is de voorlopige inventaris op fiches van het hedendaags archief van de stad Brugge ingedeeld in veertien afdelingen die geen ware afspiegeling zijn van de structuur van de stedelijke administratie:

1. bevolking en burgerlijke stand

2. algemeen bestuur en ravitaillering

3. financiën

4. openbare weldadigheid

5. eredienst en kerkhoven

6. openbaar onderwijs

7. schone kunsten, wetenschappen en letteren

8. openbare gezondheid

9. openbare veiligheid

10. militie en burgerwacht

11. kadaster, belastingen en taksen

12. openbare werken

13. handel en nijverheid

14. toerisme en feestelijkheden

Elke afdeling van het hedendaags archief werd op zijn beurt onderverdeeld in rubrieken. Telkens werd het criterium gebruikt van de bevoegdheden en de bemoeienis van het gemeentebestuur. Hierbij werd voor Brugge ook gesteund op de structuur van het jaarverslag.

Met andere woorden, in het inventarisatieschema, dat niet zo veel verschilt met dat dat het Algemeen Rijksarchief voor gemeentearchieven ontworpen heeft[15], wordt gesteund op een ordening naar functies. Vanzelfsprekend primeert, waar mogelijk, het principe van het respect voor de archiefvormer.[16]

C. De administratieve organisatie in de vroegere randgemeenten en de fusie

Brugge heeft twee fusies gekend. Tijdens de Tweede Wereldoorlog waren verscheidene omliggende gemeenten met Brugge samengevoegd tot Groot-Brugge. Tot een volledige centralisatie van de gemeentelijke diensten is het toen echter nooit gekomen. Buiten de financiële diensten, waren er dan ook geen problemen toen Groot-Brugge op 18 november 1944, met het ratificeren van een besluit van het comité van burgemeesters, ontbonden werd.[17] Van deze fusie en defusie zijn nauwelijks sporen terug te vinden in het archief.

Merkwaardig is echter ook dat de fusie van 1 januari 1871, toen de gemeenten Lissewege, Dudzele, Koolkerke, Sint-Kruis, Assebroek, Sint-Michiels, Sint-Andries en Brugge fusioneerden, zeer weinig sporen heeft nagelaten in het archief. Ik bedoel hiermee dat er geen aparte dossiers i.v.m. de fusie of geen archief van een of andere werkgroep, opgericht ter voorbereiding van de fusie, terug te vinden zijn. Alleen in het kabinetsarchief van de eregemeentesecretaris van Sint-Michiels en erestadssecretaris van Brugge, De Meyer, is een dossier over de fusie te vinden.[18] Verder is het natuurlijk wel zo dat de archieven van de voormalige randgemeenten statisch werden en naderhand op het stadsarchief werden gedeponeerd.[19]

Net als later in Aalst[20], werd de fusie in Brugge vooral voorbereid door de secretaris en het secretariepersoneel van de centrumgemeente en verder werden enkel de secretarissen van de randgemeenten nauw bij de operatie betrokken. Als belangrijkste administratieve lasten ten gevolge van de fusie zag men: het aanpassen van meubilair, het klasseren van het archief (!), het vervangen van drukwerk, het uniformiseren van de uitrusting, het aanpassen van de administratie en de verhuis van diensten/centralisatie.[21]

Bij de fusie was het bijgevolg zo dat de nieuwe gemeente Brugge de administratieve organisatie van de oude gemeente Brugge overgenomen heeft en dat het personeel van de voormalige randgemeenten in deze structuur ingepast werd. Zoals in de vorige paragraaf gezien, kwamen er 'regionale bureaus' in de voormalige randgemeenten. De verwerking en het bijhouden van de gegevens gebeurde en gebeurt echter centraal. Nieuw was ook de oprichting van een coördinatiebureau, vooral een middel om de ere-gemeentesecretarissen van de voormalige randgemeenten een plaats te bezorgen als 'adviseurs' van de burgemeester. Voor het overige had de fusie alleen een uitbreiding van het kader en van de werkzaamheden tot gevolg, hetgeen vanzelfsprekend de nodige moeilijkheden met zich meebracht.[22]

In het kader van deze verhandeling leek het ons nuttig na te gaan hoe de administratieve organisatie was in de voormalige randgemeenten. Daarom hebben we een blik gericht, enerzijds op de kleinere, landelijke poldergemeente Dudzele en de grotere, verstedelijkte randgemeente Sint-Kruis.

Vooral wat betreft Dudzele zijn we goed ingelicht, dankzij een gesprek die we hadden met de voormalige gemeentesecretaris, thans nog werkzaam bij het Brugse stadsbestuur.[23] In het polderdorpje Dudzele (2112 inwoners in 1970) berustte nagenoeg al het administratieve werk bij de gemeentesecretaris, tevens secretaris van de COO. Enkel voor wat betreft burgerlijke stand, werd hij bijgestaan door een part-time kracht.[24] De gemeenteraad kwam er onregelmatig samen, wanneer er genoeg punten op de agenda stonden om te kunnen vergaderen (gemiddeld zo'n zes maal per jaar). Voor de bijeenkomsten van het schepencollege werd zelfs geen agenda gehanteerd. De notulen werden ter plaatse onmiddellijk opgeschreven of later uit het hoofd getypt. Inkomende correspondentie werd onregelmatig en vanaf 1962 helemaal niet meer ingeschreven. Samenvattend kunnen we zeggen dat Dudzele een éénmans-administratie kende. Het archief van de gemeente was in het begin van de jaren '60 geklasseerd volgens de decimale ordeningsmethode van de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten[25], doch de orde is vlug verloren gegaan. Thans bedraagt de omvang van het gemeentearchief van Dudzele 25 meter. Enkele stukken, die reeds vroeger overgedragen waren, worden momenteel nog in het Rijksarchief te Brugge bewaard.[26]

Ook het archief van Sint-Kruis (114 meter) was oorspronkelijk geklasseerd volgens een rubriekenstelsel, doch ook hier is de orde vrij vlug verloren gegaan.[27] Sint-Kruis was een vrij grote en verstedelijkte randgemeente: 13522 inwoners in 1970. Voor inlichtingen omtrent de administratieve organisatie van het gemeentebestuur van Sint-Kruis konden we alleen beroep doen op de inventaris en het archief zelf, zodat we niet te veel uitspraken durven doen. Uit de bronnen blijkt dat de gemeentelijke administratie onderverdeeld was in een aantal diensten, zoals bevolking-burgerlijke stand en een dienst der werken. De cordinatie lijkt ons echter ook hier volledig bij de gemeentesecretaris berust te hebben. Al bij al heeft St.-Kruis een eenvoudige administratie, die sterk gecentraliseerd is bij de gemeentesecretaris. Dat was ook zo bijvoorbeeld in de gemeente Sint-Andries, waar het secretariaat alles op zich nam dat niet met financiën of met openbare werken te maken had.[28]

Hoewel we over deze twee randgemeenten uiteindelijk niet zo heel veel informatie hebben, kunnen we toch concluderen dat in beide gevallen de administratieve organisatie van het gemeentebestuur eenvoudig of zeer eenvoudig was. Dé coördinerende figuur is steeds de gemeentesecretaris. Een en ander staat in schril contrast met de centrumgemeente Brugge. Ook daar is de stadssecretaris weliswaar de coördinator, maar zeer vele zaken ontsnappen toch aan zijn aandacht door de sterk gedecentraliseerde structuur met (toen reeds) veel verschillende diensten. Zoals eerder gezegd, bleef die administratieve structuur met vele diensten ook na de fusie behouden en werd ze zelfs voortdurend uitgebreid.

Hoofdstuk 1: DE SECRETARIE

1.1 Evolutie in organisatie en taakverdeling sinds 1945

De secretarie is altijd al de belangrijkste dienst van het stadsbestuur geweest. Het was, en is nog voor een groot stuk, de spil waaromheen de stedelijke administratie draait. Als dienst van de stadssecretaris staat ze in voor de voorbereiding van het College en de Gemeenteraad en voor de opmaak van de notulen, zonder enige twijfel de belangrijkste bescheiden die een gemeente voortbrengt. Daarnaast heeft ze steeds nog heel wat andere taken uit te voeren gehad, waarvan de behandeling en doorsturen van de briefwisseling niet de minste is. Vooreerst moet ik er op wijzen dat hetgeen men in de algemene terminologie 'de boekhouding van het gemeentesecretariaat' noemt[29], in Brugge nooit de taak van de secretarie geweest is, doch dit was steeds de bevoegdheid van één van de financiële diensten. Momenteel is dit de exclusieve taak van de dienst boekhouding.[30]

In 1850 zagen de taken van de secretarie, een van de vier afdelingen van de stedelijke administratie, er als volgt uit[31]:

- toezicht op en verdeling van werk over de verschillende bureaus

- opstellen van proces-verbalen van het schepencollege en de gemeenteraad (de notulen)

- bijhouden van de 'indicateur général' van alle inkomen- de stukken

- doorsturen van de correspondentie naar het betrokken bureau

- bijhouden van een register van uitgaande stukken

- bijhouden van een repertorium van alle geregistreerde akten

- onderwijs en schone kunsten

- archief en bibliotheek

- bureelbenodigdheden en drukwerk

Omstreeks 1955, wanneer de secretarie een van de bureaus is van de derde afdeling, naast de dienst voor onderwijs, het 'bevolkingsbureel', het 'bureel burgerlijke stand' en de stadskas, blijken haar taken uitgebreid te zijn, maar met behoud van de oorspronkelijke taken: algemeen bestuur, personeel, schone kunsten, bibliotheken, schouwburg, foren en wijkkermissen, afschriften van diploma's e.d., deurwaardersexploten en economaat.[32] Alleen onderwijs blijkt inmiddels aan een eigen aparte dienst toevertrouwd te zijn.

Wanneer enkele jaren later, in 1959, de 'bevoegdheden der verscheidene bestuurlijke diensten' opgesomd worden[33], en de derde afdeling slechts uit twee diensten meer blijkt te bestaan, met name de secretarie en dienst onderwijs, wordt de functie 'algemeen bestuur' gepreciseerd: protocol, ontvangsten en uitnodigingen, gemeenteraad-schepencollege-berekken[34]-commissies, ingekomen brieven en verzending der brieven, gemeenteblad en jaarverslag en coördinatie van algemene zaken der diensten. De functie 'personeel' wordt verduidelijkt als: aanwerving, examens, tucht, bevordering en ontslag (dus niet het financile aspect). Van 'deurwaardersexploten' wordt niets meer vermeld.

In 1964 dan, gaat de functie 'feesten' over naar de dienst voor toerisme.[35] 'Recepties en plechtigheden'(protocol)

blijft echter expliciet bij de secretarie. Men heeft het in die periode voortdurend over de dienst 'secretarie en mechanografie'.[36]

Bij de fusie van 1 januari 1971, wordt er een aparte personeelsdienst opgericht. Tevens wordt de secretarie ontlast van personeelszaken, toezicht op de culturele diensten, meifoor en kermissen en het beheer van de administratieve bureaus.[37] Na de kleine reorganisatie kent de derde afdeling de volgende bureaus met hun taakomschrijving[38]:

1ste bureau: secretarie, PV's[39], Gemeenteraad, Schepen- college, commissies en berekken 2de bureau: personeelszaken

3de bureau: economaat, expeditie, administratieve bu- reaus, recepties (regionale bureaus, ceremo- niemeester, mechanografie)

4de bureau: onderwijs

Hierbij dient de opmerking gemaakt te worden dat onderwijs en personeelszaken inderdaad aparte diensten vormen, maar dat het eerste en het derde bureau in feite één dienst vormen, namelijk de secretarie, met uitzondering van de regionale administratieve bureaus. Het betreft hier in feite een functionele scheiding: hoewel het in feite één dienst betreft, zijn de functies van het derde bureau volledig gescheiden en te onderscheiden van de secretariaatstaken. Ook het archief van deze functies werd apart bijgehouden.[40] Deze feitelijk te onderscheiden taken werden dus wel door dezelfde mensen verricht: zo was de bureauchef van de secretarie tegelijk ceremoniemeester.

Voor 1974 beschikken we over twee overzichten van de taken van de secretarie[41]. Zij zijn beide tamelijk gedetailleerd en wanneer men hen samenlegt, komt men tot een perfect overzicht van de verschillende opdrachten van de secretarie:

I. A. Correspondentie

- inschrijven inkomende brieven

- verdeling " "

- voorleggen brieven aan de secretaris

- bijhouden kopie van uitgaande brieven

- versturen " "

B. College

- verdeling 'bundels' aan Schepenen

- opmaken 'dagordes'

- verdeling 'bundels' aan de diensten

- opmaken notulen (incl. inhoudsopgave)

C. Gemeenteraad

- opmaken en versturen 'dagordes'

- klaarmaken 'bundels'

- bijwonen zitting

- verdeling 'bundels' na de zitting

- opmaken notulen (incl. inhoudsopgave)

D. Economaat

a. 'bureelbehoeften' & kantoormeubelen (incl. drukwerk)

- verzamelen bestellingen

- overmaken bestellingen aan leveranciers

- distributie benodigheden

b. documentatie

- bestelling boeken & tijdschriften

- circulatie documentatie naar de diensten

- bijhouden van staatsbladen, bestuursmemoriaal, ...

E. Recepties

- voorleggen aanvragen en voorstellen College

- voeren desbetreffende briefwisseling

- materiële uitwerking

- controle op goede gang van zaken

II. Allerlei

A. Service aan het publiek

- eensluidend verklaren van afschriften

B. Service aan andere diensten

- verdeling stukken, bestellingen en drukwerk

- stencilen

- bijhouden register van afkondigingen

- bijhouden registers van 'edities van de stad'

C. Service aan de pers

- verzamelen en typen teksten "Nota Bene"[42]

D. Andere

- centralisatie dossiers (wanneer geen andere dienst voornaamste betrokkene is)

- jumelages

- stadswapen

Daarbij preciseert men dat deel uitmaken van de secretarie: de drukkerij en de bodendienst (taken: bijstand bij het openen van briefwisseling, verdeling van de stukken onder de verschillende diensten, vervoer van burgemeester en schepenen, bijstand tijdens recepties). Verrichtingen in verband met foren en kermissen was toen toevertrouwd aan de afdelingschef van de derde afdeling.[43]

Vanaf eind de jaren '70 verhuist de 'service aan de pers' naar de pas opgerichte informatiedienst en later naar de coördinatiedienst. In 1988 wordt de functie van ceremoniemeester, tot dan toe was dit tegelijk de bureauchef van de secretarie, afgeschaft, en wordt de functie van protocolchef in het leven geroepen.[44] Alle protocolaire zaken (recepties, jumelages, ...) verhuizen, samen met deze persoon, van de secretarie naar dienst cultuur. De zorg voor de huisstijl, met inbegrip van het stadswapen, wordt een taak van het stadsarchief.

We zien dus binnen de secretarie dezelfde evolutie als voor de gehele Brugse sted